Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 287: Die Dokumentation jeweiligen Standes.

Es geht um die Dokumentation von des jeweiligen Standes von:

1. Bearbeitungen,
2. Verarbeitungen,
3. Vorgängen,
4. Prozessen,
5. Verfahren,
6. Verhandlungen,
7. Tests,
8. Reifestufen,
9. Reifegrade,
10. Erfüllungsgrade,
11. Vorbereitungen,
12. Fertigstellungen,
13. Nachbereitungen,
14. Aufträgen,
15. Verträgen,
16. Lieferungen und Leistungen,
17. Verpflichtungen,
18. Auslastungen,
19. Finanzierungen,
20. Berechtigungen,
21. Verpflichtungen.
22. Verantwortungen,
23. Entscheidungen.

Es geht um die Dokumentation der aktuellen Bestände.

Ziele:

1. Auskunftsfähigkeit.
2. Bewertungen des Projekts.
3. Bewertungen des Projektmanagements.
4. Bewertungen von Verfahren, Methoden, Arbeitsweisen.
5. Früherkennung, Bestimmung und Veranlassungen von Korrekturen im Projekt und im Projektmanagement,
6. Früherkennung, Bestimmung und Klärungen von Problemfeldern und Schwierigkeiten.
7. Früherkennung, Bestimmung und Bearbeitung von Engpässen, Störungen, Ungereimtheiten,
8. Früherkennung, Bestimmung und Veranlassungen von Unterstützungen oder Eingriffen.
9. Früherkennung, Bestimmung und Bewertung der Erfolgsaussichten des Projekts und des Projektmanagements,
10. Früherkennung, Bestimmung und Veranlassung von Entscheidungen.

Der jeweilige Stand sollte

Anleitung:

1. Legen Sie das jeweilige Datum fest,  zu welchem der Stand aller Gliederungen und des Gesamtprojekts festgestellt und dokumentiert werden (dürfen, können, müssen).
2. Legen die Merkmale von besonderen Vorkommnissen fest, die zu einer unverzüglichen Standortbestimmung des gesamten Projekts und aller seiner Teile führen (müssen, können, dürfen).
3. Legen Sie die Daten und Informationen fest, die für alle Gliederungen des Projektes bei der Dokumentation des Standes anzugeben sind.
4. Legen Sie fest und vereinbaren Sie, wer jeweils berechtigt und verpflichtet ist, den Stand festzustellen, zu dokumentieren und zu bewerten.
5. Legen Sie fest, was Sie tun werden, wenn Dokumentationen von Ständen verzögert erfolgen, verweigert, offensichtlich geschönt oder aufgebauscht werden.
6. Legen Sie fest, wie die einzelnen Dokumentationen von Ständen auf ihre Schlüssigkeit, Vollständigkeit und Aussagefähigkeit überprüft werden (können, dürfen, müssen).
7. Legen Sie fest, wie aus den einzelnen Dokumentationen eine Gesamtdokumentation erstellt wird und wer dies binnen welcher Frist zu tun hat.
8. Legen Sie fest und vereinbaren Sie, wer zu welchem Termin und aus welchem Anlass bei welcher Gelegenheit formell ("offiziell") über den Stand unterrichtet wird.
9. Legen Sie fest und vereinbaren Sie, wie die Dokumentationen geschützt aufbewahrt und "für immer" erhalten werden.
10. Legen Sie fest und vereinbaren Sie, wer berechtigt ist, die Dokumentationen einzusehen und wer verpflichtet ist, die Dokumentationen für seine Planungen, Entscheidungen, Handlungen und Verhaltensweisen als Grundlagen zu nutzen.

Präzisieren Sie gegebenenfalls die Aussagen durch Unterlagen, Belege, Nachweise.

Mahnungen, Tipps:

Die Dokumentationen der Stände sagen etwas aus über:

1. die Grenzen und Begrenzungen des Denkens, Planens, Entscheidens, Handelns und Verhaltens,
2. die Grenzen der offensichtlichen Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten,
3. das Erledigte,
4. das Aufgelassene (Hinterlassene, Aufgegebene),
5. das Weggelassene,
6. das zusätzlich Aufgenommene,
7. das Erfüllte,
8. das Aktuelle,
9. das Versäumte,
10. das Verworfene, Abgelehnte,
11. das Gelöste, Überwundene, (bereits) Erreichte,
12. das Offene,
13. das aktuell Bestimmende und Beherrschende,
14. das im Moment Vordergründige,
15. die aktuellen Ausrichtungen,
16. die Probleme und Schwierigkeiten,
17. das Unproblematische,
18. das Erreichbare,
19. das (nicht mehr) Erreichbare,
20. die Erfolgsaussichten,
21. die voraussichtlichen Ergebnisse.

Wer das Projekt und das Projektmanagement kennt und eine Verantwortung hierfür übernimmt, kann auch "zwischen den Zeilen lesen", in welchen wesentlichen Informationen enthalten sind, wie Lücken, Umwege, Veränderungen der Interessenlage, von Widerständen, Rahmenbedingungen, der Bedeutung und Wichtigkeit des Projekts. Rückschlüsse auf die Professionalität des Projektmanagements sind in der Regel leicht möglich.

Teilnehmerkreis:

1. Experten,
2. Verantwortliche für das Qualitätsmanagement,
3. Verantwortliche für den Vertrieb der Produkte,
4. Verantwortliche für die Folge-Dienstleistungen (Pflege und Wartung der Produkte),
5. Autoren,
6. Grafiker,
7. Konstrukteure,
8. Entwickler,
9. Programmierer,
10. Projektleiter.

Thema Aktuelle Stände vertiefen:

Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
   Koordination der Verantwortung 00_000_000
2. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   
   Produkt- und Projektdokumentation: 07_750_000
   Methoden: 60_000_000
   Dokumentation: 14_000_000
   Berichtswesen: 13_000_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_640_000
   Checklisten: 06_630_000
   Pflichtenheft: 07_730_000
   Endgültige Leistungsbeschreibung: 07_740_000
   Projektantrag / Projektauftrag: 07_710_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Implementation: 02_200_260
   Pflege und Wartung: 02_200_295
   Kontrolle: 11_000_000
   Termine, Zeiten: 16_000_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Verhalten: 50_000_000
   Projekterfolg: 15_000_000
   Aktuelle Stände: 17_000_000
   Projektende: 02_200_270
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Ergebnisdokumentation
4. 
   Standards
   Verfahren
   Vorgehensweisen
   Methoden
   Methodik
   Hilfsmittel
   Prozessketten
   Arbeitsweise
   Durchführung
   Ausführung
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln