Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Durchführung. Ausführung. Operatives Projektmanagement:

Schrittfolge 31: Den Ablauf des Projekts und all seiner Teile gleichrichten.

Es geht um die Vorbereitungen für die sichere und gesicherte Ausführung dessen, was nach den bisherigen Planungen, Entscheidungen und Beauftragungen als richtig, notwendig, ausreichend und möglich gehalten wird.

Es geht um die Beendigung von allen Grundsatzdiskussionen, Erwägung von Alternativen und Prüfung von Optionen: Der Zug fährt nur noch auf einem Gleis und alle Reisenden fahren in die gleiche Richtung, um sich am Ziel zu treffen.

Ziele:

1. Erstellung des Ablaufplans ("Fahrplans") für das Projekts und aller seiner Gliederungen ("Stationen", "Zwischenhalte", "Strecken", "Züge", "Waggons").
2. Endgültige Gliederung des Projekts.
3. Aktualisierungen und Festlegungen der verbindlichen Planungen.
4. Gleichzeitige Passung und Anpassung aller Gliederungen aneinander und aufeinander sowie miteinander.
5. Ausmerzungen von (faulen) Kompromissen durch eindeutige, verbindliche Entscheidungen und Festlegungen.
6. Gleichschaltung aller Abläufe.
7. Wechselseitige Ergänzungen und Unterstützungen der Abläufe.
8. Eindeutige und verlässliche Weisungen an alle Beteiligten.
9. Eindeutige Festlegungen für die Schnittstellen, Übergabe und Übernahmestellen (Zeitpunkt, Orte, Art und Weise).
10. Sicherstellung der Fügung aller Teile zum vorgesehenen Ganzen.

Anleitungen:

1. Ermitteln und legen Sie fest, was parallel geschieht.
2. Ermitteln und legen Sie die Reihenfolge der Abläufe des Projekts und aller seiner Gliederungen fest.
3. Ermitteln Sie die Anforderungen an und die Forderungen aus der Logistik.
4. Entscheiden und legen Sie fest, wann etwas beginnt, wie lange es dauert und wann es zu Ende ist.
5. Ermitteln Sie für jedes Teil alle erforderlichen Festlegungen, damit geschehen kann und wird, was geschehen soll.
6. Ermitteln Sie die notwendigen Entscheidungen und treffen Sie gegebenenfalls alle Entscheidungen für die notwendige Passung, Harmonisierung und wechselseitige Ergänzungen aller Beiträge.
7. Ermitteln und korrigieren Sie die Weisungen an alle Beteiligten.
8. Ermitteln und klären Sie, ob alle Beteiligten bereit und in der Lage sind, die Setzungen, Festlegungen, Entscheidungen und Weisungen zu beachten.
9. Ermitteln Sie die Unverträglichkeiten der Planungen mit dem voraussichtlichen Ist des Ablaufes.
10. Ermitteln und legen Sie fest, wie die Übergänge (Schnittstellen) gestaltet werden.

Leitfragen und Prüfpunkte:

1. Fügt sich alles nahtlos aneinander?
2. Fügt sich alles ineinander?

Festlegungen:

1. Festlegungen der zu erfüllenden Funktionen.
2. Festlegungen der zu erfüllenden und zu erledigenden Aufgaben von Erfüllungsgehilfen.
3. Festlegungen der Verantwortungen für die Erfüllung der einzelnen Beiträge zum Projekt ("Federführung").
4. Festlegung der Verantwortungen (Federführungen) für die Verbindungen von Beiträgen, Teilen, Gewerken, Objekten.
5. Festlegung der Verantwortungen (Federführungen) für die Ereignisse an allen Orten.
6. Festlegungen der zu erbringenden konkreten Leistungen aller Beteiligten an allen Orten und zu allen Zeiten bis zu den jeweils bestimmten Zeitpunkten.
7. Feststellung, Festlegung und Sicherung von notwendigen Absprachen und Abstimmungen der jeweils unmittelbar Beteiligten.
8. Feststellung, Bemessung und Bereitstellung (Zuteilung) der Ressourcen für die jeweiligen Beteiligten.
9. Feststellung von voraussichtlichen oder bereits bestehenden Konflikten und der Art und Weise, wie sie geführt werden (können, dürfen, müssen).
10. Feststellung von bereits bestehenden oder zu erwartenden Problemen und der Art und Weise, wie sie (voraussichtlich sicher) gelöst werden (können, dürfen, müssen).

Mahnungen:

Die bisherigen Planungen erhalten jetzt den Status von Setzungen und Festlegungen und werden deshalb als "Soll" behandelt.

In diesem Arbeitsschritt wird häufig (letztmals, vehement) versucht, nicht vorgesehene, zugelassene oder bisher abgewehrte Wünsche in das Projekt hineinzuschmuggeln; auch und gerade durch das Projektmanagement selbst oder Personen, die den planenden, entscheidenden und handelnden Personen nahestehen.

Je mehr die Beteiligten und Beauftragten "einfach ihre normale Arbeit tun" (können, dürfen, müssen), ohne sich um das dahinterstehende Projekt kümmern zu brauchen, umso gelungener ist die jeweilige Vorbereitung.

Hinweise:

Die Schritte und die damit verbundenen Prozesse wiederholen sich im Projektverlauf immer wieder, sowohl für das gesamte Projekt als auch für alle seine Gliederungen.