Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

B. Schrittfolge 8: Den Auftrag für das Projektmanagement erteilen.

47. Besprechungsberichte festlegen.

Ziele:

1. Festlegung, wie sichergestellt wird, dass die Inhalte der Besprechungen festgehalten werden und für das weitere Projektmanagement zur Verfügung stehen.
2. Festlegung, wer welche Besprechungsbericht erhält.
3. Begrenzung des Bürokratismus und des Formalismus in Projekten und im Projektmanagement.
4. Sicherung der sicheren und richtigen Übermittlung des jeweils Besprochenen.

Anleitung:

1. Besprechungsberichte für Arbeitsbesprechungen festlegen:
   1. Erlauben Sie Handzettel, persönliche Notizen, "Schmierzettel" für Besprechungen.
   2. Erlauben Sie Kopien von den "persönlichen" Notizen und deren unmittelbaren Verteilung an die Gesprächspartner.
   3. Treffen Sie die grundsätzliche und gegebenenfalls jeweils individuelle Vereinbarung mit den Gesprächspartnern, dass die Inhalt auf den "persönlichen" (handschriftlichen) Notizen verbindlich sind, wenn sie ausgetauscht werden.
2. formelle Besprechungsberichte festlegen:
   1. Legen Sie eine standardisierte Form der Dokumentation der Ergebnisse von Besprechungen fest.
   2. Legen Sie eine Dokumentenvorlage an, die jederzeit zur Verfügung steht und alle wiederkehrenden Daten von Besprechungen enthält (Projekt, Teilnehmer, Thema, Ort, Termin, Beginn, Ende,...)
   3. Legen Sie Verteiler fest.
      Halten Sie die Verteiler klein.
   4. Legen Sie fest, wie in Besprechungen protokolliert wird und wer die "offizielle" Besprechungsberichte anfertigt.
3. Datenschutz und Datensicherheit sichern:
   1. Legen Sie fest, auf welchem Wege die Besprechungsberichte weitergegeben werden dürfen.
   2. Legen Sie die Sicherungsverfahren fest (Nutzerkreise, Datenkreise, Passwörter).
   3. Stellen Sie sicher, dass Dritte niemals Besprechungsberichte erhalten über Besprechungen, an welchen sie nicht selbst teilgenommen haben. Das gilt auch für Berater, Trainer, Lieferanten, Partner, Subunternehmer.
4. Legen Sie die Formen für die Besprechungsberichte als Bedingungen für das Projektmanagement fest.

Präzisieren Sie gegebenenfalls die Aussagen durch Unterlagen, Belege, Nachweise.

Mahnungen, Tipps:

In der Praxis untauglich erweisen sich alle Formen, die einen Zusatzaufwand erfordern, um die Berichte lesen zu können. Das gilt auch für das *.pdf-Format.

Halten Sie die Verteiler klein. Die Weitergabe von Besprechungsberichten dient weniger der Entsorgung, sondern der zielgerichteten Information von Personen, die es angeht. Wen es nichts angeht, sollte auch keine Besprechungsberichte erhalten.

Streichen Sie eher frühzeitig als zu spät Personen aus den Verteilerlisten, die für das weitere Projekt nicht mehr beitragen können, sollen, dürfen oder müssen.

Teilnehmerkreis:

1. Personen, die Leistungen des (Projekt-) Managements bestimmen und einschätzen können.
2. Personen, die das Projekt, das Projektumfeld und die Betroffenen und Beteiligten sehr gut kennen und einschätzen können, welche Leistungen vom Projektmanagement abgefordert werden, wenn das Projekt Erfolg haben soll.

Thema Besprechungsberichte vertiefen:

1. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix:
    
2. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   
   Berichtswesen: 13_000_000
   Formblätter: 06_640_000
   Notizen: 19_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Dokumentation: 14_000_000
   Produkt- und Projektdokumentation: 07_750_000
   Kontrolle: 11_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Termine, Zeiten: 16_000_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Verhalten: 50_000_000
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Besprechungsbericht,
   Protokollierung von Arbeitsbesprechungen im Projektmanagement