Verfahren festlegen.

E. Durchführung. Ausführung. Operatives Projektmanagement:

Schrittfolge 34. Verfahren, Vorgehensweisen und Methoden festlegen und durchsetzen.

Es geht um die Bereitstellung, Einweisung und Durchsetzung der Verfahren im Projekt und im Projektmanagement.

Es geht um:

Verfahren im Projekt,
Verfahren im Projektmanagement,
Verfahren des Projekts,
Verfahren des Projektmanagements.

Ziele:

Prozesse flutschen. Geschmeidige Abfolgen, Übergänge, Übernahmen und Weiterführungen.
Einigungen in der Sache.
Einigungen über die Verwendungen, Nutzungen, Einsätze.
Einigungen über die geforderten, erlaubten, möglichen, unerwünschten, schädlichen und verbotenen Eingriffe und Unterlassungen.
Verständigungen und Einigungen über die Rollen und Funktionen der Beteiligten.
Verständigungen und Einigungen über die Rechte und Pflichten der Beteiligten.
Verständigungen und Einigungen über die Verantwortungen für das IST, die Ereignisse und die Folgen.
Rückendeckung und Erlaubnisse für die planenden, entscheidenden und handelnden Personen.
Spurhalten. Konsequentes Durchsetzen, Durchhalten und Durchführen von laufenden Prozessen.
Abwehr von Dilettantismus und unnötigen Versuchen und Irrtümern.

Es geht um Verfahren wie:

Entscheidungsverfahren,
Beschaffungen,
Abstimmungsverfahren,
Verfahren für die Sachbearbeitungen,
Berichtsverfahren,
Meldeverfahren,
Produktionsverfahren,
Verfahren bei Störungen,
Verfahren bei Ausfällen, Unfällen, Zwischenfällen,
Auswahlverfahren,
Prüfungsverfahren,
Kontrollverfahren,
Verfahren des Controllings,
Freigabeverfahren,
Verfahren bei Mängeln,
Verfahren für Mängelrügen,
Verfahren bei Verstößen gegen Gesetze und Vorschriften,
Verfahren der Rechtsverfolgung,
Verfahren der Vertragsschließung,
Verfahren für Vertragsänderungen,
Verfahren der Beauftragungen,
Reklamationsverfahren,
Verfahren der Qualitätssicherung,
Verfahren der Pflege und Wartung,
Verfahren bei Personalmaßnahmen,
Verfahren bei und für Kulanzen,
Verfahren der Rechnungsanerkennung,
Verfahren bei Preisverhandlungen,
Verfahren bei Kalkulationen,
Verfahren der Abnahme,
Verfahren bei Übergaben,
Verfahren bei Verzögerungen,
Verfahren bei (wesentlichen) Änderungen,
Verfahren bei Bedrohungen,
Verfahren bei Gefährdungen,
Verfahren bei Missbrauch von Ressourcen,
Verfahren für den Umgang mit Geschenken,
Verfahren für die Annahme von Geschenken, Vergünstigungen und Vorteilen,
Verfahren bei Erfindungen,
Verfahren zur Sicherung von Patenten, Gebrauchsmustern, Urheberrechten,
Verfahren bei Verletzungen des Copyrights,
Verfahren für Veröffentlichungen,
Verfahren für Anfragen,
Verfahren für Einweisungen,
Verfahren für Einarbeitungen,
Verfahren für Bearbeitungen, Verarbeitungen,
Produktionsverfahren,
Verfahren der Datensicherung,
Verfahren der Rechnungslegung,
Verfahren für und bei Überwachungen,
Verfahren der Entsorgung,
Verfahren für Stellvertretungen.

Anleitungen:

Ermitteln Sie die Vorgänge, die auch bei wechselnden Personen und Organisationen "wie aus einer Hand" behandelt, bearbeitet und erledigt werden (können, dürfen, müssen).
Ermitteln, legen Sie fest, beschreiben und dokumentieren Sie die Art und Weise, die wie einzelnen Beteiligten an Verfahren und Vorgängen jeweils entsprechend ihren Rollen, Funktionen und Verantwortungen sich zu verhalten haben.
Ermitteln und legen Sie die Art und Weise für die Verfahren fest.
Ermitteln, legen Sie fest, vereinbaren und sichern Sie, dass die Hinweise, Anleitungen und Einweisungen in die Verfahren immer strikt an den jeweiligen Träger (Produkt, Leistungen) verbunden sind und bleiben.
Ermitteln und stellen Sie fest, welche Verfahren von den verschiedenen Beteiligten bevorzugt werden.
Ermitteln und stellen Sie fest, welche der bevorzugten Verfahren sich gegenseitig ausschließen, nicht kompatibel sind oder unterschiedliche Ausgangslagen erfordern oder Ergebnisse zeitigen.
Ermitteln, legen Sie fest und sichern Sie, dass im Projekt und im Projektmanagement für die gleiche Sache oder den gleichen Vorgang immer nur ein einziges Verfahren zulässig, gültig, anerkannt und eingesetzt wird (werden kann, darf, muss).
Ermitteln und legen Sie fest, wie bei Konflikten an den Schnittstellen von unterschiedlichen Verfahren die Probleme und Schwierigkeiten gelöst und geeignete Lösungen gefunden werden, die zum Projektfortschritt beitragen.
Ermitteln Sie die zu erwartenden Störungen und Engpässe bei Übergaben und Übernahmen von laufenden Verfahren.
Ermitteln Sie die Gelegenheiten und Risiken für Stockungen, Rückverweisungen, Konflikte, Streit, Auseinandersetzungen, aktiven und passiven Widerstand sowie für Lücken im kontinuierlichen Verlauf von Verfahren, des Projekts und des Projektmanagements.

Mahnungen:

Sind Verfahren nicht bekannt, festgelegt, verständlich, plausibel oder bewährt, werden sie rasch durch eigene Vorgehensweisen ersetzt. Im Zweifelsfall geschieht dies nach dem Prinzip von "Versuch und Irrtum" oder "nach bestem Wissen und Gewissen. Schlimmstenfalls geschieht gar nichts, ohne dass für die Unterlassungen sich jemand verantwortlich fühlte oder gemacht werden kann.

Bewährte Verfahren bewähren sich in der Regel auch im Projekt und im Projektmanagement. Das Rad muss nicht überall und für alles neu erfunden werden.

Erforderliche oder beabsichtigte Änderungen von bewährten Verfahren lösen in der Regel heftigen Widerstand der Personen hervor, die sich auf das Bewährte berufen und verlassen wollen. Die für Verfahrensänderungen meistens erforderlichen Veränderungen der Strukturen und Prozesse sowie der Organisation und der Verantwortungen zeigen sich oftmals erst, wenn die Veränderung versucht wird oder nicht gelingt oder zu einfach gelingt, weil die stabilisierenden, leitenden und weisenden Strukturen und anderen Rahmenbedingungen fehlen: Die Änderungen laufen ins Leere.

Hinweise:

Die Schritte und die damit verbundenen Prozesse wiederholen sich im Projektverlauf immer wieder, sowohl für das gesamte Projekt als auch für alle seine Gliederungen.