Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 191: Die wesentlichen Vorgänge festlegen, ermöglichen und sicherstellen.

Es geht um die Sicherung der störungsfreien Abläufe von Vorgängen aller Art.

Es geht um das:

1. Was geschieht in und während sowie durch die Vorgänge?
2. Was wird gemacht?
3. Wie geschieht "es"?
4. Wer ist daran beteiligt?
5. Was wird durch den Vorgang "durchgereicht"?
6. Was ist das Ergebnis des Vorganges?
7. Wen geht das Ergebnis etwas an?

Es geht um das Wissen, was im jeweiligen Vorgang zu tun und worauf es ankommt.

Typische Vorgänge, die zu regeln sind:

1. Prüfung der Zugangsberechtigungen,
2. Genehmigung von Reisen,
3. Datenaustausch,
4. Besprechungen,
5. Einladung von Gästen,
6. Gästebewirtungen,
7. Einladungen durch Partner, Interessenten, Gästen,
8. Auskünfte einholen,
9. Auskunftsanfragen,
10. Rücksprachen,
11. Änderungen von Planungen,
12. Änderungen von Terminen,
13. Änderungen von Inhalten,
14. Änderungen von Personen,
15. Änderungen von Orten,
16. Änderungen von Verteilern,
17. Änderungen von Preisen,
18. Änderungen von Mengen,
19. Änderungen von Qualitäten,
20. Änderungen von Zuständigkeiten,
21. Änderungen und Abweichungen von Vorgaben,
22. Entdeckungen, Erfindungen,
23. Entdeckung, Erkennung von Fehlern,
24. Entdeckung, Erkennung von Irrtümern,
25. Erkennung von (voraussichtlichem) Fehlverhalten,
26. Leistungsnachweise,
27. Bestätigungen von Leistungen,
28. Quittierungen,
29. Rechnungsstellung,
30. Wareneingang,
31. Rechnungsprüfung,
32. Rechnungsanerkennung,
33. Bedarfsanforderungen,
34. Bezahlung der Rechnungen,
35. Erstattung von Auslagen.

Wesentliche Vorgänge sind z.B.:

1. Tatsächlicher Beginn. Arbeitsaufnahme.
2. Tatsächliches Ende. Aus. Fertig.
3. Erreichen von Zwischenergebnissen.
4. "Durchbrüche": Beendigungen von Widerständen.
5. Freigaben.
6. Bestellungen.
7. Vereinbarungen.
8. Auftreten von Auffälligkeiten.
9. Auftreten von Störungen.
10. Erkennen von Fehlern und Fehlendem.

Ziele:

1. Sicherung und Gewährleistung der Bearbeitung von Vorgängen.
2. Sicherung und Gewährleistung der Erledigung von Vorgängen.
3. Sicherung und Gewährleistung des Abschlusses von Vorgängen.
4. Früherkennung und Abwehr von unerwünschten Eingriffen und Einflussnahmen.
5. Entwicklung und Einübung von Routinen für häufige und wiederkehrende Vorgänge im Projekt.
6. Entwicklung eines "Gespürs" für alles, was "noch im Rahmen scheint" und was eindeutig nicht mehr vom Rahmen abgedeckt ist.
7. Vereinfachung von Entscheidungen in und bei Vorgängen durch so genannte "Ampel-Entscheidungen".
8. Ermitteln und legen Sie fest, wie die Vorgänge vorzubereiten und nachzubereiten sind.
9. Ermitteln und legen Sie fest, wie notwendige Vorgänge rechtzeitig ausgelöst werden (dürfen, können, müssen).
10. Ermitteln und legen Sie fest, welche Personen bei den einzelnen Vorgängen beteiligt sind und bei welcher Person die Federführung liegt.

Typische Ampel-Entscheidungen sind:

1. "Grün" = Freigabe. Starten. Weitermachen.
2. "Gelb" = Beobachten. Überwachen. Engführung.
3. "Rot" = Stopp. Eingriff durch eine Person zur individuellen Prüfung, Entscheidung und Veranlassung dessen, was folgt.
4. "Nicht tun" = Laufen lassen: "Alles im grünen Bereich".

Anleitung:

1. Ermitteln Sie die Regelvorgänge und wie sie üblicherweise ablaufen (dürfen, müssen).
2. Überprüfen und entscheiden Sie, ob und wie die Regelvorgänge für das Projekt angepasst werden (dürfen, können, müssen).
3. Ermitteln Sie die Vorgänge, die automatisiert werden (dürfen, können, müssen).
4. Ermitteln und legen Sie fest, wie die Eingriffe in automatisierte Vorgänge erfolgen (dürfen, können, müssen).
5. Ermitteln und legen Sie fest, was bei den einzelnen Vorgängen zu tun, zu beachten und einzuhalten ist.
6. Ermitteln und legen Sie fest, wer für die ordnungsgemäße, vollständige Erledigung eines jeden Vorganges zuständig und verantwortlich ist.
7. Ermitteln und legen Sie die Vetorechte, Mitspracherechte und Mitwirkungsrechte an den einzelnen Vorgängen fest.
8. Ermitteln und legen Sie fest, welche Regeln und Spielregeln gelten für die Vorgänge, für welche nichts geregelt ist.
9. Ermitteln Sie "schwierige" und "unangenehme" Vorgänge und legen Sie fest, wer sie verantwortlich leitet und für die Erledigung sorgt.
10. Ermitteln Sie, wie bisher unbekannte oder ungewohnte Vorgänge "üblicherweise" erledigt werden. Übernehmen Sie, was für das Projekt passt und regeln Sie das Projektspezifische.

Mahnungen, Tipps:

Unabgeschlossene, vermiedene, nicht zugelassene und laufende Vorgänge bringen das Projekt leicht ins Schlingern, Trudeln oder führen zu emotionell aufgeladenen Situationen der unmittelbar Beteiligten. "Den schwarzen Peter" hat oftmals jene Person in der Hand, die den Vorgang nicht mehr rasch genug weiterreichen kann. Die entsprechenden Personen werden häufig "allein gelassen" und zu "Sündenböcken" sowie als "Bauernopfer" geschädigt.

Teilnehmerkreis:

Die Vorgänge sollten jene Personen organisieren, die über ausreichenden Sachverstand und Erfahrungen mit bisherigen Vorgängen der gleichen oder ähnlichen Art verfügen. Die Federführung für die Vorgänge sollte immer nur eine einzige Person innehaben, die auch beauftragt werden kann, die Ergebnisse der Planungen durchzusetzen.

Thema Vorgänge festlegen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_010_100
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   Objekte
   Objektnummern
   
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln