Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schrittfolge 34: Anleitungen zu den Verfahren.

Es geht um die Einpassungen des Projekts und des Projektmanagements in laufende Verfahren.

Es geht um die Anpassungen der bekannten Verfahren auf die Erfordernisse und Gegebenheiten des Projekts und des Projektmanagements.

Es geht um die projektspezifischen Verfahren innerhalb des Projekts und des Projektmanagements.

Es geht um die Fortführung der Verfahren, die durch das Projekt und das Projektmanagement nicht abgeschlossen werden (können, dürfen, müssen).

Ziele:

1. Die handelnden Personen wissen (rechtzeitig), wie es geht und was zu tun ist.
2. Die entscheidenden Personen erhalten die Sicherheit, dass das, was geschieht, auch professionell, fach- und sachkundig geschieht.
3. Gestaltung der Abhängigkeiten.
4. Sicherung der richtigen und wirksamen Beiträge der Beteiligten an Verfahren.
5. Sicherung von nahtlosen Übergängen innerhalb der Verfahren.
6. Sicherung des reibungslosen Wechsels der Verantwortungen für Verfahren, deren Verlauf, Kontinuität und Ergebnissen.
7. Verbindungen und Vereinfachungen von fachübergreifenden Beiträgen.
8. Festlegungen von Vorgehensweisen.
9. Festlegung von Verhaltensweisen beim Eintritt bestimmter Ereignisse oder Ausbleiben von Veränderungen, Entwicklungen oder Ergebnissen.
10. Sicherung der Verlässlichkeit auf Bewährtes und Experten.

Anleitungen:

1. Ermitteln Sie die Verfahren, die stillschweigend als "selbstverständlich", gültig und richtig auch für das Projekt und das Projektmanagement gelten.
2. Informieren Sie sich über die Verfahren, die auch im Projekt und im Projektmanagement verwendet, eingehalten oder eingesetzt werden (dürfen, müssen).
3. Ermitteln Sie, ob und wie die bewährten Verfahren im Projekt und im Projektmanagement eingesetzt werden (können, dürfen, müssen).
4. Ermitteln Sie die notwendigen Änderungen, Anpassungen, erlaubten Abweichungen und einzuhaltenden Rahmenbedingungen, insbesondere Fristen, Termine, Vorarbeiten, Art und Weise der Anwendung und Nacharbeiten.
5. Ermitteln Sie die aus den Verfahren resultierenden Eckdaten für das Projekt und das Projektmanagement, wie Termine, Beginn, Ende, Dauer, Beteiligte, Verantwortungen, Einflussnahmen auf das Projekt und das Projektmanagement.
6. Ermitteln Sie, welche Personen Sie über die Verfahren und ihre zu erbringenden Beiträge informieren (müssen, dürfen).
7. Stellen Sie sicher, dass die Beteiligten über die Verfahren und ihre zu erbringenden Beiträge informiert werden und verlässigen Sie sich, dass die Beteiligten sich auch daran halten (dürfen, können, müssen).
8. Ermitteln Sie die Verfahren, die für das Projekt und das Projektmanagement speziell entwickelt werden (dürfen, können, müssen).
9. Ermitteln Sie die notwendigen Rahmenbedingungen, wie z.B. erforderliche Erlaubnisse, Genehmigungen, Eingriffe oder Änderungen oder Ersetzungen bisheriger Verfahren.
10. Legen Sie die Regeln und Spielregeln sowie die Verantwortungen fest für die Fälle, in welchen Verfahren fehlen, sich nicht (mehr) als zweckmäßig erweisen oder nicht zu erwünschten und erwarteten Beiträgen zum Projekt und Projektmanagement führen (führten).

Zu jedem Verfahren sind zu klären, festzulegen, zu vereinbaren, einzuhalten und zu sichern:

1. Methoden,
2. Werkzeuge,
3. Mittel, Materialien
4. Programme, Hilfsmittel,
5. Vorlagen,
6. Anweisungen,
7. Anleitungen,
8. Vorgehensweisen,
9. Schritte, Schrittfolgen,
10. Arbeitsschritte,
11. Festlegungen,
12. Einweisungen, Training, Schulung,
13. Beginn und Ende (des jeweiligen Verfahrens),
14. Dokumentation des Einsatzes.

Ferner:

1. Regelungen für die Verantwortungen,
2. Rollen und Funktionen,
3. Regelungen für zweckdienlichen Einsatz,
4. Beobachtung der Art und Weise der Bewährungen,
5. Regelungen für Änderungen,
6. Regelungen für Abweichungen.

Die Anleitungen sind detailliert bei den einzelnen Schritten aufgeführt.

Die Reihenfolge kann sich von Projekt zu Projekt ändern.

In der Regel sind alle Schritte erforderlich.

Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.

Mahnungen, Tipps:

Das Verzeichnis enthält die Hauptthemen des operativen Projektmanagements. Je nach Spezialität des Projekts können zusätzliche Schritte erforderlich sein.

Die Schritte wiederholen sich in Projekten umso öfter, je größer das Projekt ist. Die Schritte sind identisch für Teilprojekte, größere Arbeitspakete, Aufträge und Aufgaben.

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die "Projektleiter" ist.

Thema "Anleitungen zu den Verfahren" vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_200_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Aktuelle Stände 17_000_000
   Meilensteine 02_200_100
   Infos, Nützliches 19_500_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Transparenz 99_180_000
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   
   Standards
   Verfahren
   Vorgehensweisen
   Methoden
   Methodik
   Hilfsmittel
   Prozessketten
   Arbeitsweise
   Durchführung
   Ausführung
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln