Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

B. Schrittfolge 8: Den Auftrag für das Projektmanagement erteilen.

53. Informationsrechte, Auskunftsrechte und Informationspflichten festlegen.

Ziele:

1. Sicherstellung der Verfügbarkeit über die Informationen für das Projektmanagement.
2. Sicherstellung der Informierung über das Projekt und das Projektmanagement.
3. Sicherstellung der Vertraulichkeit der Informationen (Schutz der Informationen, Datenschutz).
4. Sicherstellung der Wahrung der Betriebsgeheimnisse.
5. Abwehr von Neugier, Spionage und Sabotage.
6. Ermittlung der Anforderungen an die Kommunikatur (Architektur der Kommunikation und Information).
7. Ermittlung der Grundlagen für die Entscheidungen über die Strukturierung der Daten, Informationen und des Wissens.

Anleitung:

1. Informierung des Projektmanagements

   1. Ermitteln Sie, über welche Informationen das Projektmanagement (voraussichtlich) verfügen können muss.
   2. Ermitteln Sie die Eigner der Informationen.
   3. Ermitteln Sie die Art und Weise, wie die Informationen vorliegen.
   4. Ermitteln Sie die Form der Informationen, die das Projektmanagement benötigt.
   5. Ermitteln Sie die Art und Weise der Informierung des Projektmanagements in der richtigen Art und Weise und zum richtigen Zeitpunkt.
   6. Ermitteln Sie die notwendigen Regeln, Spielregeln, Weisungen, Organisationsmaßnahmen, Methoden, Zugriffsrechte.
      
2. Informierung durch das Projektmanagement
   1. Ermitteln Sie, wer vom Projektmanagement zu welchen Zeiten über welche Informationen informiert werden muss.
   2. Ermitteln Sie die Art und Weise, wann und wie und bei wem die Informationen im Projektmanagement anfallen.
   3. Ermitteln Sie die Form, in welche die Informationen durch das Projektmanagement aufzubereiten sind.
   4. Ermitteln Sie die Art und Weise der Informierung durch das Projektmanagement.
   5. Ermitteln Sie die Schwachstellen für Einsichtnahme, Kenntnisnahme, Verfügung über die Informationen durch unbefugte Dritte.
   6. Ermitteln Sie die erforderlichen Maßnahmen zum Datenschutz, zur Datensicherheit und zur vertraulichen Kommunikation und Information.
      
3. Auskunftsrechte und Auskunftspflichten
   1. Ermitteln Sie, welche Personen angewiesen werden müssen, dem Projektmanagement auf Verlangen die geforderten Informationen zur Verfügung zu stellen.
   2. Ermitteln Sie und legen Sie fest, wer vom Projektmanagement welche Informationen erhalten darf.
   3. Ermitteln und legen Sie fest, wie die Informierungsprozess gestaltet wird, wenn hierarchische Grenzen oder Organisationsgrenzen überschritten werden.
      
4. Abwehr von unbefugten Dritten
   1. Ermitteln Sie, ob die üblichen Routinen der Information und Kommunikation genutzt werden können.
   2. Ermitteln Sie die Schwachstellen, an welchen unbefugte Dritte zufällig oder routinemäßig Informationen erhalten können, die sie nichts angehen.
   3. Ermitteln Sie, welche persönlichen, strukturellen, methodischen und organisatorische Maßnahmen erforderlich sind, damit die Vertraulichkeit des Informations- und Kommunikationsprozesses gesichert wird.

Präzisieren Sie gegebenenfalls die Aussagen durch Unterlagen, Belege, Nachweise.

Mahnungen, Tipps:

Informationen sind zunächst Holschuld - aber nur, wenn bekannt ist, dass es Informationen gibt. Ansonsten sind Informationen eine Bringschuld.

Information hat mehr mit "In-Kenntnis-setzen", "Einweihen", "Unterrichten", "Auf-dem-Laufenden-halten" zu tun als mit der Bereitstellung oder Übersendung oder Überlassung von Daten und Dokumenten.

Das Projektmanagement ist ein Teil des allgemeinen betrieblichen Geschehens und muss deshalb in dieses verantwortlich eingebunden werden bzw. sein und bleiben.

Die Überlegungen und Entscheidungen können analog auch für Teilprojekte, Arbeitspakete, Objekte, Aufträge im Projekt und im Projektmanagement erforderlich sein bzw. für einzelne Phasen oder Arbeitsschritte.

Teilnehmerkreis:

1. Personen mit bester Kenntnis der Organisation und der Führungskräfte sowie der fachlichen und persönlichen Kompetenzen der Führungskräfte, Experten und künftigen Projektleiter.
2. Personen, die für die strukturelle Organisation des Unternehmens verantwortlich sind.
3. Personen mit soliden Kenntnissen des Informationsmanagements.
   (Der Kreis der Planenden sollte so klein wie möglich sein.)

Thema Informationsrechte, Auskunftsrechte, Informationspflichten festlegen:

1. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 36_036_000
   
2. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   
   Hierarchie im Unternehmen
   Episteme im Projektmanagement: 99_020_000
   Grundlagen des Projektmanagements: 99_030_000
   Projektorganisation: 31_000_000
   Risikomanagement: 03_370_000
   Aktuelle Stände: 17_000_000
   Infos, Nützliches: 19_500_000
   Dienstleistungen: 03_360_000
   Kleine Helferlein: 06_610_000
   Koordination der Warnsignale: 70_660_000
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Informationsrechte im Projekt,
   Informationspflichten im Projekt
   Informationsrechte im Projektmanagement
   Informationspflichten im Projektmanagement