Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 145: Personaleinsatzplanung vereinbaren.

Es geht die Sicherstellung, dass das vorgesehene Projektpersonal zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort sich jenen Dingen widmet, die für das Projekt und das Projektmanagement zweckdienlich sind.

Ziele:

1. Festlegung und Vereinbarung der Art und Weise des Abrufs des Projektpersonals in das Projekt.
2. Festlegung und Vereinbarung der Einsatzfähigkeit des Projektpersonals im Projekt.
3. Festlegung und Vereinbarung der Art und Weise der Zulassung von persönlichen Arbeitsmitteln des Projektpersonals, z.B. Werkzeuge, Rechner, Telekommunikationsmittel.
4. Festlegung und Vereinbarung der Art und Weise und Verantwortung für die Einweisung des Projektpersonals vor Ort.
5. Festlegung und Vereinbarung der Zulässigkeit und der Art und Weise von Vertretungen des Projektpersonals z.B. im Krankheitsfall.
6. Festlegung und Vereinbarung der Regeln, Spielregeln und Verfahren der Terminabstimmungen.
7. Festlegung und Vereinbarung der Regeln, Spielregeln und Verfahren bei Terminverschiebungen.
8. Festlegung und Vereinbarung der Regeln, Spielregeln und Verfahren bei Änderungen der Einsatzorte oder Einsatzgebiete des Projektpersonals.
9. Festlegung und Vereinbarung der Regeln, Spielregeln und Verfahren bei Verkürzungen oder Verlängerungen des Projekteinsatzes.
10. Festlegung und Vereinbarung der Art und Weise der Handhabung von Reisekosten, z.B. des Antragsverfahrens, der Genehmigung und Abrechnung von Reisen des Projektpersonals.
    Festlegung und Vereinbarung der Form der Nachweise des Projekteinsatzes.
11. Festlegung und Vereinbarung der Entstehung und Ende der Leistungspflichten und Vergütungspflichten.
    Festlegung und Vereinbarung des Verhaltens und der Verfahren bei Unfällen, Notfällen.

Anleitungen für die Planungen des Personaleinsatzes:

1. Ermitteln Sie die genauen Termine des Beginns und des Endes des Einsatzes für jedes Projektpersonal.
2. Ermitteln Sie die notwendigen Zeiten für die Anreisen und Abreisen.
3. Ermitteln und legen Sie den Arbeitsbeginn und das Arbeitsende fest - für jeden Tag.
4. Ermitteln Sie die notwendigen Rüstzeiten vor dem Arbeitsbeginn, z.B. für Anmeldungen, Sicherheitsüberprüfungen, Umkleidung, Wege zum Arbeitsplatz.
5. Ermitteln Sie die notwendigen Rüstzeiten am Arbeitsplatz für die Arbeitsmittel und Werkzeuge, z.B. für Rechneranschluss, Werkzeuge, Stromanschlüsse.
6. Ermitteln Sie die notwendigen Ruhezeiten, Erholungszeiten, Pausen.
7. Ermitteln Sie die Urlaubszeiten, insbesondere die Urlaubsansprüche, die während des Projekteinsatzes abgegolten werden (sollen oder müssen).
8. Ermitteln Sie die notwendigen Anleitungen für das Projektpersonal für ihren jeweiligen Einsatz.
9. Ermitteln Sie die notwendigen Genehmigungen für den Einsatz des Projektpersonals, z.B. Aufenthaltsgenehmigungen, Impfnachweise, Gesundheitszeugnisse, Führungszeugnisse, Sozialversicherungsnachweise, Steuernummern.
10. Ermitteln Sie die notwendigen Freiräume für Geselligkeit, Gemeinschaft, Rückzug und Privatsphäre, insbesondere bei kaserniertem Projektpersonal.
11. Ermitteln Sie die ordnungsgemäße Erfassung des Projektpersonals gemäß dem Steuerrecht und der Sozialversicherungspflicht.
12. Ermitteln Sie die Sicherstellung der Art und Weise der Nachweisung der ordnungsgemäßen Erfassung und Versteuerung aller Leistungen und Vergütungen an das Projektpersonal.

Für den Einsatz des Projektpersonals sind für jede Person bereitzustellen, bereitzuhalten und wieder zu beenden:

1. Zugangsberechtigungen.
2. Ausweise.
3. Passwörter.
4. Nutzung von Lizenzen.
5. Nutzung von Vorrichtungen, Einrichtungen, Fahrzeugen.
6. Nutzung von Gemeinschaftsräumen.
7. Nachweise des Einsatzes: Zeiten, Dauer, Art des Einsatzes, Art und Weise der Vergütung.
8. Gewährleistung für die Leistungen des eingesetzten Personals.
9. Haftung für das Verhalten des eingesetzten Personals und die Folgen des Personaleinsatzes.
10. Versicherung des eingesetzten Personals, z.B. gegen Unfall, Krankheit.

Mahnungen, Tipps:

Die "Bürokratie" rund um den Personaleinsatz darf niemals unterschätzt werden! Versäumnisse und Nachlässigkeiten rächen sich und rechnen sich selten. Unwissenheit schützt nicht und vor nichts. Es ist deshalb dringend zu raten, alle Personalfragen mit kompetenten und zuverlässigen Personen zu besprechen, damit rechtlich keinerlei Unsicherheiten entstehen.

Die Dringlichkeiten und Wichtigkeiten des Personaleinsatzes können sich rasch verändern. Das Projektmanagement benötigt gegebenenfalls Druckmittel, um den vereinbarten Personaleinsatz gegen andere Interessen durchsetzen zu können.

Halten Sie alle Abmachungen schriftlich fest. Mündliche Absprachen sollten in der Regel immer unverzüglich schriftlich bestätigt werden.

Durch die fortlaufenden Planungen und Feinabstimmungen können Irritationen entstehen, was denn nun tatsächlich noch gültig vereinbart ist. Bestätigen Sie gegebenenfalls unbedingt immer den (noch) aktuellen und verbindlichen Stand der Vereinbarungen.

Teilnehmerkreis:

Die Planung des Einsatzes des Projektpersonals erfolgt

1. mit den Vorgesetzten des Projektpersonals bzw. dem Auftragnehmer als entsendender Bereich bzw. entsendende Organisation.
2. mit den Personalbereichen,
3. mit den Rechtsabteilungen, z.B. wegen Steuerfragen und Sozialversicherungsangelegenheiten,
4. mit den Personen, die im Projekt eingesetzt werden,
5. mit den Verantwortlichen für das Geschehen vor Ort, z.B. Projektleiter, Objektleiter, Gruppenleiter,...
6. mit dem Multiprojektmanager,
7. mit dem Programmmanager.

Aufgaben des Projektmanagements:

Erstmalige und dann wiederkehrende Aufgaben des Projektleiters sind z.B.

1. Ermitteln Sie die Notfalldienste für jeden Einsatzort und legen Sie die Informationen dort leicht zugänglich bereit.
2. Ermitteln Sie die notwendigen Vorrichtungen für die Prüfung der Legitimation des Projektpersonals.
3. Ermitteln Sie den Bedarf an sanitären Anlagen für das eingesetzte Projektpersonal, insbesondere Bedarf an z.B. Toiletten, Duschen, Dekontaminierungen, Staubschutz, Lärmschutz.
4. Ermitteln Sie die notwendigen Nothilfen und Erstversorgungen von verletztem Projektpersonal.
5. Ermitteln Sie die notwendigen Schutzausrüstungen für das Projektpersonal, z.B. Masken, Helme, Schuhe, Kleidung, Ausrüstungen.
6. Ermitteln Sie die notwendigen Unterkünfte für das Projektpersonal.
7. Ermitteln Sie die notwendigen Verpflegungen des Projektpersonals.
8. Ermitteln Sie die notwendigen Hilfsmittel, Vorrichtungen, Werkzeuge und Betriebsmittel für jede Person.
9. Ermitteln Sie die unvermeidlichen Gefährdungen, welchen das Projektpersonal ausgesetzt ist.
10. Ermitteln Sie die notwendigen Schutzvorrichtungen und Schutzmaßnahmen für das Projektpersonal.
11. Ermitteln Sie die Art und Weise, wie das Erforderliche an jedem Einsatzort und für jede Person geschieht.
12. Ermitteln Sie die Art und Weise, wie Sie sich als verantwortlicher Projektleiter darüber verlässigen, dass das Projektpersonal richtig eingesetzt wird und ist und bleibt.
13. Ermitteln Sie die Art und Weise von Konventionalstrafen, wenn das erwartete Personal nicht bereitsteht, arbeitsfähig oder einsatzwillig oder leistungsfähig ist.

Mehr zum Thema "Planung des Personaleinsatzes":

1. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 08_200_000
   Koordination der Prozesse der Regelkommunikation: 70_340_000
   Rollen, Funktionen und Verantwortungen: 36_036_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
2. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Projektorganisation: 31_000_000
   Führung im Projekt: 41_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Kontrolle: 11_000_000
   Dienstleistungen: 03_360_000
   Termine: 16_000_000
   Dokumentation: 14_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Berichtswesen: 13_000_000
   Dokumentation: 14_000_000
   Notizen: 19_000_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   
   Personaleinsatzplanung in Projekten
   Gemeinsame Kalender
   
   Projektteam
   Teambildung
   Teamformung
   Teamorganisation
   Leistungsklima
   
   Rahmenheft
   Lastenheft
   Pflichtenheft
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   AGB, Allgemeine Geschäftsbedingungen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln