Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 279: Die Dokumentationen der Produkte festlegen, durchführen und sichern.

Es geht z.B. um Beschreibungen der Produkte für Laien, Anwender, Pflege und Wartung, Reparaturen.

Es geht um die Nachweise, worauf sich die nachfolgenden Personen verlassen können (dürfen, müssen).

Ziele:

1. Sicherstellung, dass Personen, die nicht am Projekt mitgewirkt haben, das Produkt verstehen und richtig nutzen können.
2. Sicherstellung des Nachweises, dass die durch das Projekt entstandenen Produkte den vereinbarten bzw. auferlegten Anforderungen entsprechen.
3. Sicherstellung der Qualitätssicherung.
4. Sicherstellung einer Grundlage für Haftungen für Gewährleistungen, Mängel, Folgelasten und Folgeschäden.
5. Sicherstellung einer wirksamen Pflege und Wartung der Produkte.
6. Sicherstellung von späteren Ersatzlieferungen, Lieferungen von Ersatzteilen.
7. Sicherstellung einer fundierten Einweisung und Einarbeitung in die Produkte.

Anleitung:

1. Ermitteln Sie die gebräuchlichen Formen der Produktdokumentation in Ihrem Unternehmen: Ermitteln Sie die Einsatzgebiete, Anforderungen an die Dokumentationen, geltenden Regeln und Spielregeln für die Dokumentationen, Zugangsrechte, Verwendungsrechte, Schutzpflichten (Datenschutz, Informationsschutz, Geheimhaltung). Ermitteln Sie die Zugangsrechte und -pflichten.
2. Ermitteln Sie die Strukturen, Zuständigkeiten und Verantwortungen für die Erstellung, Pflege Aktualisierung und Fortschreibung von Produktdokumentationen.
3. Ermitteln Sie die eingesetzten Methoden, Tools, Netzwerke, Verfahren und Vorgehensweisen der Produktdokumentation.
4. Ermitteln Sie, welche Art und Weise der Produktdokumentation für das Projekt und das Projektmanagement sowie für die Projektüberwachung und Projektsteuerung erforderlich sind, z.B.
   1. Installationsanleitungen,
   2. Betriebsanleitungen,
   3. Service- und Wartungsanleitungen,
   4. Produktbeschreibungen,
   5. Schulungs-, Trainings-, Einweisungsanleitungen.
5. Legen Sie die Methodik, die Instrumente, Tools, Formulare, Vorlagen Checklisten, Layouts für die Dokumentationen fest.
6. Legen Sie fest, wie die Beteiligten eingewiesen werden.
7. Legen Sie fest, was Sie tun, wenn die Anleitungen und Anweisungen nicht beachtet werden, die Dokumentation fehlerhaft erfolgt oder vernachlässigt wird, wobei der Anschein dazu reicht.
8. Ermitteln Sie, in welcher Art und Weise welche Dokumentationen nach dem Abschluss von Aufträgen, Arbeitspaketen, Teilprojekten, Projekten, Objekten, Zwischenprodukten, Endprodukten und Leistungen vorliegen müssen.
9. Legen Sie die Anforderungen im Pflichtenheft und in der endgültigen Leistungsbeschreibung verbindlich fest.
10. Machen Sie die Dokumentation und die Anforderungen an die Dokumentation zum Gegenstand des Projektauftrages bzw. zum Auftrag zum Projektmanagement.
11. Stellen Sie sicher, dass die Anforderungen an die Dokumentation bei allen Aufträgen im Projekt und im Projektmanagement an beteiligte Dritte erteilt und von diesen erfüllt werden.
12. Ermitteln Sie, welches Qualitätsmanagement für die Dokumentationen notwendig ist.
13. Ermitteln Sie und legen Sie fest, wie Änderungen in der Produktdokumentation erfasst und aktualisiert werden.
14. Ermitteln Sie und legen Sie fest und vereinbaren Sie die Prüfung und Abnahme der erforderlichen Dokumentationen.

Präzisieren Sie gegebenenfalls die Aussagen durch Unterlagen, Belege, Nachweise.

Mahnungen, Tipps:

Die Produktdokumentation ist für Dritte bestimmt. Sie sollen und müssen sich mit der Produktdokumentation zurechtfinden, sie verstehen und die richtigen Schlüsse ziehen.

Die Produktdokumentation kann für verschiedene Zielgruppen in unterschiedlicher Art und Weise erforderlich sein, sowohl inhaltlich als auch sprachlich.

Teilnehmerkreis:

1. Experten,
2. Verantwortliche für das Qualitätsmanagement,
3. Verantwortliche für den Vertrieb der Produkte,
4. Verantwortliche für die Folge-Dienstleistungen (Pflege und Wartung der Produkte),
5. Autoren,
6. Grafiker,
7. Konstrukteure,
8. Entwickler,
9. Programmierer,
10. Projektleiter.

Thema Produktdokumentation festlegen vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
   Koordination der Verantwortung 00_000_000
2. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   
   Produkt- und Dokumentation des Projektmanagements: 07_750_000
   Methoden: 60_000_000
   Dokumentation: 14_000_000
   Berichtswesen: 13_000_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_640_000
   Checklisten: 06_630_000
   Pflichtenheft: 07_730_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Risikomanagement: 03_370_000
   Konfliktmanagement: 03_370_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Pflege und Wartung: 02_200_295
   Kontrolle: 11_000_000
   Termine, Zeiten: 16_000_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Verhalten: 50_000_000
   Projekterfolg: 15_000_000
   Aktuelle Stände: 17_000_000
   Projektende: 02_200_270
   Abschlussbericht: 07_760_000
   Realisierung Projektnutzen: 02_200_290
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Produktdokumentation
   
   Standards
   Verfahren
   Vorgehensweisen
   Methoden
   Methodik
   Hilfsmittel
   Prozessketten
   Arbeitsweise
   Durchführung
   Ausführung
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln