Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

B. Schrittfolge 8: Den Auftrag für das Projektmanagement erteilen.

52. Weisungsrechte und Weisungspflichten des Projektmanagements festlegen.

Ziele:

1. Sicherstellung, dass im Projekt und für das Projekt die erforderlichen Entscheidungen getroffen werden.
2. Sicherstellung, dass die getroffenen Entscheidungen beachtet und eingehalten werden.
3. Sicherstellung, dass die Entscheidungen auf Fach- und Sachkompetenz beruhen.
4. Ermöglichung von kurzen Entscheidungswegen.
5. Sicherstellung von notwendigen und rechtzeitigen Abstimmungen.
6. Sicherstellung, dass die notwendigen Entscheidungskonflikte rechtzeitig eingegangen werden.
7. Sicherstellung, dass die erforderlichen Entscheidungen eingefordert und gegebenenfalls erzwungen werden.
8. Sicherstellung der Verlässlichkeit für die Personen, die sich auf die Entscheidungen und Weisungen verlassen.
9. Sicherstellung der Freiheit bzw. Unwirksamkeit von unerwünschten Einflussnahmen auf das  Projekt und das Projektmanagement.

Anleitung:

1. Ermitteln Sie, welche Art von Weisungen im Projekt und im Projektmanagement voraussichtlich erforderlich sein werden, z.B.

   1. fachliche Weisungen,
   2. Weisungen über Verfügung oder Umgang mit Ressourcen,
   3. Weisungen bezüglich Vorgehen, Arbeitsformen, Methoden,
   4. Weisungen bezüglich Zeiten, Termine, Fälligkeiten,
   5. Weisungen bezüglich Verhalten, Umgang, Verantwortung, Rechenschaft,
   6. Weisungen arbeitsrechtlicher Art.
      
2. Ermitteln Sie, wer üblicherweise die jeweiligen Weisungen erteilt.
3. Ermitteln Sie, welche Weisungsrechte an den Projektleiter übertragen werden müssen, damit er entscheidungsfähig und durchsetzungsfähig wird bzw. ist und bleibt.
4. Ermitteln Sie, welche Weisungsrechte dem Projektleiter verboten werden, damit die erforderlichen Abstimmungen und Klärungen sowie Entscheidungen und Weisungen durch die verantwortlichen Führungs- und Fachkräfte erfolgen (müssen und können).
5. Ermitteln Sie die Wege und legen Sie die Regeln und Spielregeln gegebenenfalls fest, die einzuhalten sind, wenn Weisungen "von unten" an hierarchisch höher stehende Personen und Organisationen erteilt und durchgesetzt werden müssen.
6. Ermitteln und entscheiden Sie, welche organisatorischen Maßnahmen erforderlich sind, um die entscheidenden Personen im Projekt und außerhalb jeweils rechtzeitig zusammenzubringen, z.B. Formen, Termine der Regelkommunikation.
7. Legen Sie das Vorgehen fest, wenn Weisungen nicht erteilt, nicht rechtzeitig oder vollständig oder missverständlich erteilt, verweigert, nicht beachtet oder eigenmächtig modifiziert werden.
8. Ermitteln und legen Sie die Warnsignale für notwendige Weisungen und Weisungskonflikte fest.

Präzisieren Sie gegebenenfalls die Aussagen durch Unterlagen, Belege, Nachweise.

Mahnungen, Tipps:

Die Weisungsrechte und Weisungspflichten bilden die Schnittstelle zwischen Menschlichem, Allzumenschlichem, Macht, Verantwortung, Dynamik und Organisation. Es erweist sich in der Regel als sehr, sehr hilfreich, sich über die Weisungsrechte zu verständigen und sie festzulegen, BEVOR sie überhaupt eine Rolle spielen (können): Die Konflikte um Macht und Einfluss werden so frühzeitig möglich und können bearbeitet und so gelöst werden, dass sie im Projekt und im Projektmanagement weniger stören.

Sind die Weisungsrechte des Projektleiters zu groß, wird er früher oder später ausgebremst; sind sie zu klein, kann sich der Projektleiter möglicherweise nicht durchsetzen oder wird zwischen den Interessen zerrieben.

Das Projektmanagement ist ein Teil des allgemeinen betrieblichen Geschehens und muss deshalb in dieses verantwortlich eingebunden werden bzw. sein und bleiben.

Die Überlegungen und Entscheidungen können analog auch für Teilprojekte, Arbeitspakete, Objekte, Aufträge im Projekt und im Projektmanagement erforderlich sein bzw. für einzelne Phasen oder Arbeitsschritte.

Teilnehmerkreis:

1. Personen mit bester Kenntnis der Organisation und der Führungskräfte sowie der fachlichen und persönlichen Kompetenzen der Führungskräfte, Experten und künftigen Projektleiter.
2. Personen, die für die strukturelle Organisation des Unternehmens verantwortlich sind.
3. Personen, die für die Personen verantwortlich sind, die für das Projektmanagement eingesetzt werden sollen.
   (Der Kreis der Planenden sollte so klein wie möglich sein.)

Thema Weisungsrechte und Weisungspflichten festlegen:

1. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 36_036_000
   
2. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   
   Hierarchie im Unternehmen
   Episteme im Projektmanagement: 99_020_000
   Verantwortung für die Episteme im Projektmanagement: 70_099_020
   Grundlagen des Projektmanagements: 99_030_000
   Projektorganisation: 31_000_000
   Koordination der Verantwortung für die Projektorganisation: 70_031_000
   Risikomanagement: 03_370_000
   Koordination der Verantwortung für Verträge und Vereinbarungen: 70_670_000
   Koordination der Warnsignale: 70_660_000
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Weisungsrechte in Projekten
   Weisungspflichten in Projekten
   Weisungsrechte und Weisungspflichten des Projektmanagements