Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 189: Die Zeiten. Termine und Fristen für alle Gliederungen festlegen.

Es geht um die Festlegungen von Beginn, Dauer und Ende der jeweiligen Beiträge und Leistungen für das Projekt und alle seine Gliederungen.

Es geht um die Verbindung von wechselseitigen Abhängigkeiten zu einem geordneten, sich wechselseitig ergänzenden, zeitlichen Ablauf.

Es geht um die konkrete kalendarische Zeitplanung, d.h. die zeitliche Einordnung in den konkreten Kalender.

Ziele:

1. Gliederung der Beiträge und Leistungen zum Projekt in handhabbare und steuerbare Größen.
2. Zeitliche Gleichschaltung der wechselseitig abhängigen Beiträge und Leistungen.
3. Sicherung der Vorableistungen für nachfolgende Beiträge und Leistungen.
4. Ermittlung, Bildung und Sicherung von Schnittstellen, Übergaben und Übernahmen.
5. Ermittlung des Abstimmungsbedarfes zwischen den gleichzeitig laufenden Beiträgen und Leistungen zum Projekt und all seinen Teilen.
6. Ermittlung der Anforderungen an die Koordination zu bestimmten Zeiten und Terminen.
7. Schrittweise Verlässigung über die Machbarkeit des Projekts durch den stetigen Fortschritt durch konkrete Beiträge und Leistungen.
8. Früherkennung von notwendigem Zwischenmanagement zwischen Beiträgen und Leistungen, die gleichzeitig erbracht werden (können, müssen, dürfen).
9. Sicherstellung der Verantwortung für die Zwischenräume zwischen Beiträgen und Leistungen für die jeweiligen Zwischenergebnisse.
10. Früherkennung und Kappung von Spitzenzeiten und Durchhängezeiten durch Verteilung, Aufteilung, Streckung oder Zusammenfassung von Beiträgen und Leistungen.

Festzulegen sind jeweils folgende Zeiten bzw. Zeitpunkte:

1. Beginn,
2. Dauer,
3. Ende,
4. Mindestdauer,
5. Höchstdauer,
6. frühester Beginn,
7. spätester Beginn,
8. frühestes Ende, früheste Beendigung (Fertigstellung),
9. spätestens Ende, späteste Beendigung (Fertigstellung),
10. Termin für Überprüfung und Feststellung von notwendigen Eingriffen zur Regelung, Steuerung, Koordination und Korrekturen der abhängigen Planungen und Prozesse.

Anleitungen (für jeden Inhalt):

1. Ermitteln und legen Sie für jeden Beitrag und jede Leistung die erforderlichen Zeiten fest.
2. Ermitteln Sie die Mindestzeiten, Mindestdauer und Höchstdauer für jeden Beitrag.
3. Ermitteln, prüfen Sie und stellen Sie fest, wie ob und wie die einzelnen Zeitbedarfe sich innerhalb der vorgesehenen Zeitmargen für die einzelnen Beiträge und Leistungen realisieren (lassen).
4. Ermitteln und stellen Sie zeitliche Überlappungen, Unverträglichkeiten und Ausschlüsse genau fest.
5. Ermitteln und legen Sie fest, wie die zeitlichen Anschlüsse und Verbindungen zwischen abhängigen Beiträgen und Leistungen passend (gemacht) werden (können, dürfen, müssen).
6. Ermitteln und stellen Sie fest, welche inhaltlichen Änderungen die zeitliche Passung (wieder) ermöglichen, z.B. Aufteilung der Inhalte auf verschiedene Leistungserbringer.
7. Ermitteln und legen Sie die Zeiten und Termine für die weiteren Planungen, Entscheidungen und Vereinbarungen verbindlich fest.
8. Überprüfen Sie, ob die Zeitplanungen und Terminplanungen mit den anderen parallelen, vorgelagerten und folgenden Arbeiten verträglich sind.
9. Prüfen, ermitteln und legen Sie die Zeiten und Termine für die vorgelagerten, parallelen und nachfolgenden Arbeiten so fest, dass sie für die Zeiten und Termine für den aktuell geplanten Beitrag oder die aktuell geplante Leistung eingehalten und bestätigt werden (können, dürfen, müssen).
10. Ermitteln Sie zeitliche Lücken, Pausen, Wartezeiten und Übergangszeiten und legen Sie fest, was in diesen Zeiten mit den jeweiligen Zwischenständen geschieht.
11. Legen Sie fest, wie die Beteiligten und Betroffenen von den Zeitplanungen und Terminplanungen informiert und zur Einhaltung verpflichtet werden (können, dürfen, müssen).

Mahnungen, Tipps:

Alles braucht seine Zeit: "Wer am Gras zieht, damit es schneller wachsen soll, reißt es eher raus." Zeit wegnehmen oder weniger als benötigt einplanen, ist eher eine vorsätzlich geplante Störung und Missmanagement als es mit einem professionellen Projektmanagement zu tun hat.

Bei den Zeitplanungen sind die Vorbereitungszeiten, Rüstzeiten, Wartungszeiten, Ruhezeiten, Auszeiten, Ferien, Betriebsferien, Urlaub, Sonntage und Feiertage zu berücksichtigen.

Tragen Sie die durchdachten, geprüften, festgelegten und verbindlichen Termine in den verbindlichen Planungskalender als Vorlagen und Vorgaben für das Projekt ein.

Fassen Sie Wiederholungen und Intervalle von Abläufen zu Routinen zusammen, die als Zeitbündel in den jeweiligen Zeitfenstern eingebaut und einplant werden kann (darf, muss).

Teilnehmerkreis:

Die Planungen sollten jene Personen durchführen, die über ausreichenden Sachverstand und Erfahrungen mit bisherigen Projekten der gleichen oder ähnlichen Art verfügen. Die Federführung für die zeitliche Planungen sollte immer nur eine einzige Person innehaben, die auch beauftragt werden kann, die Ergebnisse der Planungen durchzusetzen.

Aufgaben des Projektmanagements:

Das Projektmanagement hat sicherzustellen, dass alle Planungen rechtzeitig und vollständig für alle Gliederungen des Projekts

1. organisiert werden,
2. koordiniert werden, d.h. aufeinander abgestimmt werden,
3. verbunden werden,
4. stetig aktualisiert werden,
5. geregelt und gesteuert werden,
6. bezahlt werden,
7. abgerechnet werden.

Thema "Anleitungen zum Projektplan" vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
   Meilensteine 90_100_000
   Projektphasen 90_200_000
   Projektprozesse 90_300_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_140_150
   Leitfragen 99_140_010
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln