Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

B. Schrittfolge 8: Den Auftrag für das Projektmanagement erteilen.

45. Vollmachten des Projektleiters festlegen.

Ziele:

1. Sicherstellung, dass alle notwendigen Entscheidungen im Projekt getroffen werden (können).
2. Sicherstellung, dass alle notwendigen Vereinbarungen rechtzeitig, verbindlich und transparent erfolgen (können).
3. Sicherstellung der jederzeitigen Entscheidungsfähigkeit und Kontrahierungsfähigkeit über Angebote und Anliegen von Dritten während des Projekts und des Projektmanagements.
4. Bestmögliche Nutzung der üblichen Abläufe für das Projekt und das Projektmanagement.
5. Ausstattung des Projektleiters mit der notwendigen formalen Macht.

Anleitung:

1. Ermitteln Sie, welche Art von Verträgen (mit Dritten) und Vereinbarungen (mit Internen) durch das Projekt und das Projektmanagement voraussichtlich abzuschließen sind.
2. Ermitteln Sie, wer für die jeweilige Art der Verträge und Vereinbarung formal zuständig ist.
3. Ermitteln Sie die Verfahren und Regelabläufe für jede Art der Verträge und Vereinbarungen.
4. Ermitteln Sie, ob die Verfahren und Regelabläufe der zeitlichen Taktung und der Dynamik des Projekts und des Projektmanagements entsprechen.
5. Ermitteln Sie, welche Änderungen der Verfahren und Regelabläufe sowie Zuständigkeiten das Projekt und das Projektmanagement erfordern.
6. Ermitteln Sie, welche Vollmachten an den Projektleiter übertragen werden sollten (müssen), damit im Projekt die notwendigen Verträge und Vereinbarungen abgeschlossen werden.
7. Ermitteln Sie die Art und Weise des Zusammenwirkens des Projektleiters mit den funktionalen Bereichen bzw. Zuständigkeiten und legen Sie die erforderlichen Regeln und Spielregeln fest.
8. Ermitteln Sie die Art und Weise der Kontrolle des Umgangs des Projektleiters mit seinen Vollmachten.
9. Legen Sie das Verfahren fest, wenn vermutlich Fehlentscheidungen getroffen werden, notwendige Verträge und Vereinbarungen nicht abgeschlossen werden oder vermutlich fehlerhaft sind.
10. Legen Sie das Verfahren fest, wie die Vollmachten, die nur für das Projekt und das Projektmanagement gültig sind, am Ende des Einsatzes im Projekt und im Projektmanagement wieder auf den ursprünglichen Stand zurückgesetzt werden, wirksam nach Innen und nach Außen.

Präzisieren Sie gegebenenfalls die Aussagen durch Unterlagen, Belege, Nachweise.

Mahnungen, Tipps:

Finger weg von "Schönwetter-Vollmachten", die eher Statussymbole sind: Entweder erhält der Projektleiter die Vollmacht oder es werden Regelungen getroffen, wie vorzugehen ist, wenn die nicht erteilte Vollmacht eine Rolle spielen sollte.

Klären Sie, wer das Risiko aus Anscheins- und Duldungsvollmachten trägt, die entstehen, wenn gegenüber Dritten ein Verhalten erlaubt wird, das entsprechende Bevollmächtigungen erfordern würde, die aber nicht erteilt wurden.

Teilnehmerkreis:

1. Personen, die das Projekt, das Projektumfeld und die Betroffenen und Beteiligten sehr gut kennen.
2. Personen, die "ihre Pappenheimer" sehr gut kennen.
3. Personen, die Personalverantwortung tragen.
4. Personen mit ausreichenden juristischen Kenntnissen.

Thema Vollmachten vertiefen:

1. Rollen des Projektleiters: Projektleiter-Begriffe
   
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 36_036_000
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   
   Hierarchie im Unternehmen
   
   Verantwortung für das Projektmanagement: 36_036_000
   Verantwortung für den Rahmen des Projektmanagements: 70_036_000
   Grundsätze des Projektmanagements: 24_000_000
   Kultur und Struktur im Projektmanagement: 01_000_000
   Entscheidungen über die Aufträge: 03_310_000
   Entscheidungen: 07_700_000
   Auftrag, Ziele, Inhalte: 03_310_000
   Projektantrag, Projektauftrag: 07_710_000
   Projektphasen: 02_200_000
   Schnittstellen: 03_330_000
   Risikoträger: 36_200_000
   Projektorganisation: 31_000_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Projektleitung: 40_000_000
   Führung im Projekt: 41_000_000
   Projekterfolg: 15_000_000
   Partner: 70_000_000
   Ressourcen: 08_200_000
   Risikomanagement: 03_370_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Entscheidungen im Projektverlauf: 03_350_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Verhalten: 50_000_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   Vollmachten in Projekten
   Vollmachten des Projektleiters
   Vollmachten im Projektmanagement