Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 283: Die Erfüllung von Pflichten dokumentieren.

Es geht um die Stärkung der Kompetenzen der planenden, entscheidenden und handelnden Personen im Projekt und im Projektmanagement.

Es geht um die Stärkung des Vertrauens in der Wahrnehmung von wichtigen Anliegen und Interessen von Betroffenen und Beteiligten.

Es geht um die Früherkennung von Leichtsinn, Übermut und unzureichenden Erfahrungen oder Lösungen, bevor sie sich mehr als unvermeidlich auswirken (können).

Es geht um die Abwehr von unberechtigten Ansprüchen auf Haftung, Gewährleistung, Schuldzuweisungen, Verweigerungen oder Kürzungen von Gegenleistungen für die erbrachten Leistungen und Beiträge.

Ziele:

1. Nachweise des sachgerechten und fachgerechten Vorgehens und Verhaltens.
2. Nachweis der Sorgfalt und Vorsicht.
3. Nachweis von Unverschulden.
4. Nachweis der Art und Weise der Verwendung und Ausnützung von Ermessensspielräumen.
5. Nachweis der Haltbarkeit und Belastbarkeit von Zusicherungen.
6. Früherkennung und Abwehr von Absichten oder Gelegenheiten, zum "Sündenbock" oder "Bauernopfer" gemacht zu werden.
7. Unterstützung bei der Früherkennung von Ursachen von Störungen, Fehlern oder unerwünschten Wirkungen und Folgen.
8. Abwehr von unberechtigten oder überhöhten Schadensersatzforderungen.
9. Sicherung der Einhaltung von geforderten Eigenschaften, Merkmalen und Bedingungen durch "unabhängige" Dritte, insbesondere Experten.
10. Selbstversicherung, Beruhigung und Verlässigung, im Zweifelsfall das Beste getan und sich für das Beste entschieden bzw. es veranlasst zu haben.

Als geeignete Mittel zur Nachweisung von Pflichterfüllungen eignen sich z.B.

1. Prüfungen,
2. Tests, Crashtests, Belastungstests,
3. Qualitätsnachweise,
4. Berichte, Dokumentationen von Kontrollen,
5. Lieferscheine,
6. Empfangsbestätigungen,
7. Fertigstellungsmeldungen,
8. Arbeitsnachweise,
9. Freigaben,
10. Erneute oder weitere Genehmigungen.

Es geht um die Pflichterfüllung bezüglich der Erreichung oder Einhaltung von Merkmalen und Kriterien:

1. der Qualität,
2. von Eigenschaften,
3. von Funktionen,
4. von Auflagen,
5. der Einhaltung von Grenzen und Begrenzungen,
6. der Nutzung von Kompetenzen, Zuständigkeiten,
7. der Wahrnehmung von Interessen,
8. der Erfüllung von Aufträgen,
9. der Erfüllung von Verträgen und Vereinbarungen,
10. der ordnungsgemäßen Ausführung,
11. der ordnungsgemäßen Übergabe.

Anleitung:

1. Ermitteln Sie, wozu Sie sich formell und juristisch relevant verpflichtet haben.
2. Ermitteln Sie, welche nicht justiziablen Verpflichtungen Sie eingegangen sind.
3. Ermitteln Sie, welche Pflichten und Verpflichtungen "selbstverständlich" zu erfüllen sind, ohne dass es dazu eines besonderen Vorganges bedarf.
4. Ermitteln Sie, woran gemessen werden wird, ob Sie Ihre Pflichten (ausreichend und angemessen) erfüllt haben.
5. Ermitteln Sie, welche "Pflichten" stillschweigend oder ausdrücklich bestehen und besonders aufmerksam verfolgt werden (können, dürfen, müssen).
6. Legen Sie fest und vereinbaren Sie offen die Merkmale, die als Belege dafür gelten (dürfen, können, müssen, dass Sie Ihre Pflichten erfüllt haben.
7. Achten Sie sehr aufmerksam auf alles, was zu höheren Erwartungen, mehr Pflichten, verschärfenden Kriterien oder anderen Merkmalen für die Pflichterfüllung führt (führen kann, darf, muss).
8. Stellen Sie - offen - sicher, wo Sie die Grenzen für Ihre Pflichten und Pflichterfüllungen sehen, bevor Sie andere Bewertungskriterien akzeptieren.
9. Lehnen Sie Pflichten und Verpflichtungen, die Sie nicht erfüllen (wollen, dürfen, können, müssen), klar und deutlich ab. Gehen Sie davon aus, dass die Erfüllung dennoch von Ihnen erwartet oder zumindest erhofft, zugelassen und geduldet wird, wenn sie die entsprechenden Aufgaben und Aufträge annehmen (wollen, dürfen, können, müssen).
10. Ermitteln und legen Sie fest, wie Sie die Erfüllung der Pflichten und Verpflichtungen gegenüber allen tatsächlich und vermeintlich Berechtigten erfüllt haben (erfüllen konnten, durften, mussten). Gehen Sie davon aus, dass es niemand interessiert, so lange "alles in Ordnung" ist und scheint.

Typische Gelegenheiten zu Nachweisen der Pflichterfüllung sind z.B.:

1. Meilensteintermine,
2. Rapporttermine, Rücksprachetermine,
3. (erneute) Anträge für Freigaben, Fortsetzungen des Projekts,
4. Liefertermine,
5. Präsentationen,
6. Verlängerungen von Aufträgen oder Verträgen,
7. Notwendige oder zweckmäßige Änderungen des Projekts,
8. Wechsel in der Verantwortung für das Projektmanagement,
9. Abschluss von Phasen,
10. Abnahme von Modulen, Objekten, Beiträgen, Bausteinen, Zwischenergebnissen.

Präzisieren Sie gegebenenfalls die Aussagen durch Unterlagen, Belege, Nachweise.

Mahnungen, Tipps:

Die Pflichterfüllung wird als selbstverständlich hingenommen. Oftmals wird sie nicht bemerkt und deshalb auch nicht anerkannt.

Pflichten ergeben sich häufig bereits aus dem Status, den Rollen, Funktionen, Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen. Solche Pflichten werden in Projekten und im Projektmanagement üblicherweise nicht (mehr) besonders betont, jedoch geahndet, wenn sie nicht oder schlecht erfüllt erscheinen.

"Das Volk will Köpfe rollen sehen." "Die Meute will Blut sehen." Immer dann, wenn etwas nicht so geworden ist, wie es erwartet, gewünscht oder vereinbart war, wird nach "Sündenböcken", Fehlverhalten und Schwächen der planenden, entscheidenden und handelnden Personen gesucht.

Viele machen sich bei Pflichtverletzungen rechtzeitig aus dem Staub, bevor sie zur Rechenschaft gezogen werden (können, dürfen, müssen). Besonders Clevere lassen sich rechtzeitig befördern, versetzen oder entlassen.

Stehen Ehrliche zu ihren Versäumnissen und Fehlern, werden sie zwar (öffentlich) gerügt oder gar verurteilt, erhalten jedoch in der Regel wieder angemessene Chancen. Zumindest wahren Sie ihr Gesicht und die Achtung vor sich selbst.

Teilnehmerkreis:

1. Experten,
2. Verantwortliche für das Qualitätsmanagement,
3. Verantwortliche für den Vertrieb der Produkte,
4. Verantwortliche für die Folge-Dienstleistungen (Pflege und Wartung der Produkte),
5. Autoren,
6. Grafiker,
7. Konstrukteure,
8. Entwickler,
9. Programmierer,
10. Projektleiter.

Thema Dokumentation Pflichterfüllung vertiefen:

Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
   Koordination der Verantwortung 00_000_000
2. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   
   Produkt- und Projektdokumentation: 07_750_000
   Methoden: 60_000_000
   Dokumentation: 14_000_000
   Berichtswesen: 13_000_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_640_000
   Checklisten: 06_630_000
   Pflichtenheft: 07_730_000
   Endgültige Leistungsbeschreibung: 07_740_000
   Projektantrag / Projektauftrag: 07_710_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Implementation: 02_200_260
   Pflege und Wartung: 02_200_295
   Kontrolle: 11_000_000
   Termine, Zeiten: 16_000_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Verhalten: 50_000_000
   Projekterfolg: 15_000_000
   Aktuelle Stände: 17_000_000
   Projektende: 02_200_270
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Ergebnisdokumentation
4. 
   Standards
   Verfahren
   Vorgehensweisen
   Methoden
   Methodik
   Hilfsmittel
   Prozessketten
   Arbeitsweise
   Durchführung
   Ausführung
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln