Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 156: Eigenleistungen und Fertigungstiefen der Eigenfertigungen festlegen und vereinbaren.

Hier wird festgelegt und vereinbart, welche der zu erbringenden Leistungen selbst (durch die Personen des Projektmanagements) erbracht werden und welche Produkte durch die Personen des Projektmanagement selbst hergestellt werden. Es geht also darum zu klären, wo Doppelverantwortlichkeiten bestehen, nämlich für das Projekt und das Projektmanagement einerseits und für die Leistungen für das Projekt und das Projektmanagement andererseits.

Ziele:

1. Festlegung der Leistungen, die nicht delegiert werden (können, dürfen).
2. Festlegung der Leistungen, die in Persona durch die Personen des Projektleiters und weiteren des Projektmanagements zu erbringen sind (Unvertretbare Leistungen, d.h. die zur Leistung verpflichteten Personen können sich nicht durch andere vertreten lassen).
3. Ermittlung der erforderlichen Kapazitäten für die zu erbringenden Leistungen des Projektpersonals neben den Leistungen für das Projektmanagement.
4. Früherkennung von personellen Engpässen.
5. Früherkennung von übermäßigen Abhängigkeiten des Projektfortschrittes vom Projektpersonal selbst.
6. Früherkennung von Dominanz von Vorlieben, ("Hobbys") und eigenen Sichtweisen des Projektpersonals.
7. Klärung der Grenzen für eigene Beiträge des Projektpersonals zum Projekt und zum Projektmanagement.
8. Sicherstellung der Nutzung des vorhandenen Know hows der Organisation im Projekt und im Projektmanagement.
9. Früherkennung von Abhängigkeiten für die Leistungen, die für das Projekt und das Projektmanagement zu erbringen sind.
10. Früherkennung von Überforderungen des Projektpersonals.
11. Aufteilung der Kapazitäten für das Projektpersonal für das Projektmanagement im engeren Sinne und für die zu erbringenden Leistungen, die als Eigenleistungen und Eigenfertigungen gelten.

Anleitungen für die Festlegungen der Eigenleistungen und Fertigungstiefen:

1. Ermitteln Sie die Fachkompetenzen des Projektpersonals, die in das Projekt und in das Projektmanagement eingebracht werden (können).
2. Ermitteln Sie die Leistungen, die aufgrund der Fachkompetenzen des Projektpersonals auch von diesen selbst erbracht werden könnten.
3. Schätzen Sie den voraussichtlichen Aufwand für die Leistungen.
4. Ermitteln Sie den Zeitpunkt bzw. den Zeitraum, in welchem die Leistungen zu erbringen wären.
5. Ermitteln Sie, ob die Leistungen mit dem dann voraussichtlich notwendigen Aufwand für die vorrangig zu erbringenden Leistungen für das Projektmanagement im engeren Sinne sicher und gesichert leistbar sein kann.
6. Entscheiden Sie so, dass das Projektpersonal vorrangig ausschließlich für das Projektmanagement zur Verfügung steht.
7. Benennen Sie die Personen, die Eigenleistungen im Projekt zu erbringen haben.
8. Beauftragen Sie die Personen, sich so zu organisieren, dass sie Eigenleistungen auch erbringen können.
9. Überprüfen Sie die Vereinbarungen und passen sie die Vereinbarungen, Regelungen und Absprachen gegebenenfalls so an, dass die Eigenleistungen gesichert sind.
   
10. Legen Sie die Fertigungstiefen für die Produkte fest, die im Projekt oder im Projektmanagement selbst in Eigenleistungen hergestellt werden.
11. Ermitteln oder schätzen Sie die erforderlichen Kapazitäten für die Fertigungstiefen von Produkten, die im Projekt und im Projektmanagement selbst hergestellt werden.
12. Ermitteln Sie die Art und Weise der Kooperationen, die zur den zu erbringenden Eigenleistungen erforderlich sind.
13. Ermitteln Sie die Zeitpunkte und Zeiträume, in welchen Dritte Kapazitäten, Einrichtungen oder Abläufe bereitstellen müssen, damit die Eigenleistungen erbracht werden können.
14. Ermitteln Sie die Verträglichkeiten der Zugriffe auf die Kapazitäten Dritte mit den jeweiligen Leistungsprozessen.
15. Ermitteln Sie, auf welche Art und Weise die Dritten verpflichtet werden können, die Beiträge in jedem Fall nach den Anforderungen des Projekts und des Projektmanagements zu erbringen bzw. zumindest zu ermöglichen.

Mahnungen, Tipps:

Projekte und das Projektmanagements sind eher nicht geeignet, um persönliche Hobbys oder Vorlieben zu pflegen oder um etwas auszuprobieren, was man schon immer mal versuchen wollte. Das Projektpersonal, vorrangig der Projektleiter hat sicherzustellen, dass die Aufgaben des Projektmanagements immer vorrangig bleiben und erfüllt werden.

Es ist häufig notwendig, Dritte mit Leistungen zu beauftragen, die weniger qualifiziert sind als man sich selbst einschätzt.

Das bessere Wissen oder die größeren Erfahrungen des Projektpersonals als die mit den Leistungen zu beauftragenden oder beauftragten Dritten sollten in der Regel diesen bereitgestellt werden. Die Entscheidung, wie die Dritten damit umgehen, sollte ihnen konsequent überlassen bleiben. Die Trennung zwischen beauftragender Projektleitung und der Verantwortung für die Leistungen sollte immer klar und eindeutig gehalten werden.

Teilnehmerkreis:

Der unausweichliche und immer wieder auftretende Konflikt zwischen Ressourcen für das Projektmanagement und für die Eigenleistungen erfordert klare Regelungen zwischen:

1. Projektauftraggeber und Projektleiter,
2. Projektleiter und jedem Mitglied des Projektteams,
3. Personen des Projektpersonals und ihren Vorgesetzten,
4. Personen des Projektpersonals und den Verantwortlichen der Bereiche, die sie in das Projekt entsandt haben.
5. Projektleitung und den Verantwortlichen für die Bereiche und Organisationseinheiten, die üblicherweise für die Leistungen und Produktionen zuständig sind, die als Eigenleistungen im Projekt oder Projektmanagement erbracht werden (sollen, wollen, dürfen oder müssen).

Aufgaben des Projektmanagements:

Erstmalige und dann wiederkehrende Aufgaben des Projektleiters sind:

1. Ermitteln Sie die Kapazitäten, die Ihnen für Eigenleistungen und Eigenfertigungen tatsächlich (noch) zur Verfügung stehen.
2. Ermitteln Sie, welche Leistungen Sie unbedingt selbst zu erbringen haben.
3. Ermitteln Sie, wie Sie sicherstellen, dass die Eigenleistungen auch rechtzeitig von Ihnen erbracht werden.
4. Ermitteln Sie, welche Umwidmungen der Kapazitäten eventuell erforderlich sind und vereinbaren Sie die Veränderungen mit den Betroffenen und Beteiligten.
5. Ermitteln Sie konsequent, welche Leistungen oder Eigenfertigungen Sie (nicht) mehr erbringen werden können.
6. Veranlassen Sie frühzeitig und konsequent die Maßnahmen, die sicherstellen, dass die von Ihnen nicht (mehr) erbringbaren Leistungen und Eigenfertigungen rechtzeitig durch Dritte erfolgen (können).
7. Ermitteln Sie, auf welche Fachkompetenzen Dritter Sie für Ihre Eigenleistungen und Eigenfertigungen Sie angewiesen sind.
8. Ermitteln Sie, welche Mittel, Einrichtungen, Werkzeuge, Materialien oder sonstiges Sie von Dritten benötigen, damit Sie die Eigenleistungen erbringen und die Eigenfertigungen durchführen können.
9. Vereinbaren Sie mit den Dritten das Notwendige, z.B. Art und Weise der Nutzung der Mittel Dritter, Zeitpunkt, Zeitraum, Orte und Sonderheiten, welche die Eigenleistungen und Eigenfertigungen erfordern.
10. Legen Sie frühzeitig offen, wenn es Ihnen oder Dritten nicht mehr möglich ist, die vorgesehenen (Eigen-) Leistungen zu erbringen.

Mehr zum Thema "Eigenleistungen und Eigenfertigungen":

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_010_100
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
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   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln