Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schrittfolge 39: Anleitungen zur Dokumentation.

Es geht um die Sicherstellung der Darstellung, Nachvollziehbarkeit und Anschaulichkeit von wesentlichen Daten, Produkte und Ergebnissen für die Personen, die nach dem Projekt damit zu tun haben (wollen, können, dürfen, müssen).

Es geht um die Reduktion der Daten, Dokumente und Informationen auf das Wesentliche, das zu erhalten.

Es geht um die Darstellung und Bereitstellung des Wesentlichen und Ausmachenden für alle folgenden Verwendungen, Bearbeitungen, Verarbeitungen und andere Formen des Gebrauchs.

Es geht um die Sicherung des Einmaligen, Erstmaligen, Einzigartigen, Geschaffenen und Erzeugten.

Es geht um "Loslassen", was erledigt und abgeschlossen ist in der Art und Weise, wie es gegeben und geworden ist.

Es geht um die Bereitstellung der Daten, Dokumente und Informationen für die Nachfolger, Beteiligten, Betroffenen, Verantwortlichen und Interessierten.

Ziele:

1. Anpassung der projektspezifischen Dokumentationen an üblichen Formen der Dokumentationen.
2. Vereinheitlichung der Dokumentationen (Erscheinungsbild, Form, Inhalte).
3. Sicherstellung der Verwaltung, Pflege und Erhaltung der Dokumentationen.
4. Standardisierung der Erstellung, Prüfung, Pflege und Aktualisierungen von Dokumentationen.
5. Verlässliche Unterlagen für die Verbreitung, Ergänzung oder Überarbeitung von abgeschlossenen Projekten, Teilen von Projekten, Produkten, Leistungen oder Ergebnissen.
6. Formelle Feststellung des jeweiligen Standes.
7. Überprüfung der Vollständigkeit des jeweils Standes.
8. Nachweisung der Urheberschaft, Quellen, Autorenschaft.
9. Schutz vor Plagiaten, Nachahmungen, Fälschungen.
10. Verbindlichkeit der dokumentierten Feststellungen, Aussagen, Anleitungen und Darstellungen.

Anleitungen:

1. Ermitteln Sie Ihre Verpflichtungen zu Dokumentationen nach den Beauftragungen, Verträgen, Vereinbarungen, Versprechungen und Erwartungen.
2. Ermitteln Sie die Personen und Dienstleister, welche die Form und die Inhalte der Dokumentationen festlegen (dürfen, müssen).
3. Ermitteln und legen Sie fest, welchen Personen Sie Einsicht in die Dokumentationen gewähren (dürfen, können, müssen) - und welchen nicht.
4. Ermitteln und legen Sie fest, wie die formellen und offiziellen Dokumentationen von den Daten des Alltags getrennt verwaltet werden (können, dürfen, müssen).
5. Bestimmen und beauftragen Sie für alle Gliederungen des Projekts und des Projektmanagements eine Person für die verantwortliche Dokumentation.
6. Ermitteln und legen Sie fest, wie die Dokumentationen geprüft werden, bevor sie als offizielle Dokumentation bezeichnet und verwendet werden (dürfen, können, müssen).
7. Ermitteln und legen Sie fest, wie Originaldokumentationen von Kopien getrennt verwaltet werden (können, dürfen, müssen).
8. Ermitteln und legen Sie die Zugangsregeln für den Zugriff, die Einsehung, das Kopieren oder die Verwendung der Originale der Dokumentationen fest.
9. Ermitteln und legen Sie die Merkmale für Originaldokumentationen fest und die Art und Weise, wie sie geschützt und eingesetzt werden (dürfen, können, müssen).
10. Ermitteln und legen Sie fest, welche Dokumentationen Sie sich selbst vorbehalten, also nicht an Dritte delegieren (dürfen, können, müssen).

Die Anleitungen sind detailliert bei den einzelnen Schritten aufgeführt.

Die Reihenfolge kann sich von Projekt zu Projekt ändern.

In der Regel sind alle Schritte erforderlich.

Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.

Mahnungen, Tipps:

Oftmals wird versucht (oder versprochen), gleichzeitig mit der Erzeugung von Daten und Dokumenten auch die geforderte Dokumentierung zu leisten. In der Regel führt das nur dazu, dass die dazu eingesetzten Werkzeuge den laufenden Prozess mehr behindern als fördern und deshalb vernachlässigt oder dilettantisch eingesetzt werden. Insbesondere werden Daten "nachgepflegt", weil die unterschiedlichen Ansprüche an die Daten für die anstehende Arbeit und für die darauf folgende Dokumentation sehr unterschiedlich sind (und bleiben).

Dokumentationen von Prozessen und Ereignissen werden auch gerne "geschönt" (Geschichtsfälschungen, Auslassungen, Hinzufügungen, Umdeutungen).

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die "Projektleiter" ist.

Thema "Dokumentation" vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
   Koordination der Verantwortung 00_000_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_010_100
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Koordination der Verantwortung 00_000_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Aktuelle Stände 17_000_000
   Infos, Nützliches 19_500_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Transparenz 99_180_000
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln