Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

B. Schrittfolge 8: Den Auftrag für das Projektmanagement erteilen.

54. Ausstattung des Projektmanagements festlegen.

Ziele:

1. Projektmanagement mit dem Notwendigen ausstatten.
2. Sicherstellung der Funktionstüchtigkeit und Verfügbarkeit der Betriebsmittel.
3. Sicherstellung des ungestörten Arbeitens des Projektmanagements.

Anleitung:

1. Ermitteln Sie die erforderliche technische Ausstattung des Projektmanagements
   (Büroeinrichtung, Telefon, Rechner, Laptop, Kommunikationsmittel,...)

2. Ermitteln Sie die erforderlichen Ausstattungen an Software, Groupware, Medien.

3. Ermitteln Sie den Bedarf an spezieller Projektmanagementsoftware.

4. Legen Sie die Bedingungen fest, die eine Projektmanagementsoftware erfüllen muss (Kompatibilität, Nutzung vorhandener Daten, Datenschutz, Vertraulichkeit, Speicherorte,...)

5. Ermitteln Sie die erforderliche Ausstattung mit Gebrauchs- und Verbrauchsmaterial.
6. Ermitteln Sie die erforderliche Ausstattung an Fuhrpark.
7. Ermitteln Sie die erforderlichen Bereitstellungen von Parkplätzen.
8. Ermitteln Sie die erforderlichen Zugangsrechte zu Räumen, Gebäuden, Werksteilen.
9. Ermitteln Sie die erforderlichen Zugangsrechte zu Daten.
10. Ermitteln Sie die erforderlichen Genehmigungen, Verträge und Vereinbarungen.
11. Verlassen Sie die erforderlichen Entscheidungen, Regelungen und Vereinbarungen.
12. Ermitteln Sie die Anforderungen an das Beschaffungswesen für das Projekt und das Projektmanagement.
13. Ermitteln Sie die erforderlichen Änderungen, Regelungen, Abläufe, damit die Beschaffungen so erfolgen, wie es das Projekt bzw. das Projektmanagement erfordert.
14. Ermitteln Sie den Bedarf an notwendigen Einweisungen, Anweisungen und Einarbeitungen in die zweckdienliche Nutzung der Hilfsmittel.

Präzisieren Sie gegebenenfalls die Aussagen durch Unterlagen, Belege, Nachweise.

Mahnungen, Tipps:

Projekte sind meistens wenig geeignet, sich auch noch in neue Hilfsmittel, Methoden, Techniken und Verfahren einzuarbeiten: Die gewohnten Routinen setzen sich spätestens in Stresssituationen durch. Die Einweisungen und Einarbeitungen sowie Übungen in Neuerungen sollten deshalb vor dem Projektstart erfolgen.

In Projekten muss vielmals "Kleinkram" erstmalig oder einmalig beschafft werden, für welche oftmals die Beschaffungsroutinen fehlen oder zu langsam sind.

"Allgemein übliche" Hilfsmittel und Ausstattungen können sich für das Projekt bzw. das Projektmanagement als ungeeignet erweisen. Andererseits ist ein Projekt kein hinreichender Grund, Bewährtes neu erfinden zu wollen. Insbesondere ist Vorsicht angebracht, wenn neue Projektmanagement-Software verlangt oder vorgesehen ist und gleichzeitig die bereits vorhandenen Werkzeuge kaum genutzt werden.

Das Projektmanagement ist ein Teil des allgemeinen betrieblichen Geschehens und muss deshalb in dieses verantwortlich eingebunden werden bzw. sein und bleiben.

Die Überlegungen und Entscheidungen können analog auch für Teilprojekte, Arbeitspakete, Objekte, Aufträge im Projekt und im Projektmanagement erforderlich sein bzw. für einzelne Phasen oder Arbeitsschritte.

Teilnehmerkreis:

1. Personen mit bester Kenntnis der Organisation und der Führungskräfte sowie der fachlichen und persönlichen Kompetenzen der Führungskräfte, Experten und künftigen Projektleiter.
2. Personen, die für die strukturelle Organisation des Unternehmens verantwortlich sind.
3. Personen des Beschaffungswesens.
4. Personen, die für die Personen verantwortlich sind, die für das Projektmanagement eingesetzt werden sollen.
   (Der Kreis der Planenden sollte so klein wie möglich sein.)

Thema Ausstattungen des Projektmanagements festlegen:

1. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 36_036_000
2. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   
   Hierarchie im Unternehmen
   Episteme im Projektmanagement: 99_020_000
   Grundlagen des Projektmanagements: 99_030_000
   Projektorganisation: 31_000_000
   Koordination der Verantwortung für die Projektorganisation: 70_031_000
   Risikomanagement: 03_370_000
   Koordination der Verantwortung für Verträge und Vereinbarungen: 70_670_000
   Koordination der Warnsignale: 70_660_000
   Infos, Nützliches: 19_500_000
   Dienstleistungen: 03_360_000
   Kleine Helferlein: 06_610_000
   Methoden: 60_000_000
   Orte: 08_100_000
   Ressourcen: 08_200_000
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Ausstattung des Projektmanagements