Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 284: Die Dokumentation der Geschäftsvorfälle ermöglichen, sichern und nachweisen.

Es geht um die ordnungsgemäße Buchhaltung, Rechnungslegung, Versteuerung, Bilanzierung und Darstellung der Wirtschaftslage, von Gewinn und Verlust sowie den Aussichten für das laufende und folgende Geschäftsjahr (oder andere Berichtsperiode).

Es gilt das Prinzip: Kein Geschäftsvorfall ohne Beleg!

Es gilt das Prinzip: Keine Buchung ohne Beleg!

Es geht um die Erfassung von vorgesehenen, vereinbarten, laufenden, schwebenden und abgeschlossenen Geschäften.

Ziele:

1. Ermöglichung und Sicherung der zügigen, routinierten Bearbeitung, Zuordnung und Erfassung der Belege.
2. Ermöglichung und Sicherung der sofortigen plausiblen Ordnungsmäßigkeit der Belege.
3. Ermöglichung und Sicherung von unverzüglichen Kontrollen und Klärungen der Ordnungsmäßigkeit und Rechtmäßigkeit der Belege.
4. Ermöglichung und Sicherung der Einhaltung von gesetzlichen und insbesondere steuerlichen Vorschriften.
5. Nachweis, das im Projekt und im Projektmanagement die gesetzlichen und steuerlichen Vorschriften bekannt sind und erfüllt oder eingehalten werden.
6. Offenlegung und frühzeitige Bewertung von Grenzfällen, z.B. bei Auflagen, Genehmigungsvorbehalten, Anzeigepflichten.
7. Ermöglichung und Sicherstellung der Nachweise, die für die gesetzliche und steuerliche Anerkennung von Belegen erforderlich sind.
8. Ermöglichung und Sicherstellung der unverzüglichen Bezahlung von offenen Rechnungen; Vermeidung von Zahlungsverzug oder folgenden Störungen im Projekt und im Projektmanagement.
9. Früherkennung von Fehlverhalten, von wem auch immer und aus welchen Ursachen auch immer.
10. Reibungsloser Ablauf der laufenden Prozesse des Rechnungswesens, der Buchhaltung, Bilanzierung und Versteuerung.

Anleitung:

1. Lassen Sie sich in die Anforderungen einweisen, die erfüllt sein müssen, damit Belege als Geschäftsvorfälle anerkannt werden (dürfen, können, müssen).
2. Ermitteln Sie die Besonderheiten des Projekts und des Projektmanagements, die zu Abweichungen von üblichen Routinen, Bewertungen und Durchläufen im betrieblichen Rechnungswesen führen (können, dürfen, müssen).
3. Ermitteln und vereinbaren Sie, wie die im Projekt und im Projektmanagement anfallenden Belege gekennzeichnet und als "sachlich richtig und in Ordnung" bewertet werden (können, dürfen, müssen).
4. Lassen Sie Ausgaben, die "aus dem Rahmen fallen", möglichst vorher ausdrücklich genehmigen.
5. Zeigen Sie unverzüglich den Kostenträgern an, wenn Sie Geld ausgeben (wollen, dürfen oder müssen), dessen Verwendung nicht ohne Weiteres mit Ihrem Auftrag, dem Projekt oder dem Projektmanagement in Verbindung gebracht werden kann.
6. Fügen Sie Belegen, die auffallen (werden, dürfen, können, müssen), immer gleich eine kurze, plausible und faktengestützte Erklärung bei.
7. Bündeln Sie Belege unterschiedlicher Herkunft für den gleichen Geschäftsvorfall so zu "Vorgängen", dass der Zusammenhang und die Zusammengehörigkeit leicht hergestellt und nachvollzogen werden kann und erhalten bleibt.
8. Legen Sie das Verfahren fest, wie mit "auffälligen" Belegen umzugehen ist.
9. Stellen Sie sicher, dass unverzüglich Kontrollen und Überprüfungen erfolgen, wenn erwartete Belege ausbleiben, nicht plausibel, gefälscht, überhöht oder zu niedrig erscheinen; die Vermutung genügt.
10. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, wer berechtigt und verpflichtet ist, einen Regress zu prüfen, zu veranlassen und durchzusetzen.

Festgelegt und falls nicht, zu klären, festzulegen und zu vereinbaren sind die Anforderungen an:

1. Belege generell,
2. Belegerstellung,
3. Angaben in den Belegen,
4. Kontierungen,
5. Bearbeitungsvermerke,
6. Vermerke der Anerkennung generell,
7. Vermerke zum Geschäftsvorfall,
8. Vermerke zur steuerlichen Behandlung,
9. Vermerke de Nichtanerkennung,
10. Erfassungsvermerke,
11. Verarbeitungsvermerke,
12. Vermerke der Aufbereitung,
13. Vermerke der Speicherung, Archivierung,
14. Vermerke zur Wiederfindung.

Die Routinevorgänge sind heutzutage in hohem Maße automatisiert und zwangsgesteuert. In Projekten und Projektmanagement sind die Routinen anzupassen oder Lösungen zu finden, die den Gegebenheiten des Projekts und des Projektmanagements UND den Routineanforderungen bestmöglich entsprechen.

Präzisieren Sie gegebenenfalls die Aussagen durch Unterlagen, Belege, Nachweise.

Mahnungen, Tipps:

Jeder fehlende Beleg führt zu Rückfragen, Nachfragen, Recherchen, Nachprüfungen, Nachkontrollen, Rechtfertigungen und zusätzliche Begründungen.

Jeder fehlerhafte Beleg erweckt die besondere Aufmerksamkeit. "Der Sache" wird nachgegangen (werden dürfen, können, müssen).

Ist der Zusammenhang und die Zusammengehörigkeit von Belegen und Geschäftsvorfällen nicht durch gleiche Kennungen ("Nummern des Vorganges") möglich, dokumentieren Sie die Begründungen und die Art und Weise des Zusammenhangs.

Ausgaben, die nicht genehmigt werden, können als Verletzung des Treueverhältnisses ausgelegt und unter Umständen vom Verursacher oder der Person, welche die Ausgaben dennoch "genehmigt" oder zugelassen hat, zurückgefordert werden.

Teilnehmerkreis:

1. Experten,
2. Verantwortliche für das Qualitätsmanagement,
3. Verantwortliche für den Vertrieb der Produkte,
4. Verantwortliche für die Folge-Dienstleistungen (Pflege und Wartung der Produkte),
5. Autoren,
6. Grafiker,
7. Konstrukteure,
8. Entwickler,
9. Programmierer,
10. Projektleiter.

Themen Buchhaltung, Rechnungslegung, Steuern und Abgaben vertiefen:

Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
   Koordination der Verantwortung 00_000_000
2. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   
   Produkt- und Projektdokumentation: 07_750_000
   Methoden: 60_000_000
   Dokumentation: 14_000_000
   Berichtswesen: 13_000_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_640_000
   Checklisten: 06_630_000
   Pflichtenheft: 07_730_000
   Endgültige Leistungsbeschreibung: 07_740_000
   Projektantrag / Projektauftrag: 07_710_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Implementation: 02_200_260
   Pflege und Wartung: 02_200_295
   Kontrolle: 11_000_000
   Termine, Zeiten: 16_000_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Verhalten: 50_000_000
   Projekterfolg: 15_000_000
   Aktuelle Stände: 17_000_000
   Projektende: 02_200_270
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Ergebnisdokumentation
4. 
   Standards
   Verfahren
   Vorgehensweisen
   Methoden
   Methodik
   Hilfsmittel
   Prozessketten
   Arbeitsweise
   Durchführung
   Ausführung
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln