Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

B. Schrittfolge 8: Den Auftrag für das Projektmanagement erteilen.

49. Organisation des Projektmanagements festlegen.

Ziele:

1. Herstellung und Sicherung einer eigenen Identität als Organisationseinheit.
2. Organisationseinheit "Projektmanagement" von der übrigen Organisation absondern.
3. Ermöglichung und Sicherung der Eigendynamik des Projektmanagements.
4. Festlegung des formalen Rahmens für die Organisation des Projektmanagements.

Anleitung:

1. Geben Sie dem Projekt eine formale Existenz und Identität

   1. Geben Sie dem Projekt einen gefälligen, kurzen Namen.
   2. Geben Sie dem Projekt eine Projektnummer (Abrechnungsnummer).
   3. Benennen Sie die Postadresse für das Projekt.
      
2. Legen Sie die formale Struktur des Projektmanagements fest, z.B.
   
   1. Gründung einer eigenen Firma / Organisation bzw. eines Tochterunternehmens, eines Joint Ventures oder einer Kooperationsgesellschaft, oder
   2. Bildung einer eigenen Organisationseinheit (Abteilung, Filiale, Werk, Niederlassung, Funktionsbereich...), oder
   3. Bildung einer temporären Organisationseinheit ("Projekt", Projektgruppe), oder
   4. Bildung einer situativen Organisation (Arbeitsgruppe, "Kümmerer"), oder
   5. Beauftragung einer Organisationseinheit oder Person mit dem gesamten Projekt, oder
   6. Integration des Projekts in den laufenden Leistungsprozess als "Sonderaufgabe", oder
   7. Delegation / Beauftragung des gesamten Projekts an Dritte,
      oder
   8. Unterbindung einer eigenen formale Organisation, weil das Projekt wegen den geringen Anforderungen an das Projektmanagement keine eigene formale Organisation bedarf: Deklaration des "Projekts" als eine Schwerpunktaufgabe einer Person.
      
3. Legen Sie die Zeitstruktur für das Projektmanagement fest, z.B.
   
   1. Beginn und Ende der Bereitstellung von Personal für das Projektmanagement,
   2. Dauer des Einsatzes des Projektpersonals,
   3. Einsatzzeiten und
   4. Bereithaltungszeiten.
      
4. Legen Sie die Raumstruktur für das Projektmanagement fest, z.B.
   
   1. Büro,
   2. Arbeitsorte, Leistungsorte
      
5. Legen Sie die Art und Weise der Bereitstellung, Verfügung und Nutzung der Mittel für das Projektmanagement fest, z.B.
   
   1. Nutzung oder Ausschluss der Nutzung der vorhandenen Betriebsmittel für das Projekt (Maschinen, Rechner, Fuhrpark...)
   2. Bereitstellung und Verfügbarkeit über Verbrauchsmaterial aller Art für das Projektmanagement,
   3. Nutzung oder Ausschluss der Nutzung der üblichen Routinen der Kommunikation, Information, Entscheidungsbildung, Abstimmungen usw.
   4. Integration oder Ausschluss von den laufenden Finanzierungsmitteln.

Präzisieren Sie gegebenenfalls die Aussagen durch Unterlagen, Belege, Nachweise.

Mahnungen, Tipps:

Das Projektmanagement muss sich organisieren können und wird das in jenem Rahmen tun, der ihm bereitgestellt wird.

Ist der Rahmen zu groß dimensioniert, wird das Projektmanagement alsbald ihn mit administrativen Aufgaben "ausfüllen". Ist er zu klein, wird das Projektmanagement entweder dilettantisch oder es nimmt sich die erforderlichen Ressourcen (Überstunden, Liegen-Lassen von anderen Aufgaben).

Der erforderliche Rahmen wechselt im Projektfortschritt.

Die Überlegungen und Entscheidungen können analog auch für Teilprojekte, Arbeitspakete, Objekte, Aufträge im Projekt und im Projektmanagement erforderlich sein bzw. für einzelne Phasen oder Arbeitsschritte.

Teilnehmerkreis:

1. Personen mit bester Kenntnis der Organisation und der Führungskräfte sowie der strategischen oder wichtigsten Ziele des Unternehmens bzw. der Organisation.
2. Personen, die für die strukturelle Organisation des Unternehmens verantwortlich sind.
3. Personen, die für die Personen verantwortlich sind, die für das Projektmanagement eingesetzt werden sollen.
   (Der Kreis der Planenden sollte so klein wie möglich sein.)

Thema Organisation des Projektmanagements festlegen:

1. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 36_036_000
   
2. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   
   Hierarchie im Unternehmen
   Episteme im Projektmanagement: 99_020_000
   Verantwortung für die Episteme im Projektmanagement: 70_099_020
   Grundlagen des Projektmanagements: 99_030_000
   Projektorganisation: 31_000_000
   Koordination der Verantwortung für die Projektorganisation: 70_031_000
   Risikomanagement: 03_370_000
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Organisation des Projektmanagements,
   Projektorganisation