Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 192: Die Inhalte von Verträgen und Vereinbarungen festlegen, durchsetzen und einhalten.

Es geht um die Vorlagen, Festlegungen und Vorgaben für die rechtlich bindenden Verträge und Vereinbarungen.

Es geht um die Inhalte der Selbstverpflichtungen z.B. durch Eigenleistungen und eigene Beiträge zum Projekt.

Ziele:

1. Ermittlung, Festlegung und Ausschluss von Verhandlungsspielräumen.
2. Ermittlung, Festlegung und Setzung von Nicht-Verhandelbarem (Setzungen).
3. Ermittlung und Festlegung der Titel, über welche Einigung zu erzielen ist.
4. Sicherstellung der Verlässigung, ob und wie die vereinbarten Dinge eingehalten werden (dürfen, können, müssen).
5. Planung des Vorgehens der Verhandlungsstrategie für offizielle Verhandlungen, insbesondere mit mächtigen Verhandlungspartnern ("große Namen" oder "Systempartner").
6. Auswahl der Verhandlungsführer.
7. Einweisung und Verpflichtung der Verhandlungsführer für die Interessensvertretung und Durchsetzung der Interessen des Projekts nach allen Seiten.
8. Schaffung von Verlässlichkeit für die Annahmen und Planungsgrundlagen für das Projekt.
9. Früherkennung von Risiken aus den Vereinbarungen, Vertragspartnern und wechselseitigen Abhängigkeiten.
10. Ermittlung und Festlegung der notwendigen Vorarbeiten, Zuarbeiten und Nacharbeiten für die Vertragspartner.

Nicht verhandelbar ("gesetzt") sind in Projekten oftmals:

1. Fakten, Anforderungen,
2. (zu erfüllende) Funktionen, Merkmale, Kriterien,
3. Größen,
4. Mengen,
5. Stückelungen,
6. Qualitäten,
7. Termine,
8. Orte,
9. Weisungsrechte,
10. Kontrollrechte.

Anleitung:

1. Legen Sie fest und vereinbaren Sie, wer für die Einhaltung der Vorgaben und für die Erfüllung der Anforderungen des Projekts in den Verträgen und Vereinbarungen zuständig und verantwortlich ist.
2. Legen Sie fest, wie vorzugehen ist, wenn "billigere" Standardlösungen eingesetzt werden (sollen, dürfen, können, müssen).
3. Legen Sie fest, wie das Projekt an die Ergebnisse von Verhandlungen angepasst wird.
4. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, wie Experten (Juristen, Fachleute) zur Klärung von einzelnen Vertragsinhalten hinzugezogen werden (dürfen, können, müssen).
5. Ermitteln und legen Sie fest, wie gesichert wird, dass die Entscheidungshoheit immer bei der Person verbleibt, die für das Projekt verantwortlich ist.
6. Stellen Sie sicher, dass die verantwortlichen Personen die erforderlichen Expertisen rechtzeitig erkennen, einholen und die Ergebnisse der Expertisen bei ihren Entscheidungen berücksichtigen (dürfen, können, müssen).
7. Ermitteln und legen Sie die Vorlaufzeiten und die Entscheidungstermine fest, zu welchen die Vereinbarungen nach den Planungen "in trockenen Tüchern" sein müssen.
8. Ermitteln und legen Sie die Abweichungen von Routineabläufen fest, die für die notwendigen Vereinbarungen für das Projekt erforderlich sind.
9. Ermitteln und legen Sie fest, wer für das Projekt die erforderlichen Vereinbarungen trifft.
10. Ermitteln und prüfen Sie die erforderlichen formalen Kompetenzen der Verhandlungspartner und Vertragspartner sowie die für das Projekt erforderlichen Anpassungen.

Legen Sie fest, wie das Projekt anzupassen ist bei:

1. unerfüllbaren Anforderungen, nicht einhaltbaren Mindestbedingungen.
2. Notwendigen Sonderbeschaffungen, z.B. wegen "kleinen" Abweichungen von Standards (Standardmaßen, Standardgrößen, Normen),
3. "Zweckmäßig" erscheinenden "kleinen" Veränderungen von einzelnen Anforderungen, Vorgaben oder Kriterien, damit die zu erbringenden Leistungen "einfacher" werden.
4. Entdeckungen von "einfacheren Lösungen",
5. Entdeckungen von "billigeren", "preiswerteren" Lösungen, z.B. Kompaktlösungen statt Einzellösungen,
6. Aufteilung von Kompaktlösungen, Paketlösungen oder Komplettlösungen in Einzellösungen,
7. Entdeckung von Verstößen und Unvereinbarkeit de Projekts mit Gesetzen, Vorschriften, Auflagen, Besitzverhältnissen, Eigentumsverhältnissen.
8. Früherkennung von bereits eingetretenen, möglichen oder wahrscheinlichen Abweichungen von den geforderten vereinbarten Ergebnissen der Verhandlungen und Vereinbarungen.

Mahnungen, Tipps:

Halten Sie folgende Reihenfolge ein:

1. Sicherstellung der sachlichen (fachlichen, technischen, materiellen) Lösung.
2. Sicherstellung der Passung der Produkte, Leistungen und Beiträge im Projektablauf.
3. Lösung der Fragen des Rahmens und der Bedingungen sowie Voraussetzungen der Zusammenarbeit.
4. Lösung der Fragen der Sicherstellung der Vertragserfüllung.
5. Lösung der Fragen der notwendigen Vorarbeiten, Nacharbeiten, Abstimmungen, Weisungen und Zusammenarbeit.
6. Klärung, Festlegung und Vereinbarung der Konditionen (Preise).
7. Klärung, Setzung und Vereinbarung der einzuhaltenden Grenzen.
8. Klärung und Vereinbarung des Prozedere des Abrufs, der Prüfung, der Kontrolle, der Abrechnung, der Bezahlung, der Haftung und Gewährleistung.
9. Klärung und Vereinbarung von Regeln und Spielregeln zur Wahrung der gegenseitigen Interessen.
10. Klärung und Festlegung der Ergebnisse, die als Vertragserfüllung gelten (dürfen, werden, müssen).
11. Vereinbarung der Ernsthaftigkeit, Partnerschaft und Vertragstreue. "Handschlag".
12. Klärung und Festlegung der Vertragsart bzw. des Bündels von Verträgen im Vertragswerk.
13. Dokumentation der Vereinbarungen. Aufbereitung als Entscheidungsvorlage, Beschlussvorlage, Genehmigungsvorlage, Vertragsvorlage.
14. Beschlussfassung. Genehmigung. Freigabe.
15. Formeller Abschluss: Vertragsausfertigung, Unterschriften.
16. Anweisung zum Vollzug der Vereinbarungen.

Juristen und andere Experten sind Dienstleister für die verantwortliche Person.

Teilnehmerkreis:

Die Inhalte von Verträgen und Vereinbarungen sollten jene Personen festlegen, die über ausreichenden Sachverstand und Erfahrungen verfügen.

Die Federführung für die Vorgänge sollte immer nur eine einzige Person innehaben, die auch beauftragt werden kann, die Ergebnisse der Planungen durchzusetzen.

Thema Vertragsinhalte festlegen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_010_100
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   Objekte
   Objektnummern
   
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln