Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schrittfolge 35: Anleitungen zum Steuern und Regeln der Abläufe (Ablaufsteuerung).

Es geht um die Verbindung aller aktuellen und voraussichtlichen Ereignisse im Projekt und im Projektmanagement zu einem Gesamtgeschehen für das Projekt.

Es geht um die Prozesse, wenn die Beteiligten aufeinandertreffen, um die Leistungen und Produkte gemeinsam zu erzeugen.

Es geht z.B. um:

1. Brennpunkte, Aufgeregtheiten,
2. Engpässe, Hindernisse, Staus, Stockungen,
3. (aktuelle) Störungen, (erkennbare, erkannte) Fehler, Pannen,
4. (aktuelle) Probleme,
5. Schwierigkeiten, Hemmnisse,
6. Konflikte,
7. Widerstände, Blockierungen,
8. Unfälle,
9. Ausfälle,
10. Unklarheiten.

Ziele:

1. Unmittelbare Kommunikation der Beteiligten.
2. Unmittelbare Abstimmungen der Beteiligten.
3. Reibungslose Einbringungen der Beiträge in das Projekt.
4. Absicherung des Geschehens vor unerwünschten Einflussnahmen oder Eingriffen.
5. Abschirmung des Geschehens vor anderen Interessen, Verwendungen oder Verrichtungen.
6. Konzentration auf das, was möglich, angezeigt, notwendig und zweckdienlich ist.
7. Unmittelbare Korrekturen von Abweichungen.
8. Einhaltung der Planungen.
9. Reibungsarme und störungsfreie Leistungen in der Zusammenarbeit.
10. Erzielung von passenden, brauchbaren Ergebnissen und Produkten.

Typische Ereignisfelder sind z.B.

1. Bearbeitungen,
2. Verarbeitungen,
3. Entwicklungen,
4. Zusammenbauten,
5. Ausführungen,
6. Transporte,
7. Lagerungen,
8. Analysen,
9. Abstimmungen,
10. Produktionen.

Anleitungen:

1. Legen Sie das jeweilige Ereignis fest (Orte, Zeitpunkte, Dauer, Beteiligte, Hilfsmittel, Materialien, Vorrichtungen, Werkzeuge, Betriebsstoffe).
2. Ermitteln Sie für jedes Ereignisfeld, ob die erforderlichen Personen rechtzeitig und ausreichend lange anwesend sein werden (dürfen, können, müssen).
3. Ermitteln Sie, ob für jedes Ereignisfest rechtzeitig die erforderlichen Ressourcen in ausreichender Menge in der geforderten Qualität vorhanden, einsatzfähig und für das Projekt verfügbar sind, also bereitstehen.
4. Ermitteln _Sie, was (noch) im Vorfeld zu tun, zu entscheiden und festzulegen ist.
5. Ermitteln Sie, was nur unmittelbar vor Ort in der Situation entschieden, festgelegt und angewiesen werden kann (muss).
6. Ermitteln Sie und verlässigen Sie sich, ob "alles von selbst laufen wird (darf, kann, muss).
7. Ermitteln Sie, legen Sie fest und verlässigen Sie sich, ob für jedes Ereignis eine Person eingesetzt ist, die für das Geschehen die Verantwortung trägt und erforderlichenfalls die notwendigen Entscheidungen trifft.
8. Ermitteln Sie für jedes Ereignis die möglichen Quellen und Ursachen für Störungen, Pannen, Fehler, Fehlleistungen, unsachgemäße Verwendungen, falsche Behandlungen, Leichtsinn, Unfälle, Ausfälle, Zerstörungen, Überlastungen, Verstopfungen, Verflüchtigungen, Verletzungen, Vergeudung, Verschleiß, Bruch, Verlust, Untergang.
9. Ermitteln Sie, was Sie (bisher) verschoben haben und "worauf Sie es ankommen lassen" (ließen, wollen, müssen).
10. Ermitteln Sie und verlässigen Sie sich, ob die eingesetzten Personen ausreichend in ihre Tätigkeiten eingewiesen sind (wurden).
11. Ermitteln und legen Sie fest, zu welchen Zeiten Sie selbst an welchen Orten gebraucht werden und stellen Sie sicher, dass Sie auch rechtzeitig und ausreichend lange dort sind.
12. Ermitteln Sie, wo es (voraussichtlich oder mit Sicherheit) reibungslos läuft, wenn Sie selbst die handelnden Leute in Ruhe lassen.

Die Anleitungen sind detailliert bei den einzelnen Schritten aufgeführt.

Die Reihenfolge kann sich von Projekt zu Projekt ändern.

In der Regel sind alle Schritte erforderlich.

Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.

Mahnungen, Tipps:

Alles, was im Vorfeld nicht geregelt werden konnte (durfte, sollte, musste), ist spätestens zu regeln, wenn die Situation da ist, in welcher "Es" geschieht. Entschieden wird in der Regel dann nach den Prioritäten der gegebenen Situation. Das kann im Sinne des Projekts sein.

Versäumnisse des Projektmanagements schlagen unvermittelt zu: Im Zweifelsfall wird das Projektmanagement unmittelbar gezwungen, sich unmittelbar in der aktuellen Situation einzusetzen. Die Rahmenbedingungen werden durch die Situation gesetzt: Das Projektmanagement ist begrenzt auf das aktuell (noch) Mögliche. Alternativen dazu gibt es nicht (mehr).

Nur Dummköpfe verlassen sich darauf, im Zweifelsfall in der aktuellen Situation doch noch erreichen zu können, was in der Vorgeschichte, den Planungen und Vereinbarungen nicht oder ausdrücklich nicht vorgesehen ist oder sogar abgelehnt wurde.

Lassen Sie in Ruhe geschehen, worauf sich nach Ihren Planungen, Vorbereitungen und Hilfestellungen verlassen (können, dürfen, müssen). Lassen Sie die Leute in Ruhe arbeiten.

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die "Projektleiter" ist.

Thema "Ablaufsteuerung" vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_200_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Aktuelle Stände 17_000_000
   Meilensteine 02_200_100
   Infos, Nützliches 19_500_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Transparenz 99_180_000
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   
   Standards
   Verfahren
   Vorgehensweisen
   Methoden
   Methodik
   Hilfsmittel
   Prozessketten
   Arbeitsweise
   Durchführung
   Ausführung
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln