Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schrittfolge 36: Anleitungen zu den Unterstützungen und zum Support.

Es geht um die Stärkung von Selbstverantwortung, Selbstqualifizierung und Selbstvertrauen der entscheidenden und handelnden Personen durch die unterstützenden Personen.

Unterstützen können immer nur natürliche Personen. Unterstützung ist eine persönliche Leistung.

Unterscheide:

1. Was zu delegieren ist: Hier bleibt die Verantwortung für die gesamten Unterstützungen bei Ihnen.
2. Wo Sie sich einzuordnen, unterzuordnen haben: Hier sind Sie verantwortlich, dass Sie die notwendigen Unterstützungen einfordern und verlangen, bevor Sie sich verpflichten.
3. Wo Sie berechtigt und verpflichtet bleiben (dürfen, können, müssen), die notwendigen Weisungen für das Projekt und das Projektmanagement rechtzeitig und wirksam zu erteilen. Hier bleibt die Verantwortung bei Ihnen für die Grenzlinien zwischen Ihren Weisungsbefugnissen und den Freiheiten und Freiräumen der unterstützenden Personen.
4. Wo Sie verpflichtet sind und bleiben, sich zu verlässigen, was geschieht. Hier sind und bleiben Sie zur Kontrolle verpflichtet und haben sicherzustellen, dass die notwendigen und fälligen Kontrollen erfolgen (können, dürfen, müssen).
5. Wo Sie zur Führung verpflichtet sind und bleiben. Hier sind und bleiben Sie verpflichtet, sicherzustellen, dass die von Ihnen eingesetzten Personen und genützten "Stäbe" ausschließlich Ihnen gegenüber verpflichtet sind und bleiben.

Ziele:

1. Klare Aufgabenteilungen zwischen der Gesamtverantwortung für das Projekt und das Projektmanagement und den unterstützenden Personen.
2. Sicherstellung der Sachkompetenz und Fachkompetenz der Unterstützenden.
3. Sicherstellung der Unterstützungsleistungen dann, wenn sie im Projekt und im Projektmanagement tatsächlich notwendig sind.
4. Sicherstellung der Unterstützungsleistungen so, wie sie im Projekt und im Projektmanagement notwendig und ausreichend sind.
5. Sicherstellung der Federführung der für das Projektmanagement zuständigen, verantwortlichen, entscheidenden und handelnden Personen auch bei großer Abhängigkeit von den unterstützenden Personen oder Organisationen, aus welchen sie stammen und entsandt werden.
6. Sicherstellung der Weisungen des Projektmanagements für die Inhalte und Schwerpunkte der Unterstützungsleistungen.
7. Sicherstellung der unverzüglichen Anpassung des Projekts und des Projektmanagements, wenn durch die Unterstützungen Fehler oder Irrtümer aufgedeckt werden.
8. Sicherstellung der Aufnahme des Wissens, des "Gewusst wie" und die Neuerungen, die sich im Projekt und im Projektmanagement bewähren (können, dürfen, müssen).
9. Klärung und Sicherstellung der Urheberschaft für alle Leistungen, Produkte, Entdeckungen und Erfindungen, Patenten, Lösungswegen und (neuen) Verfahren.
10. Begrenzung der Unterstützungen auf das für das Projekt und das Projektmanagement erforderlich Maß. Abwehr von "automatischen" Erweiterungen oder Verlängerungen.

Anleitungen:

1. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, welche Normen und Standards als "Spiegel" ausreichen, dienen, eingesetzt, eingehalten und durchgesetzt werden (dürfen, können, müssen)
2. Ermitteln und legen Sie fest, wo Sie sich auf eigene Lösungsmuster verlassen (können, dürfen, müssen).
3. Ermitteln und legen Sie die Kriterien fest, die zur Abforderung und dem Einsatz von Unterstützungsleistungen berechtigen und verpflichten.
4. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie die Art und Weise, wie die Unterstützungsleistungen erbracht werden (dürfen, können, müssen).
5. Stellen Sie sicher, dass Sie unverzüglich informiert werden, wenn Unterstützungsleistende ihre Befugnisse und erlaubten Einflussnahmen überschreiten.
6. Stellen Sie sicher, dass Sie unverzüglich informiert werden, wenn sich die bereits eingesetzten oder vorgesehenen unterstützenden Personen als inkompetent, einseitig, eigennützig oder manipulativ verhalten (können, dürfen, müssen).
7. Ermitteln und stellen Sie sicher, dass die Unterstützungsleistungen in vollem Umfang in das Projekt und das Projektmanagement einfließen und der gesamte Erfolg sowie sämtliche Ergebnisse in der Urheberschaft der Projektverantwortlichen einfließen und dort bleiben.
8. Ermitteln und legen Sie fest, wann und wie die jeweiligen Unterstützungen erfolgen (dürfen, können, müssen).
9. Ermitteln und legen Sie fest, auf welche Daten die unterstützenden Personen zugreifen (dürfen, können, müssen). Stellen Sie sicher, dass die Berechtigungen sich nur auf die notwendigen Daten und für die Dauer der Unterstützungsleistungen bestehen (können, dürfen, müssen).
10. Ermitteln und legen Sie fest, auf welche Unterstützungen sie (jetzt oder künftig) verzichten (wollen, können, dürfen, müssen).
11. Ermitteln, legen Sie fest und veranlassen Sie die notwendigen Ersetzungen von unterstützenden Personen.
12. Ermitteln, legen Sie fest und veranlassen Sie die notwendigen Änderungen der Inhalte und Schwerpunkte der Unterstützungen.
13. Achten Sie strikt auf das Vertrauen. Entsteht es nicht, suchen Sie andere unterstützende Personen. Geht es verloren, verlässigen Sie sich unverzüglich, ob die Unterstützungsleistungen noch in einer angemessenen Art und Weise erbracht werden (können, dürfen, müssen). Beenden Sie gegebenenfalls sofort die Berechtigungen und Verpflichtungen.

Die Anleitungen sind detailliert bei den einzelnen Schritten aufgeführt.

Die Reihenfolge kann sich von Projekt zu Projekt ändern.

In der Regel sind alle Schritte erforderlich.

Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.

Mahnungen, Tipps:

Wem bekannt ist, dass die Kapazitäten nicht ausreichen und keine Unterstützungen gewährt oder leistet handelt unverantwortlich.

Streit gibt es häufig um die Fragen, wem die Ergebnisse, Erkenntnisse und Erfindungen gehören, die im Rahmen von Unterstützungsleistungen entstehen. Dritte (Außenstehende) beanspruchen in der Regel, dass die von ihnen eingebrachten, speziell entwickelten und gemeinsam erarbeiteten Lösungen auch zu ihrer freien Verwendung nach dem Projekt, in an deren Projekten oder auf eigene Art und Weise genutzt werden (können, dürfen).

Die unterstützenden Personen erhalten immer auch Informationen über das Verhalten, die Schwachstellen, die Lösungsmuster, die Bewältigungsstrategien sowie die Art und Weise der Zusammenarbeit, der Führung und der Leistungsprozesse.

Für Unterstützungsleistungen werden gerne "große Namen" verwendet. Sie sollen anmuten, dass eine Überprüfung oder ein Nachweis der tatsächlichen Kompetenzen und Eignungen der von den Organisationen mit "großen Namen" abgestellten Personen nicht erforderlich oder notwendig ist. Wer sich darauf verlässt, ist spätestens dann "von allen guten Geistern verlassen", wenn die Unterstützungsleistungen fehlerhaft sind oder in einer Art und Weise erfolgen, die dem Projekt oder dem Projektmanagement schaden (können, dürfen, sollen).

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die "Projektleiter" ist.

Thema "Unterstützungen, Support" vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_200_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Vorlagen zur Qualifizierung und Unterstützung im Projektmanagement
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Aktuelle Stände 17_000_000
   Meilensteine 02_200_100
   Infos, Nützliches 19_500_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Transparenz 99_180_000
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   
   Standards
   Verfahren
   Vorgehensweisen
   Methoden
   Methodik
   Hilfsmittel
   Prozessketten
   Arbeitsweise
   Durchführung
   Ausführung
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln