Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

B. Schrittfolge 8: Den Auftrag für das Projektmanagement erteilen.

48. Dokumentation festlegen.

Ziele:

1. Sicherstellung der notwendigen und ausreichenden Dokumentation des Projekts.
2. Sicherstellung der notwendigen und ausreichenden Dokumentation des Projektmanagements.
3. Sicherstellung einer aufwandsarmen Dokumentation.
4. Sicherstellung der Erstellung der notwendigen Nachweise und Unterlagen für Dritte

Anleitung:

1. Ermitteln Sie, ob für das Projekt erforderlich sind:
   1. eine Projektdokumentation,
   2. eine Ergebnisdokumentation
   3. eine Dokumentation des Projektmanagements,
   4. eine Dokumentation des Qualitätsmanagements.
      
2. Ermitteln Sie, ob für das Projektmanagement erforderlich sind:
   1. eine Dokumentation des Projektmanagements (Tun, Unterlassen, Entscheidungen)
   2. eine Dokumentation des Risikomanagements,
   3. eine Dokumentation des Vertragsmanagements,
   4. eine Dokumentation der Führungsmaßnahmen.
      
3. Ermitteln Sie, ob für die Produkte und Ergebnisse des Projekts und des Projektmanagements erforderlich sind:
   1. Produktbeschreibungen,
   2. Installationsanleitungen,
   3. Betriebsanleitungen,
   4. Service- und Wartungsanleitungen,
   5. Nummernlisten, Artikellisten zur Ersatzbestellung,
   6. Sicherheitshinweise,
   7. Anleitungen für Einweisungen, Schulung, Training.
      
4. Legen Sie fest, wer für welche Dokumentationen verantwortlich ist.
5. Legen Sie fest, wie die Protokollanten in die Informationsprozesse einbezogen werden.
6. Legen Sie die Methoden, Vorlagen, Checklisten und anderen Formen fest, die für die Dokumentationen einzuhalten sind.
7. Kalkulieren Sie den Kapazitätsbedarf (personellen Aufwand für die Dokumentationen).
8. Kalkulieren Sie die Kosten der Dokumentationen.
9. Ermitteln Sie die Kostenträger der Dokumentationen und vereinbaren Sie die Bereitstellung der Mittel.
10. Legen Sie die Art und Weise des Datenschutzes und der Datensicherheit fest:
    1. Zugangsrechte,
    2. Stillschweigevereinbarungen.
11. Legen Sie fest, wer welche Dokumentationen ganz oder teilweise bzw. auszugsweise oder vorab erhalten darf und auf welchem Wege dies zu geschehen hat.
12. Legen Sie fest, wer die Dokumentationen prüft und abnimmt.

Präzisieren Sie gegebenenfalls die Aussagen durch Unterlagen, Belege, Nachweise.

Mahnungen, Tipps:

Dokumentieren kann nur, wer Bescheid weiß und dabei war und weiß, worauf es ankommt.

Nicht alles, was papierfähig ist, ist auch protokollwürdig: Die Dokumentationen sollten knapp gehalten und aussagefähig sein.

Die Dokumentationen sind im Zweifelsfall ein Beweismittel für Tun und Unterlassen vor Gericht.

Die Dokumentation des Projektmanagements kann für verschiedene Zielgruppen in unterschiedlicher Art und Weise erforderlich sein, sowohl inhaltlich als auch sprachlich.

Werden nach dem Projektabschluss die Dokumentationen ausgewertet, ergeben sich daraus meistens viele wertvolle Erkenntnisse für künftige Projekte.

Teilnehmerkreis:

1. Projektleiter,
2. Experten der jeweiligen Fachgebiete,
3. Verantwortliche für das Projektoffice bzw. für die Projektmanagement-unterstützung (PMU).
4. künftige Protokollanten (Hilfskräfte).

Thema Dokumentation des Projektmanagements festlegen vertiefen:

1. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix:
    
2. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   
   Produkt- und Dokumentation des Projektmanagements: 07_750_000
   Methoden: 60_000_000
   Dokumentation: 14_000_000
   Berichtswesen: 13_000_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_640_000
   Checklisten: 06_630_000
   Pflichtenheft: 07_730_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Risikomanagement: 03_370_000
   Konfliktmanagement: 03_370_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Pflege und Wartung: 02_200_295
   Kontrolle: 11_000_000
   Termine, Zeiten: 16_000_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Verhalten: 50_000_000
   Projekterfolg: 15_000_000
   Aktuelle Stände: 17_000_000
   Projektende: 02_200_270
   Abschlussbericht: 07_760_000
   Realisierung Projektnutzen: 02_200_290
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Dokumentationen in Projekten