Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 108: Grauzonen feststellen und gestalten.

Es geht um die unbewussten, unbekannten, unkonkreten, vermutlichen, tatsächlichen, konstruierte, tabuisierte, übliche und unberührten Zonen der Übergänge zu anderen Zonen.

Die Grauzonen können attraktiv oder gefährlich erscheinen.

Grauzonen bilden sich (immer wieder) z.B. bei:

1. Zeiten, Terminen, Zeitfenstern, Zeitpunkten,
2. Orten,
3. Kompetenzen,
4. Verantwortungen, Verantwortlichkeiten,
5. Zuständigkeiten,
6. Vorgehen,
7. Regeln, Spielregeln,
8. Erlaubnissen, Geboten, Verboten,
9. Auflagen, Rahmen und Bedingungen,
10. Verhalten und Handlungen.

Ziele:

1. Klare Abgrenzungen und Begrenzungen der Verantwortungen des Projektmanagements.
2. Klärungen der Verantwortungen für die erkannten Grauzonen im Projekt und im Projektmanagement.
3. Klärungen, Festlegungen und Vereinbarungen zum Umgang mit Grauzonen.
4. Klärungen, Festlegungen und Vereinbarungen zum Verhalten in Grauzonen.
5. Aufmerksamkeit und Wahrnehmung von Überlappungen, Lücken.
6. Früherkennung von Fehlannahmen, Täuschungen, Fixierungen, Glaube, Aberglaube, Zuschreibungen, Unterstellungen und beliebigen Setzungen.
7. Früherkennung und Beachtung von Ungeregeltem, nicht regulierbaren, unbekannten und des Neuen.
8. Akzeptanz des Denken, Planens, Entscheidens, Handelns und Verhaltens "nach bestem Wissen und Gewissen".
9. Einforderung der Verantwortung für Entscheiden, Handeln und Verhalten "wider besseres Wissen".
10. Aufmerksamkeit und Beachtung der "schwachen Signale" für Änderungen und Veränderungen.

Anleitungen:

1. Dokumentieren Sie die Informationsquellen der Daten und Fakten, die Sie für Ihr Denken, Planen, Entscheiden, Handeln und Verhalten zu Grunde legen.
2. Dokumentieren Sie die Annahmen, die sie bei fehlenden Informationen an die Stelle der Informationen, Daten und Fakten setzen.
3. Begründen Sie die gemachten Annahmen.
4. Legen Sie die Anzeichen, Merkmale und Signale fest, welche Ihre Annahmen bestätigen (können).
5. Legen Sie die Anzeichen, Merkmale und Signale fest, welche als Hinweis gelten können, dass die Annahmen falsch oder unrealistisch sind.
6. Legen Sie fest, wann und wie Sie die Annahmen überprüfen.
7. Legen Sie die Regeln und Spielregeln fest, wie mit Unsicherheiten, Unbekanntem und bisher (noch) nicht Dagewesenen umgegangen wird (werden kann, darf, soll, muss).
8. Legen Sie das Verfahren fest, wie mit Informationen, Daten und Fakten umgegangen wird, welche die bisherigen Annahmen überflüssig machen, ersetzen oder bestätigen.
9. Legen Sie fest und vereinbaren Sie die Regeln und Spielregeln, wie Entscheidungen eingefordert, getroffen und durchgesetzt werden, welche Gebiete betreffen, die in den Grauzonen liegen.
10. Machen Sie sich bewusst, welche Grauzonen Sie für sich selbst unbedingt erhalten (wollen, können, dürfen, müssen). Behalten Sie die Erkenntnisse für sich.

Mahnungen:

Fehlende Daten und Fakten werden durch Annahmen ersetzt. Manchmal geschieht es auch aus Bequemlichkeit.

Die Annahmen sind in der Regel unüberprüfbar. (Eine Prüfbarkeit wurde ja die Grauzonen in klar abgegrenzte und behandelbare Gebiete auflösen.)

Streit, Besserwisserei und Rechthaberei bezüglich Annahmen sind beliebt und ein Teil der alltäglichen Aufgeregtheiten. Was wirklich niemand besser wissen kann, wird durch allerlei Mittel wie Gutachten, Berufung auf Autoritäten, Traditionen, Gewohnheiten so lange streitig verhandelt, bis die Annahme entweder keine Rolle mehr spielt oder eine "Einigung" erfolgt, welche dann als gemeinsam getragene Annahme verwendet wird (werden kann, darf, soll, muss). Richtiger oder falscher werden sie damit in der Regel nicht. Sie erfüllen jedoch die Legitimationsfunktion für die beteiligten Personen.

Annahmen entwickeln ein Eigenleben. "Unumstößliche" Annahmen werden zu Glaubenssätzen, Überzeugungen, Vorschriften, Regeln, Spielregeln, Geboten, Verboten, Spekulationen, Wetten, Verhaltensmuster und Gesetzen. Mitunter werden hierfür eigens Strukturen geschaffen, welche die Legitimationsfunktion der Annahme sichern, in dem sie "für die Richtigkeit" stehen (sollen, dürfen, können, müssen).

Durch sich selbst erfüllende Prophezeiungen (Annahmen) entfalten die Annahmen oftmals eine Wirkung wie reale Tatsachen. Die reale Tatsache besteht jedoch manchmal nur aus der Annahme selbst.

Werden häufige Annahmen graphisch dargestellt, gehen die möglicherweise unhaltbaren Annahmen im Schaubild verloren: Die Charts, Tabellen und Trenddarstellungen suggerieren eine Information, die selbst dann glaubwürdig oder zumindest plausibel erscheint, wenn bekannt ist, dass die Datengrundlage beliebig oder willkürlich ist oder mit bestimmten Absichten ausgewählt wurde. Die Manipulationen werden häufig nicht (mehr) erkannt. Mitunter will es auch niemand tatsächlich genauer wissen, was wahr, unwahr, tragfähig und verlässlich ist.

Grauzonen werden durch Gedankenblitze, Eingebungen, Erkenntnisse, Beobachtungen, Erkundungen, Experimente, Versuch und Irrtum erschlossen und gleichzeitig aufgehoben: Besser: Die Grenzen der Grauzonen werden verschoben. Als Grauzone erscheint "plötzlich" etwas anderes.

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die "Projektleiter" ist.

Thema Reife vertiefen:

1. VPMA Virtuelle Projektmanagement Akademie
   
   
2. Übersicht über die Komponenten der Reife:
   Projektmatrix: 90_000_000
   Meilensteine 02_200_100
   Projektphasen 02_000_000
   Prozesse 03_000_000
   Projekt- und Phasenplanung 05_500_000
   Phasenablauf 04_400_000
   Schnittstellen  99_100_000
   Verträge und Vereinbarungen 06_670_000
   Berichtswesen 13_000_000
   Führung, Kontrolle, Controlling und Überwachung des Projektfortschritts 99_160_000
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   operatives Projektmanagement
   Umsetzungsreife
   Verträge und Vereinbarungen
   Rechtliches in Projekten und im Projektmanagement