Anleitungen zu den Abrechnungen.

E. Schrittfolge 41: Anleitungen zu den Abrechnungen.

Es sind die "offen Posten", die am Schluss das gesamte Projekt und Projektmanagement alles überstrahlen. Ein Ärger oder eine noch so kleine Unzufriedenheit kann den gesamten Erfolg zunichte machen. Zumindest in der Wahrnehmung und Erinnerung.

Es geht um die Behandlung von Mehrleistungen (Mehrmengen, Übermengen) und Minderleistungen (Fehlmengen).

Es geht um die Behandlung von Leistungsverzicht, Nichtabruf von Bestellungen.

Es geht um den Ersatz (die Bezahlung) von bereits erbrachten Vorleistungen.

Es geht um die Behandlung und Berechnung von Restmengen, Überbleibsel, Schrott, Müll, Hinterlassenschaften und Entsorgung.

Es geht um die Behandlung von Ersatzlieferungen, Nachlieferungen, Nachbesserungen.

Es geht um die Unterschiede von Erstfertigung (inkl. Entwicklungskosten) und Serienfertigung.

Es geht um den Ersatz von notwendig gewordenen Fremdleistungen.

Ziele:

Sicherstellung der Bezahlung der Leistungen, die tatsächlich erbracht wurden.
Sicherstellung des Nachweises der Ordnungsmäßigkeit der Verwendung der für das Projekt und das Projektmanagement bereitgestellten Mittel.
Sicherstellung des Nachweises der ausschließlichen Verwendung der Mittel für die Projektzwecke, Projektziele und das Projektmanagement.
Sicherstellung des Nachweises der Erfüllung von Auflagen, Weisungen und der Einhaltung von Rahmenbedingungen.
Trennung von Ergebnissen der Leistungen und den Ergebnissen des Projekts und des Projektmanagements.
Wahrung des Gesichtes der Personen, die im Projekt das Projektmanagement geleistet haben.
Abwehr von nicht zutreffenden Unterstellungen oder Behauptungen von Unregelmäßigkeiten.
Offenlegung und Offenlage der Verträge und Vereinbarungen und ihrer Erfüllung.
Früherkennung und Abwehr von Kleinkrieg um Kleinigkeiten, Kompetenzgerangel, Verschiebebahnhöfe für Kosten, Prinzipienreiterei.
Einhaltung der betrieblichen, steuerlichen und gesetzlichen Regelungen und Vorschriften in der Rechnungslegung über das Projekt und das Projektmanagement.

Anleitungen:

Legen Sie fest und vereinbaren Sie, wer für die Bearbeitung der innerhalb des Projekts und des Projektmanagements für die eingehenden und ausgehenden Rechnungen zuständig und verantwortlich ist.
Legen Sie fest und sichern Sie, dass jede Rechnung unverzüglich erfasst und der Rechnungseingang dokumentiert wird.
Legen Sie die Sperrvermerke fest, die eine unverzügliche Bearbeitung und Weiterleitung zur Bezahlung verhindern.
Legen Sie die formalen Prüfungen fest, deren Ergebnisse zu keinen Auffälligkeiten oder Beanstandungen führen, die gegen eine unverzügliche weitere Bearbeitung sprechen.
Legen Sie fest, wie die inhaltliche Ordnungsmäßigkeit der berechneten Produkte, Leistungen und Beiträge festgestellt und bestätigt wird (werden kann, darf, muss).
Legen Sie fest, wie die Rechtmäßigkeit der Rechnung feststellt und bestätigt wird (werden kann, darf, muss).
Legen Sie fest, wie Auffälligkeiten der Rechnungen zu markieren und unverzüglich zur Entscheidung vorgelegt werden (sind).
Legen Sie fest, wie Fehler in den Rechnungen zu behandeln sind.
Legen Sie fest, wie Mehrberechnungen und Überschreitungen der Rechnungsbeträge von den kalkulierten festgestellt und zur Entscheidung vorgelegt werden (dürfen, können, müssen).
Legen Sie fest und stellen Sie sicher, das die Personen und Organisationen, die ihre Leistungen ordnungsgemäß und vereinbarungsgemäß erbracht haben, unverzüglich ihr Geld erhalten (dürfen, können, müssen).

Die Anleitungen sind detailliert bei den einzelnen Schritten aufgeführt.

Die Reihenfolge kann sich von Projekt zu Projekt ändern.

In der Regel sind alle Schritte erforderlich.

Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.

Mahnungen, Tipps:

Bei Ungenauigkeiten, Nachlässigkeiten oder gar Schlampereien in der Abrechnung wird immer angenommen, dass auch das Projektmanagement nicht ordnungsgemäß war. In der Regel lässt sich dies rasch feststellen.

Die Gründe der für die Abrechnungen verantwortlichen Personen interessieren niemand: Der "Fehler in der Abrechnung" überdeckt auch Spitzenleistungen. Fällt der Fehler zu Gunsten des Beteiligten am Projekt oder am Projektmanagement aus, werden meistens auch gleich die Redlichkeit angezweifelt, manchmal auch Absicht, Vorteilnahme, Bereicherung , Gefälligkeiten, Begünstigungen oder Korruption unterstellt oder zumindest nicht (mehr) ausgeschlossen.

Im Zweifelsfall werden die im Projekt und im Projektmanagement leistenden Personen "im Regen stehen gelassen".

Am Schluss zählen nur noch die nackten Fakten und die Zahlen, Zahlen, Zahlen, insbesondere jene, die künftig noch als Lasten und Belastungen anfallen.

Alles, was in Ordnung war, wird konsumiert, vereinnahmt und für selbstverständlich gehalten. Für eine nachträgliche Anerkennung von besonderen Einsätzen besteht kein Grund, zumindest kein vertraglicher, schon gar kein juristisch relevanter.

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die "Projektleiter" ist.

Thema "Abnahmen und Übergaben" vertiefen:

Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
Projektmatrix: 99_010_000
Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_200_000
Koordination der Verantwortung 00_000_000
Standards, Hilfsmittel 06_610_000
Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
Aktuelle Stände 17_000_000
Meilensteine 02_200_100
Infos, Nützliches 19_500_000
Termine: 16_000_000
Warnsignale: 06_660_000
Notizen: 19_000_000
Standards, Hilfsmittel 06_610_000
Transparenz 99_180_000
Partner 08_000_000
Orte 08:100_000
Ressourcen 08:200_000
Projektorganisation 41_000_000
Führung Projektorganisation: 41_000_000
Termine, Fristen: 16_000_000
Qualitätsmanagement: 12_000_000
Verhalten im Projekt: 50_000_000
Regelkommunikation: 03_340_000
Methoden: 60_000_000
Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
Projektsteuerung: 32_000_000
Schnittstellen: 99_100_000
Empfohlene Suchbegriffe:

Standards
Verfahren
Vorgehensweisen
Methoden
Methodik
Hilfsmittel
Prozessketten
Arbeitsweise
Durchführung
Ausführung
Leistungsbeschreibungen
Kontrollen im Projekt
Kontrollpflichten des Projektmanagements
Regelkommunikation
Leistungsvereinbarungen
Weisungsbefugnisse
Geheimhaltung
Verteilerlisten
Verträge und Vereinbarungen
Vertretungsmacht
Formale Rollen in Organisationen
Spielregeln in Organisationen
Usancen, Gewohnheitsrechte
Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln