Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 289: Das Projektmanagements dokumentieren.

Es geht um die Belegung und Nachweisung, weshalb das Projektmanagement überhaupt erforderlich war.

Es geht um die Belegung und Nachweisung, wo das Projektmanagement besonders gefordert war.

Es geht um die Belegung und Nachweisung, wie das Projektmanagement eingegriffen hat.

Es geht um die Belegung und Nachweisung der vorgegebenen und eingehaltenen Grenzen und Begrenzungen des Projektmanagements.

Es geht um die Belegung und Einforderung der Verantwortung für alles (noch) Offengebliebene.

Es geht um die Zuordnung der Leistungen des Projektmanagements und im Projektmanagement an die planenden, entscheidenden und handelnden Personen.

Es geht um die Erkennung und Dokumentation von Unterlassungen des Projektmanagements.

Ziele:

1. Nachweis des vorgegebenen und eingehaltenen Rahmens des Projektmanagements.
2. Nachweis des persönlichen Einsatzes des Projektmanagements.
3. Nachweis der Entscheidungen des Projektmanagements.
4. Nachweis des Vorgehens des Projektmanagements.
5. Nachweis der Handlungen des Projektmanagements.
6. Nachweis der Professionalität des Projektmanagements.
7. Nachweise der übertragenen Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen.
8. Nachweise der übergebenen Ergebnisse und Produkte.
9. Nachweise der Art und Weise der Einhaltung und Erfüllung von Gesetzen, Vorschriften, Auflagen, Verträgen und Vereinbarungen sowie Weisungen.
10. Erleichterung des Übertragung bzw. die Fortsetzung des Projektmanagements durch andere Personen ("Stabübergabe").

Anleitung:

1. Ermitteln Sie die gebräuchlichen Formen der Dokumentation des Projektmanagements in Ihrem Unternehmen.
2. Ermitteln Sie, welche Person
   1. eine fortlaufende Dokumentation benötigt,
   2. eine periodische Dokumentation benötigt,
   3. eine Gesamtdokumentation benötigt.
3. Ermitteln Sie die Anforderungen an die Dokumentationen, geltenden Regeln und Spielregeln für die Dokumentationen, Zugangsrechte, Verwendungsrechte, Schutzpflichten (Datenschutz, Informationsschutz, Geheimhaltung). Ermitteln Sie die Zugangsrechte und -pflichten.
4. Ermitteln Sie die Strukturen, Zuständigkeiten und Verantwortungen für die Erstellung, Pflege Aktualisierung und Fortschreibung von Dokumentation des Projektmanagements.
5. Ermitteln Sie die eingesetzten Methoden, Tools, Netzwerke, Verfahren und Vorgehensweisen der Dokumentation des Projektmanagements.
6. Ermitteln Sie, welche Art und Weise der Dokumentation des Projektmanagements für das Projekt und das Projektmanagement sowie für die Projektüberwachung und Projektsteuerung erforderlich sind, z.B.
   1. für die einzelnen Phasen,
   2. für die einzelnen Arbeitspakete,
   3. für die einzelnen Objekte,
   4. für bestimmte Beiträge und Mitwirkungen,
   5. für die einzelnen Aufträge,
   6. für Beschlüsse,
   7. für Entscheidungen und ihre Umsetzungen,
   8. für Zwischenergebnisse,
   9. für Zwischenzeugnisse
   10. für Leistung und Vergütung des Projektmanagements (Erfolgsbeteiligung, Haftung, Regressnahme).
7. Legen Sie die Methodik, die Instrumente, Tools, Formulare, Vorlagen Checklisten, Layouts für die Dokumentationen fest.
8. Legen Sie fest, wie die Beteiligten eingewiesen werden.
9. Legen Sie fest, was Sie tun, wenn die Anleitungen und Anweisungen nicht beachtet werden, die Dokumentation fehlerhaft erfolgt oder vernachlässigt wird, wobei der Anschein dazu reicht.
10. Ermitteln Sie, in welcher Art und Weise welche Dokumentationen nach dem Abschluss von Aufträgen, Arbeitspaketen, Teilprojekten, Projekten, Objekten, Zwischenprodukten, Endprodukten und Leistungen vorliegen müssen.
11. Legen Sie die Anforderungen im Pflichtenheft und in der endgültigen Leistungsbeschreibung verbindlich fest.
12. Machen Sie die Dokumentation und die Anforderungen an die Dokumentation zum Gegenstand des Projektauftrages bzw. zum Auftrag zum Projektmanagement.
13. Stellen Sie sicher, dass die Anforderungen an die Dokumentation bei allen Aufträgen im Projekt und im Projektmanagement an beteiligte Dritte erteilt und von diesen erfüllt werden.
14. Ermitteln Sie, welches Qualitätsmanagement für die Dokumentationen notwendig ist.
15. Ermitteln Sie und legen Sie fest, wie Änderungen in der Dokumentation des Projektmanagements erfasst und aktualisiert werden.
16. Ermitteln Sie und legen Sie fest und vereinbaren Sie die Prüfung und Abnahme der erforderlichen Dokumentationen.

Präzisieren Sie gegebenenfalls die Aussagen durch Unterlagen, Belege, Nachweise.

Mahnungen, Tipps:

Die Dokumentation des Projektmanagements ist im Zweifelsfall ein Beweismittel für Tun und Unterlassen vor Gericht. Üblicherweise ist die Dokumentation des Projektmanagements NICHT für Dritte bestimmt.

Die Dokumentation des Projektmanagements kann für verschiedene Zielgruppen in unterschiedlicher Art und Weise erforderlich sein, sowohl inhaltlich als auch sprachlich.

Wird nach dem Projektabschluss die Dokumentation des Projektmanagements ausgewertet, ergeben sich daraus meistens viele wertvolle Erkenntnisse für künftige Projekte.

Teilnehmerkreis:

1. Projektleiter,
2. Verantwortliche für das Projektoffice bzw. für die Projektmanagement-unterstützung (PMU),
3. künftige Protokollanten (Hilfskräfte).

Thema Dokumentation des Projektmanagements festlegen vertiefen:

Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
   Koordination der Verantwortung 00_000_000
2. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   
   Produkt- und Dokumentation des Projektmanagements: 07_750_000
   Methoden: 60_000_000
   Dokumentation: 14_000_000
   Berichtswesen: 13_000_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_640_000
   Checklisten: 06_630_000
   Pflichtenheft: 07_730_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Risikomanagement: 03_370_000
   Konfliktmanagement: 03_370_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Pflege und Wartung: 02_200_295
   Kontrolle: 11_000_000
   Termine, Zeiten: 16_000_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Verhalten: 50_000_000
   Projekterfolg: 15_000_000
   Aktuelle Stände: 17_000_000
   Projektende: 02_200_270
   Abschlussbericht: 07_760_000
   Realisierung Projektnutzen: 02_200_290
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Dokumentation des Projektmanagements
   
   Standards
   Verfahren
   Vorgehensweisen
   Methoden
   Methodik
   Hilfsmittel
   Prozessketten
   Arbeitsweise
   Durchführung
   Ausführung
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln