Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 280: Die Dokumentation der Ergebnisse festlegen, durchführen und sichern.

Es geht um die Dokumentationen von erreichten Zwischenergebnissen, Meilensteinen und Endergebnissen.

Ziele:

1. Sicherstellung, dass Personen, die nicht am Projekt mitgewirkt haben, das Produkt verstehen und richtig nutzen können.
2. Sicherstellung des Nachweises, dass die durch das Projekt entstandenen Produkte den vereinbarten bzw. auferlegten Anforderungen entsprechen.
3. Sicherstellung der Qualitätssicherung.
4. Sicherstellung einer Grundlage für Haftungen für Gewährleistungen, Mängel, Folgelasten und Folgeschäden.
5. Sicherstellung einer wirksamen Pflege und Wartung der Produkte.
6. Sicherstellung von späteren Ersatzlieferungen, Lieferungen von Ersatzteilen.
7. Sicherstellung einer fundierten Einweisung und Einarbeitung in die Produkte.

Anleitung:

1. Ermitteln Sie die gebräuchlichen Formen der Ergebnisdokumentation in Ihrem Unternehmen.
2. Ermitteln Sie, welche Person die Ergebnisse wissen will oder wissen muss.
3. Ermitteln Sie, wer die Ergebnisse festzustellen und zu bestätigen hat.
4. Ermitteln Sie die Anforderungen an die Dokumentationen, geltenden Regeln und Spielregeln für die Dokumentationen, Zugangsrechte, Verwendungsrechte, Schutzpflichten (Datenschutz, Informationsschutz, Geheimhaltung). Ermitteln Sie die Zugangsrechte und -pflichten.
5. Ermitteln Sie die Strukturen, Zuständigkeiten und Verantwortungen für die Erstellung, Pflege Aktualisierung und Fortschreibung von Ergebnisdokumentationen.
6. Ermitteln Sie die eingesetzten Methoden, Tools, Netzwerke, Verfahren und Vorgehensweisen der Ergebnisdokumentation.
7. Ermitteln Sie, welche Art und Weise der Ergebnisdokumentation für das Projekt und das Projektmanagement sowie für die Projektüberwachung und Projektsteuerung erforderlich sind, z.B.
   1. für die einzelnen Phasen,
   2. für die einzelnen Arbeitspakete,
   3. für die einzelnen Objekte,
   4. für bestimmte Beiträge und Mitwirkungen,
   5. für Beschlüsse,
   6. für Entscheidungen und ihre Umsetzungen.
8. Legen Sie die Methodik, die Instrumente, Tools, Formulare, Vorlagen Checklisten, Layouts für die Dokumentationen fest.
9. Legen Sie fest, wie die Beteiligten eingewiesen werden.
10. Legen Sie fest, was Sie tun, wenn die Anleitungen und Anweisungen nicht beachtet werden, die Dokumentation fehlerhaft erfolgt oder vernachlässigt wird, wobei der Anschein dazu reicht.
11. Ermitteln Sie, in welcher Art und Weise welche Dokumentationen nach dem Abschluss von Aufträgen, Arbeitspaketen, Teilprojekten, Projekten, Objekten, Zwischenprodukten, Endprodukten und Leistungen vorliegen müssen.
12. Legen Sie die Anforderungen im Pflichtenheft und in der endgültigen Leistungsbeschreibung verbindlich fest.
13. Machen Sie die Dokumentation und die Anforderungen an die Dokumentation zum Gegenstand des Projektauftrages bzw. zum Auftrag zum Projektmanagement.
14. Stellen Sie sicher, dass die Anforderungen an die Dokumentation bei allen Aufträgen im Projekt und im Projektmanagement an beteiligte Dritte erteilt und von diesen erfüllt werden.
15. Ermitteln Sie, welches Qualitätsmanagement für die Dokumentationen notwendig ist.
16. Ermitteln Sie und legen Sie fest, wie Änderungen in der Ergebnisdokumentation erfasst und aktualisiert werden.
17. Ermitteln Sie und legen Sie fest und vereinbaren Sie die Prüfung und Abnahme der erforderlichen Dokumentationen.

Präzisieren Sie gegebenenfalls die Aussagen durch Unterlagen, Belege, Nachweise.

Mahnungen, Tipps:

Die Ergebnisdokumentation ist für Dritte bestimmt. Sie sollen und müssen sich mit der Ergebnisdokumentation zurechtfinden, sie verstehen und die richtigen Schlüsse ziehen.

Die Ergebnisdokumentation kann für verschiedene Zielgruppen in unterschiedlicher Art und Weise erforderlich sein, sowohl inhaltlich als auch sprachlich.

Teilnehmerkreis:

1. Experten,
2. Verantwortliche für das Qualitätsmanagement,
3. Verantwortliche für den Vertrieb der Produkte,
4. Verantwortliche für die Folge-Dienstleistungen (Pflege und Wartung der Produkte),
5. Autoren,
6. Grafiker,
7. Konstrukteure,
8. Entwickler,
9. Programmierer,
10. Projektleiter.

Thema Ergebnisdokumentation festlegen vertiefen:

Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
   Koordination der Verantwortung 00_000_000
2. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   
   Produkt- und Projektdokumentation: 07_750_000
   Methoden: 60_000_000
   Dokumentation: 14_000_000
   Berichtswesen: 13_000_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_640_000
   Checklisten: 06_630_000
   Pflichtenheft: 07_730_000
   Endgültige Leistungsbeschreibung: 07_740_000
   Projektantrag / Projektauftrag: 07_710_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Implementation: 02_200_260
   Pflege und Wartung: 02_200_295
   Kontrolle: 11_000_000
   Termine, Zeiten: 16_000_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Verhalten: 50_000_000
   Projekterfolg: 15_000_000
   Aktuelle Stände: 17_000_000
   Projektende: 02_200_270
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Ergebnisdokumentation
   
   Standards
   Verfahren
   Vorgehensweisen
   Methoden
   Methodik
   Hilfsmittel
   Prozessketten
   Arbeitsweise
   Durchführung
   Ausführung
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln