Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 286: Die Dokumentation des Bestandes, des Andauernden und Dauerhaften sichern.

Es geht um die Dokumentation von:

1. laufenden Geschäften,
2. laufenden oder auslaufenden Rechten und Pflichten,
3. bestehen bleibenden Lasten, Auflagen und Verpflichtungen,
4. bestehende und bestehen bleibende Duldungen,
5. bestehende und bestehen bleibende Grenzen, Begrenzungen und Beschränkungen,
6. bestehende und bestehen bleibende Ansprüche und Forderungen,
7. bestehende und bestehen bleibende Haftungen, Garantien und Gewährleistungen,
8. bestehende und bestehen bleibende Risiken, Gefahren und Gefährdungen,
9. bestehende und bestehen bleibende Beziehungen und (Vertrags-)Verhältnisse, Verantwortungen,
10. bestehende und bestehen bleibende Abgrenzungen, Ausgrenzungen und Einschlüsse.

Es geht um die Dokumentation der aktuellen Bestände.

Ziele:

1. Sicherstellung der jederzeitigen Übersicht über das IST des gesamten Projekts und aller seiner Gliederungen.
2. Sicherstellung der jederzeitigen Übersicht über das IST des gesamten Projektmanagements und aller daran Beteiligten, insbesondere verantwortlichen, entscheidenden und handelnden Personen.
3. Sicherstellung der Kenntnis und der Beachtung durch die Nachfolgenden.
4. Sicherstellung der jederzeitigen Sicherheit, welcher aktuelle Stand von Verträgen und Vereinbarungen gilt.
5. Sicherstellung der Gültigkeit und Verbindlichkeit von Orientierungen, Weisungen und Entscheidungen, auf welche sich die ausführenden Personen verlassen (können, dürfen, müssen).
6. Sicherstellung der Nachprüfbarkeit und Verständlichkeit von Nachfolgenden über das IST, das sie antreffen, übernehmen und in welches sie einsteigen.
7. Sicherstellung des physischen Erhalts von Originalen.
8. Ermöglichung der leichten Feststellung, worüber (noch) keine (verbindlich) Vereinbarung getroffen wurde und deshalb die planenden, entscheidenden, handelnden und sich verhaltenden in einem "schwebenden Rechtszustand" befinden.
9. Ermöglichung der erleichterten Feststellung, was (endgültig) erledigt ist, gleichgültig, auf welche Art und Weise und aus welchem Grunde.
10. Feststellung, Dokumentation und Sicherung der Rechte und Pflichten, die bestehen bleiben (können, dürfen, müssen).

Anleitung:

1. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, wie Entscheidungen (schriftlich) festgehalten werden (dürfen, können, müssen).
2. Ermitteln. legen Sie fest und vereinbaren Sie, wo die Originale von Verträgen, Vereinbarungen verbindlich und sicher aufbewahrt werden (dürfen, können, müssen).
3. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, wo die Originale von Entwürfen, Studien, Skizzen, Tests, Proben, Verprobungen, Modellen, Planungen, Vorlagen und Anleitungen verbindlich und sicher aufbewahrt werden (dürfen, können, müssen).
4. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, wo die Originale von Beschlüssen, Entscheidungen, Genehmigungen, formellen Mahnungen, Warnungen, Tipps und Anweisungen dokumentiert werden (können, dürfen, müssen), auch und gerade dann, wenn sie mündlich, symbolisch oder durch schlüssiges Handeln und Verhalten erteilt wurden (mussten, konnten, durften).
5. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, wie mit Zurufen, Weisungen, "Befehlen" und Forderungen von entscheidungsberechtigten Personen umzugehen ist, wenn ihre Entscheidungen, Einlassungen und Eingriffe "im Vorübergehen", fernmündlich oder mittels Telekommunikationsmedien oder "Automatismen" ("Knöpfe drücken") erfolgen.
6. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, wie entstehende Unsicherheiten bezüglich dessen, was (noch oder schon) gültig ist, aufgelöst werden (können, dürfen, müssen).
7. Legen Sie offen, was Sie tun oder unterlassen (werden), wenn allfällige Entscheidungen nicht bis zu von Ihnen bestimmten Terminen vorliegen, gleich aus welchem Grunde: Fordern Sie unmissverständlich zum formellen Widerspruch auf, wenn etwas anderes gelten soll (muss).
8. Legen Sie fest, wie sie frühzeitig erkennen (können, dürfen, müssen), dass gültige Vereinbarungen aufgeweicht, geändert, aufgegeben oder verschärft werden (sollen, dürfen, können, müssen).
9. Legen Sie fest, wer von welchen Originalen Kopien erhält (erhalten muss, darf, kann).
10. Legen Sie fest, wie eventuelle Veränderungen in den Verträgen und Vereinbarungen (wieder) zu "Originalen" führen, deren Kopien wieder an die berechtigten und verpflichteten Personen als Arbeitsunterlagen verteilt werden (können, dürfen, müssen).

Informelle Vereinbarungen entstehen rasch durch z.B.:

1. Zurufe,
2. Debatten ohne formelle Beschlüsse,
3. Entscheidungsvorbehalte, die nicht (mehr) weiter verfolgt werden,
4. Bedenken, die nicht wirklich aufgegeben werden,
5. Unlust, sich weiter mit bestimmten Personen auseinanderzusetzen, ohne dass damit ein Einverständnis mit irgendwelchen Änderungen verbunden sind,
6. Unmöglichkeit, auf "zugerufene" oder beiläufige Bemerkungen angemessen reagieren zu können, z.B. durch direkten Widerspruch oder Klarstellungen.

Präzisieren Sie gegebenenfalls die Aussagen durch Unterlagen, Belege, Nachweise.

Mahnungen, Tipps:

Für Entscheidungen fällt in der Regel kein "Dokument" an. Ein Protokoll über Entscheidungen dokumentiert immer nur die Ergebnisse der Entscheidungen, niemals die Entscheidung selbst.

Informieren Sie gegebenenfalls Ihre Auftraggeber, Vorgesetzten oder anderen Weisungsbefugten über die Art und Weise, wie Sie die aktuellen Vereinbarungen und Verträge auslegen und wie Sie danach planen, entscheiden, handeln und sich verhalten werden.

Teilnehmerkreis:

1. Experten,
2. Verantwortliche für das Qualitätsmanagement,
3. Verantwortliche für den Vertrieb der Produkte,
4. Verantwortliche für die Folge-Dienstleistungen (Pflege und Wartung der Produkte),
5. Autoren,
6. Grafiker,
7. Konstrukteure,
8. Entwickler,
9. Programmierer,
10. Projektleiter.

Themen Bestand, Bestände, Folgen vertiefen:

Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
   Koordination der Verantwortung 00_000_000
2. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   
   Produkt- und Projektdokumentation: 07_750_000
   Methoden: 60_000_000
   Dokumentation: 14_000_000
   Berichtswesen: 13_000_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_640_000
   Checklisten: 06_630_000
   Pflichtenheft: 07_730_000
   Endgültige Leistungsbeschreibung: 07_740_000
   Projektantrag / Projektauftrag: 07_710_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Implementation: 02_200_260
   Pflege und Wartung: 02_200_295
   Kontrolle: 11_000_000
   Termine, Zeiten: 16_000_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Verhalten: 50_000_000
   Projekterfolg: 15_000_000
   Aktuelle Stände: 17_000_000
   Projektende: 02_200_270
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Ergebnisdokumentation
4. 
   Standards
   Verfahren
   Vorgehensweisen
   Methoden
   Methodik
   Hilfsmittel
   Prozessketten
   Arbeitsweise
   Durchführung
   Ausführung
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln