Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schrittfolge 30: Anleitungen zur Sicherung des Fortschritts im Projekt und im Projektmanagement (Fortschrittsplan).

Die Fortschrittplanung bringt alle Komponenten des Projekts und des Projektmanagements (wieder) auf den gleichen Stand. Es geht um die:

1. zeitliche Gliederung,
2. inhaltliche Gliederung,
3. Gliederung der Prozesse,
4. Gliederung der Orte,
5. Gliederung der Verantwortungen,
6. Gliederung der Beteiligten,
7. Gliederung der Beiträge,
8. Gliederung der Objekte,
9. Gliederung der Verfahren einschließlich Methoden,
10. Gliederung der Ergebnisse einschließlich Zwischenergebnisse,
11. Gliederung der Leistungen,
12. Gliederung der Produkte einschließlich Zwischenprodukte,
13. Gliederung der Verwendungen,
14. Gliederung der Veränderungen,
15. Gliederung der Betroffenen,
16. Gliederung des Fortschrittes,
17. Gliederung der Ressourcen (Herkunft, Verfügbarkeit, Verwendung),
18. Gliederung der Meilensteine (Entwicklungen, Veränderungen).

Ziele:

1. "Offene und nicht mehr benötigte Baustellen" schließen.
2. Versäumnisse, Verzögerungen, Verschiebungen im Projekt ausgleichen.
3. Versäumnisse, Verzögerungen, Verschiebungen im Projektmanagement aufheben und ausgleichen.
4. Ermittlung und Beendigung aller Vorläufigkeiten.
5. Ermittlung und Beendigung aller Vorbehalte, Vetorechte.
6. Ermittlung und Aufhebung aller nicht oder nicht mehr erfüllbaren Bedingungen.
7. Ermittlung und Festlegung der als nächstes zu schaffenden und zu erreichenden Projektergebnisse.
8. Anpassung der Projektorganisation an die (neuen) Schwerpunkte des Projekts und des Projektmanagements.
9. Auflösung der nicht mehr erforderlichen Projektstrukturen.
10. Beauftragung und Sicherstellung der (jetzt) möglichen, erforderlichen und notwendigen Beiträge zum Projekt und zum Projektmanagement.

Anleitungen:

1. Ermitteln Sie die Maßnahmen, damit die fälligen oder bereits überfälligen Beiträge erbracht werden (können, dürfen, müssen).
2. Ermitteln, überprüfen, aktualisieren, korrigieren und ergänzen Sie die Daten für die Anforderungen an die weiteren Beiträge zum Projekt und zum Projektmanagement.
3. Ermitteln und beschaffen Sie die noch ausstehenden Genehmigungen und Freigaben des Projektes und für das Projektmanagement.
4. Ermitteln Sie bereits eingetretene oder zu erwartende oder nicht (mehr) vermeidbare Abweichungen von Bedingungen für Unterstützungen, Ressourcen, Genehmigungen, Finanzierungen oder Erwartungen.
5. Ermitteln Sie die neuen Risiken für das Projekt und das Projektmanagement.
6. Ermitteln Sie die (bisher) nicht geplanten Änderungen und Veränderungen im Projekt und im Projektmanagement.
7. Ermitteln Sie die (neuen) notwendigen Korrekturen der Entscheidungen, Genehmigungen, Bedingungen, Auflagen, zu schaffenden Voraussetzungen und Freigaben.
8. Fordern Sie die Änderungen bzw. Freigaben des Projektfortschrittes konsequent ein.
9. Passen Sie das Projekt und das Projektmanagement an den (noch, weiterhin) gültigen Projektauftrag und Auftrag für das Projektmanagement an.
10. Ermitteln und prüfen Sie, ob das Projekt (noch) wie beauftragt zu verwirklichen ist und veranlassen Sie gegebenenfalls die erforderlichen generellen Entscheidungen über den Projektfortschritt oder die Beendigung des Projekts mit dem aktuellen Stand.

Die Anleitungen sind detailliert bei den einzelnen Schritten aufgeführt.

Die Reihenfolge kann sich von Projekt zu Projekt ändern.

In der Regel sind alle Schritte erforderlich.

Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.

Mahnungen, Tipps:

Fortschritte benötigen einen festen Halt (Untergrund).

Ist ein bestimmter Punkt im Projekt erreicht, ist die Fortführung des Projekts auch dann (noch) die günstigste Lösung, wenn das angestrebte Projektergebnis nicht oder nicht mehr erreicht werden (kann, darf, soll, muss).

Die Fragen, ob das Projekt fortgeführt wird und die Schuldfrage für eventuelle Störungen oder Versäumnisse sind immer getrennt zu beantworten: In der Regel konzentrieren sich die bisher verantwortlichen Personen eher darauf, nicht in die Haftung genommen zu werden, als um die Aufgaben und Pflichten, trotz einer eventuell bestehenden Schuld die Fortführung des Projekts zu sichern.

Verlief das Projekt bisher störungsfrei wird oftmals angenommen, dass dies auch für die weiteren Schritte zutreffen wird. Das Projektmanagement wird vernachlässigt. Insbesondere notwendige Planungen, Veranlassungen, Kontrollen und Korrekturen werden versäumt, "vereinfacht" oder nicht mehr mit der erforderlichen Sorgfalt durchgeführt. Manchmal wird leichtsinnig bis übermütig "das Projekt beschleunigt" und bestehende und weiterhin notwendige Puffer entfernt.

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die "Projektleiter" ist.

Thema "Anleitungen zum Fortschrittsplan" vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_010_100
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Aktuelle Stände 17_000_000
   Dokumentation 14_000_000
   Termine und Zeiten 16_000_000
   Phasenablauf 05_500_000
   Projekt- und Phasenplanung 04_400_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Entscheidungen 07_000_000
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   Projekterfolge 15_000_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   
   Projektfortschritt
   Kontinuität
   Schnittstellen
   Zwischenergebnisse
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln