Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 281: Die Dokumentation des Projekts festlegen, durchführen und sichern.

Die Projektdokumentation dient:

1. sich selbst,
2. dem Nachweis gegenüber Auftraggebern, Kontrolleuren, Controllern, Geldgebern und Sponsoren,
3. der Markierungen von "Schlussstrichen" unter das Erledigte und Abgeschlossene.

Ziele:

1. Offizielle Zustandsbeschreibungen.
2. Offizielle Nachweise der Prozesse.
3. Offizielle Nachweise der Berechtigungen für die eingesetzten Mittel, Fördermittel, Kreditmittel, Materialien.
4. Feststellung und Nachweisungen der Beiträge.
5. Feststellungen der beachteten Grenzen und Begrenzungen.
6. Feststellungen der Vorgänger und Nachfolger.
7. Feststellungen und Bestätigungen der eingeflossenen Leistungen und Beiträge Dritter.
8. Feststellungen der Verantwortlichen.
9. Feststellungen und Darstellungen der Organisation.
10. Feststellungen und Darstellungen der Gliederungen.
11. Feststellungen und Darstellungen der Ergebnisse.
12. Feststellungen und Darstellungen der Erfolge.
13. Feststellungen und Darstellungen des offen Gebliebenen, der ungelösten Probleme und (noch) bestehenden Schwierigkeiten.
14. Feststellungen und Darstellungen der ungewöhnlichen Ereignisse.
15. Feststellungen und Darstellungen der Wirtschaftlichkeit.
16. Feststellungen und Darstellungen der eingeflossenen Produkte.
17. Feststellungen und Darstellungen der Produkte und Ergebnisse, wie sie weitergegeben wurden.
18. Feststellungen und Markierungen der Grenzen für den Wechsel von Verantwortungen.

Anleitung:

1. Ermitteln Sie die Art und Weise, wie üblicherweise Projekte dokumentiert werden (dürfen, können, müssen).
2. Ermitteln Sie die (stillschweigenden) Erwartungen an die Projektdokumentation.
3. Erstellen Sie eine einfache Gliederung für die Projektdokumentation.
4. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie die Termine, zu welchen das Projekt mit dem jeweiligen Stand dokumentiert wird.
5. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, welche Informationen, Daten, Dokumente und Aufzeichnungen des Alltags zu Belegen, Nachweisen und Illustrationen in der Projektdokumentation aufbereitet werden (dürfen, können, müssen).
6. Ermitteln und legen Sie fest, welche Informationen, Daten, Dokumente und andere Erzeugnisse nicht für die Projektdokumentation erforderlich sind und deshalb ihre Funktion verlieren (können), sobald die entsprechenden Arbeiten erledigt sind (wurden). Trennen Sie die Arbeitsinformationen von den zu Informationen in der Projektdokumentation strikt.
7. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, welche Daten das Controlling für die Projektdokumentation zu welchen Stichtagen aufzubereiten hat.
8. Ermitteln und legen Sie fest, wie die Projektdokumentation (Projektdokumentationen) fortlaufend gesammelt und aufbewahrt werden (dürfen, können, müssen).
9. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, wer die jeweiligen Projektdokumentationen "offiziell" erhält, also berechtigt und verpflichtet ist, die Dokumentation in Empfang zu nehmen, vor Unbefugten zu schützen und zu verwahren.
10. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie die Art und Weise, mit wem die Projektdokumentationen ausgewertet werden (dürfen, können, müssen).

Eine aussagefähige Projektdokumentation zeigt z.B. auf:

1. wann und wie und von wem das Projekt übernommen wurde,
2. die Inhalte des Projekts,
3. die eingesetzten Methoden, Verfahren und die Vorgehensweise bei der Durchführung,
4. die Beteiligten, die Beteiligungen, Unterstützungen und wesentliche Probleme und Schwierigkeiten mit dem aktuellen Stand,
5. die Ziele und die Belegung, mit welchem Grad sie erreicht wurden,
6. die Erfolge und Folgen,
7. die Abweichungen von den Erwartungen,
8. die Aufwendungen, den Nutzen sowie die Gewinne und Verluste,
9. die Produkte und Leistungen,
10. die Art und Weise des Abschlusses und der Fortführung.

Präzisieren Sie gegebenenfalls die Aussagen durch Unterlagen, Belege, Nachweise.

Mahnungen, Tipps:

Für die Projektdokumentation eignet sich die Vorlage für den Projektantrag / Projektantrag hervorragend: Alle wesentlichen Informationen werden in der Regel abgefragt. Statt der Plangrößen werden die IST-Größen eingetragen. Die Unterschriften zeugen für die Anerkennung der Dokumentation.

Die Projektdokumentation wird häufig so selbstverständlich erwartet, dass in den Verträgen und Vereinbarungen nicht besonders erwähnt wird.

Falls eine Projektdokumentation nicht Teil des Projektauftrages oder des Projektmanagementauftrages ist, empfiehlt es sich immer, "für sich selbst" das Projekt zu dokumentieren. Sind "die Leute einmal auseinander gelaufen", sind die während des Projekt unvermeidlich anfallenden Informationen für die Projektdokumentation ebenfalls rasch verstreut und nicht mehr oder nur mit großem Aufwand wieder zu beschaffen.

Der Aufwand für die Projektdokumentation wird in der Regel unterschätzt.

Die Projektdokumentation gehört zu den Kernaufgaben des Projektleiters und damit des Projektmanagements. Sie kann nicht an Dritte oder gar Außenstehende delegiert werden.

Teilnehmerkreis:

1. Experten,
2. Verantwortliche für das Qualitätsmanagement,
3. Verantwortliche für den Vertrieb der Produkte,
4. Verantwortliche für die Folge-Dienstleistungen (Pflege und Wartung der Produkte),
5. Autoren,
6. Grafiker,
7. Konstrukteure,
8. Entwickler,
9. Programmierer,
10. Projektleiter.

Thema Projektdokumentation festlegen vertiefen:

Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
   Koordination der Verantwortung 00_000_000
2. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   
   Produkt- und Projektdokumentation: 07_750_000
   Methoden: 60_000_000
   Dokumentation: 14_000_000
   Berichtswesen: 13_000_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_640_000
   Checklisten: 06_630_000
   Pflichtenheft: 07_730_000
   Endgültige Leistungsbeschreibung: 07_740_000
   Projektantrag / Projektauftrag: 07_710_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Implementation: 02_200_260
   Pflege und Wartung: 02_200_295
   Kontrolle: 11_000_000
   Termine, Zeiten: 16_000_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Verhalten: 50_000_000
   Projekterfolg: 15_000_000
   Aktuelle Stände: 17_000_000
   Projektende: 02_200_270
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Ergebnisdokumentation
4. 
   Standards
   Verfahren
   Vorgehensweisen
   Methoden
   Methodik
   Hilfsmittel
   Prozessketten
   Arbeitsweise
   Durchführung
   Ausführung
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln