Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schrittfolge 31: Anleitungen zum Projektablauf (sichern). (Ablaufplan).

Der Ablaufplan ordnet das gesamte Projekt inhaltlich, zeitlich, vertraglich und örtlich. Es geht um die Konfiguration des gesamten Projekts und aller seiner Teile.

Die konkreten Festlegungen erfolgen durch die Erstellung von

1. Feinzeichnungen, Reinzeichnungen,
2. Modellen,
3. Mustern,
4. Konstruktionspläne,
5. Statikberechnungen,
6. Funktionsbeschreibungen,
7. Produktbeschreibungen,
8. Anweisungen, Einweisungen,
9. Vorgangsbeschreibungen,
10. Anwendungsbeschreibungen.

Für die Beteiligten werden erstellt:

1. Arbeitspläne,
2. Baupläne,
3. Produktionspläne, Fertigungspläne,
4. Werkpläne, Werkzeichnungen,
5. Logistikpläne, Transportpläne,
6. Zeitpläne,
7. Einsatzpläne,
8. Massenberechnungen,
9. Aufmaßungen,
10. Stücklisten.

Es geht um:

1. Reservierungen für Maschinen, Einrichtungen,
2. Sicherung von Maschinenzeiten (Benutzungszeiten,
3. Prüfungspläne,
4. Sicherung erforderlicher Zertifizierungen,
5. Sicherstellung der tauglichen Programmierungen von IT-Systemen,
6. Rettungspläne,
7. Versorgungspläne,
8. Entsorgungspläne.

Es geht um die Festlegungen für:

1. Module,
2. Bauteile,
3. Bausätze,
4. Zusammenstellung von Systemkomponenten, Konfigurationen,
5. Teile,
6. Vorprodukte, Zwischenprodukte,
7. Materialien,
8. Werkstoffe,
9. Hilfsstoffe, Betriebsstoffe,
10. Verbrauchsgüter.

Es geht um konkrete Ausstattungen von:

1. Ausschreibungsunterlagen,
2. Beschaffungslisten,
3. Verteilungslisten, Zuteilungslisten,
4. Lieferlisten
5. Lieferantenlisten,
6. Empfängerlisten,
7. Erzeugerlisten (Herstellerlisten),
8. Listen der Leistungsorte, Einsatzorte,
9. Listen der Lagerorte, Zwischenlager für Vorprodukte, Zwischenergebnisse und Endergebnisse,
10. Adresslisten.

Es geht um die Gliederungen und Aussagen der Adresslisten für:

1. Behörden,
2. Beteiligte,
3. Ansprechpersonen,
4. Nothilfen (Erste Hilfe, Feuerwehr, Katastrophenschutz, Polizei, Werkschutz),
5. Alarm,
6. Störungen, Störungsmeldungen,
7. Pannen, Pannenhilfen,
8. Wartungen, Services, Handwerker,
9. Unfälle,
10. Katastrophen.

Ziele:

1. Früherkennung von Schwachstellen.
2. Früherkennung von Anfälligkeiten für Zufallsrisiken.
3. Sicherstellung der Erzeugung der geforderten Qualitäten.
4. Sicherstellung der Umsetzung der Pläne in konkretes Handeln.
5. Auflösung aller Anforderungen und Voraussetzungen in konkrete Festlegungen.
6. Sicherung von aller Vorgaben für alle Beteiligten am Projekt.
7. Beendigung von Mitsprachen und Mitwirkungen bei Entscheidungen durch endgültige Entscheidungen, Setzungen, Festlegungen.
8. Endgültige Festlegungen von Allem, was tatsächlich geschehen soll (wird).
9. Schaffung von Sicherheit für die Beteiligten, dass ihre Beiträge in der geforderten Art und Weise zum Projekt passen; Entlastungen.
10. Verlässigung über die Unvermeidlichkeit des Eintritts der gewünschten Projektergebnisse durch die festgelegten Handlungen und Ereignisse.

Anleitungen:

1. Legen Sie den Termin der Fertigstellung (Erreichung) der Projektergebnisse fest.
2. Legen Sie die Zeiten und Dauer für alle Beiträge fest.
3. Legen Sie die Orte für Ereignisse aller Art fest.
4. Legen Sie fest, was zu den jeweils bestimmten Zeiten an den bestimmten Orten geschieht.
5. Legen Sie fest, was zu den bestimmten Zeiten an den bestimmten Orten vorhanden sein wird (muss).
6. Legen Sie die Ergebnisse fest, die zu den bestimmten Zeiten an den bestimmten Orten anfallen (werden, müssen).
7. Ermitteln und legen Sie alle Parameter für alle Beiträge, Produkte und Leistungen an allen Orten und Zeitpunkten fest.
8. Ermitteln und legen Sie die notwendigen und ausreichenden Zwischenzeiten und Zwischenorte für Zwischenergebnisse fest.
9. Ermitteln Sie konsequent alle noch bestehenden (faulen) Kompromisse, Unvereinbarkeiten von Ansprüchen, Anforderungen und Voraussetzungen für das Projekt oder Teilen davon.
10. Ermitteln Sie alle Entscheidungen, die noch zu treffen sind - und treffen Sie die Entscheidungen für das Projekt und alle seine Teile.

Die Anleitungen sind detailliert bei den einzelnen Schritten aufgeführt.

Die Reihenfolge kann sich von Projekt zu Projekt ändern.

In der Regel sind alle Schritte erforderlich.

Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.

Mahnungen, Tipps:

Qualität ist ein Ergebnis.

Die notwendigen Entscheidungen sind immer aus der Sicht des Gesamtprojekts zu treffen. Die Rücksichtnahme auf besondere Wünsche der Beteiligten ist begrenzt:

Es geht nur noch um die geforderten und voraussichtlichen Ergebnisse und dass sie erreicht werden. 'Alles, was sich als Ballast, Hindernis, Schwierigkeit oder Problem erweisen kann, wird am besten durch klare Entscheidungen und Festlegungen aufgelöst.

Erweist sich das Projekt nach den konkreten Feinplanungen nicht als durchführbar, sind dem Projektauftraggeber die notwendigen Entscheidungen vorzulegen, gegebenenfalls abzufordern oder zu erzwingen, bevor das Risiko des zu erwartenden erfolglosen Projekts eingegangen wird. Oftmals wird das Projekt dann auf das konkret Machbare und Erreichbare begrenzt: Die entsprechenden Planungen "beginnen von vorne".

Die bei den Feinplanungen sich aufzeigenden Freiräume und Spielräume werden häufig rasch für Zusatzwünsche geöffnet und aufgefressen, die in der Folge des Projekts zu Schwierigkeiten führen (können), die nicht mehr beherrschbar und korrigierbar sind. Meistens erweisen sie sich als Quellen für Kostenüberschreitungen, Terminüberschreitungen, Nachbesserungen und Folgelasten.

Die Festlegungen für alle Gliederungen können während des Projekts häufig nicht mehr geändert werden: Mit den jeweiligen Ergebnissen "muss das Projekt leben", d.h. zurecht kommen und sie im Sinne des Gesamtprojekts verwerten.

Werden wesentliche Änderungen des Projekts (oder einzelner Gliederungen) nötig, ist oftmals eine "Neuauflage" des Projekts erforderlich, der oftmals auch als "Neuanfang" bezeichnet wird. Gelegenheiten hierzu sind die jeweils erreichten Meilensteine, an welchen das restliche Projekt neu ausgerichtet wird und auf den bisherigen Ergebnissen aufgebaut wird oder aufgebaut werden kann (darf, muss).

Jede Änderung der Gliederung ist immer eine Änderung des gesamten Projekts und aller seiner Teile.

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die "Projektleiter" ist.

Thema "Anleitungen zum Projektplan" vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
   Meilensteine 90_100_000
   Projektphasen 90_200_000
   Projektprozesse 90_300_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_140_150
   Leitfragen 99_140_010
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln