Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schrittfolge 40: Anleitungen zu den Abnahmen und Übergaben.

Es geht um den Übergang der Verantwortung und Haftung für Gewährleistungen.

Es geht um den Gefahrenübergang.

Es geht um den Übergang der Verantwortungen für Pflege und Wartung.

Es geht um den Übergang der Verantwortung für den bestimmungsgemäßen Gebrauch und Einsatz.

Es geht um die Verpflichtung zur Erfüllung der Projektziele durch die Übernehmenden.

Ziele:

1. Sicherung der Anerkennung und Vergütung der Leistungen, der Produkte und des Eingebrachten.
2. Sicherung der Haftung für Mängel, die erst nach der Übergabe festgestellt werden (können).
3. Sicherstellung der Haftung für die Nichteinhaltung von Zusagen, Zusicherungen und Garantien.
4. Sicherstellung des sachkundigen und fachkundigen weiteren Umgangs mit dem Übergebenen / Übernommenen.
5. Schutz vor zufälligen oder absichtlichen Störungen, Zerstörungen und anderen unerwünschten Änderungen und Veränderungen.
6. Sicherstellung, dass die Verantwortung für die Stände, Zustände und Ergebnisse von den bisher und künftigen Verantwortlichen übernommen wird, bestehen bleibt oder notfalls (wieder) eingefordert und hergestellt wird.
7. Sicherstellung, dass die Anforderungen an das zu Übergebende nicht unmittelbar vor der Übernahme erhöht werden.
8. Sicherstellung, dass bestehende Mängel, Unerledigtes und noch nicht Erreichtes von den Übergebenden offengelegt wird.
9. Sicherstellung und Erhaltung der gemeinsamen Verantwortung der Übergebenden und Übernehmenden für die Folgen der weiteren Verwendung des Übergebenen im Projekt und im Projektmanagement.
10. Sicherstellung eines ungestörten und geregelten Ablaufs der Übergabe und Übernahme.

Anleitungen:

1. Ermitteln, stellen Sie fest und vereinbaren Sie, wer formal zuständig und verantwortlich für die Übergabe / Annahme ist.
2. Ermitteln, stellen Sie fest und vereinbaren Sie die Rahmenbedingungen für die Übergabe / Annahme wie Zeitpunkt und Ort.
3. Ermitteln Sie die Art und Weise, wie Sie Ihre bisherigen Ansprechpartner über die Änderungen informieren.
4. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, welches "Zubehör" jeweils mit zu übergeben ist.
5. Ermitteln, legen Sie fest und stellen Sie die Art und Weise fest, wie erforderliche Prüfungen vor der Übergabe, während der Übergabe und nach der Annahme erfolgen (müssen, können, dürfen).
6. Ermitteln Sie, legen Sie fest und vereinbaren Sie die Art und Weise, wie die ordnungsgemäße Übertragung festgehalten, formell bestätigt und dokumentiert, "quittiert" wird (werden kann, darf, muss).
7. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, wie die z.B. zu übergebenden Produkte vom Herstellungsort an den Übergabeort oder gleich zum Einsatzort verbracht werden (dürfen, können, müssen).
8. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, wer das Risiko und die Kosten für den Transport trägt und wie die Risiken bei einem Schadensfall vermindert, vermieden oder zumindest versichert werden (dürfen, können, müssen).
9. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie das Verfahren, wenn die Übergabe oder die Übernahme nicht (mehr) gewünscht, erforderlich oder nicht mehr möglich werden.
10. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie die Art und Weise, wie sich die verantwortlichen Personen für die (spätere) Übergabe und Übernahme die Verbindung aufnehmen, pflegen und erhalten und sich fortlaufend abstimmen (dürfen, können, müssen.

Für die Übergabe des Projektmanagements an die Nachfolgenden eignen sich besonders:

1. der laufende Prozess,
2. der Beginn oder das Ende der Zusammenarbeit,
3. der Wechsel von verantwortlichen, zuständigen, entscheidenden oder handelnden Schlüsselpersonen.
4. der Kick-off,
5. die Erreichung von Meilensteinen, "Durchbrüche",
6. das "Richtfest",
7. das "Bergfest",
8. die Fertigstellung größerer Objekte,
9. die Freigaben von weiteren Phasen,
10. die "Schlüsselübergabe".

Die Anleitungen sind detailliert bei den einzelnen Schritten aufgeführt.

Die Reihenfolge kann sich von Projekt zu Projekt ändern.

In der Regel sind alle Schritte erforderlich.

Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.

Mahnungen, Tipps:

Was in Ordnung ist, fällt nicht auf: Es ist in Ordnung und verursacht deshalb keine Probleme beim Übergang. Der Übergang des Ordentlichen ist in der Regel auch als "Normalfall" vorgesehen, geplant und vereinbart.

Aufwand wird nur verursacht nur, was nicht in Ordnung ist, also von den Planungen und Vereinbarungen abweicht - oder die darin enthaltenden Fehler offensichtlich macht.

Versäumnisse und Irrtümer schlagen hart in der Praxis auf.

Es ist, wie es ist und deshalb so, wie es ist, zu übergeben und zu übernehmen. In Projekten und im Projektmanagement sind Vorbehalte oder Fristsetzungen zur Nachbesserung oder Ersatzlieferung in der Regel mit erheblichen Störungen des Projektablaufs verbunden. Jede Seite versucht, die jeweils andere dafür verantwortlich ("schuldig") zu machen.

Der Erfolg des Projekts und des Projektmanagements mit dem übergebenen und übernommenen Beitrag gebührt den Übernehmenden: Sie stehen im Rampenlicht, wenn der Erfolg festgestellt wird.

Sind die Erfolgsaussichten des Projekts oder des Projektmanagements gesunken oder die vermutlichen oder offensichtlichen Lasten bei einer Übernahme größer als der erwartete Nutzen, versuchen die zur Nachfolge Verpflichteten in der Regel, Gründe zu finden, die ihnen die Übernahme der Lasten erspart. In der Regel sind sie sehr erfinderisch. Das Eigeninteresse überlagert immer das Interesse am Projekt und am Projektmanagement. Im Zweifelsfall "machen sie sich aus dem Staub".

Ahnen oder wissen die Übergebenden, dass ihre Beiträge nicht abgenommen werden (dürfen, können, müssen), übertragen sie häufig rasch die Verantwortung an die schwächsten Glieder und verlassen das Projekt und das Projektmanagement auf dem kürzesten Wege.

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die "Projektleiter" ist.

Thema "Abnahmen und Übergaben" vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_200_000
   Koordination der Verantwortung 00_000_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Aktuelle Stände 17_000_000
   Meilensteine 02_200_100
   Infos, Nützliches 19_500_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Transparenz 99_180_000
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   
   Standards
   Verfahren
   Vorgehensweisen
   Methoden
   Methodik
   Hilfsmittel
   Prozessketten
   Arbeitsweise
   Durchführung
   Ausführung
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln