Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 282: Nachweise und Belege formell dokumentieren und dauerhaft sicher verwahren.

Es geht um die Dokumentationen der Orientierungen für die Entscheidungen und das Verhalten des Projektmanagements oder anderen planenden, entscheidenden, verantwortlichen oder handelnden Personen im Projekt und im Projektmanagement oder für das Projekt oder das Projektmanagement.

Es geht um die Nachweise der Einhaltung von Normen und Standards, von Auflagen, der Einhaltung von Bedingungen und Weisungen.

Es geht um begleitende Beweise bei Lieferungen, Übergaben von Produkten und Beiträgen.

Es geht um die gleichzeitige Bestätigungen und Begrenzungen von Haftungen und Garantien und Gewährleistungen.

Ziele:

1. Erfassung und Erhaltung von Nachweisen, die nicht (unbedingt oder zwangsläufig) zu Geschäftsvorfällen führen (können, dürfen, müssen).
2. Erfassung und Dokumentation von mündlichen und informellen Absprachen, Regelungen, Weisungen und Beauftragungen.
3. Erfassung und Nachweisung der Verbindlichkeit und Verlässlichkeit.
4. Erfassung, Dokumentation und Nachweisung der Art und Weise des Umgangs mit Unterlagen, Grundlagen, Informationen und Weisungen.
5. Nachweis der Sorgfalt und des sachkundigen und fachkundigen Umgangs mit Informationen, Quellen, Alternativen, Möglichkeiten und Gelegenheiten.
6. Nachweise von Erklärungen, Stellungnahmen, Anmeldungen, Bestellungen, Vereinbarungen.
7. Dokumentation von Informationsquellen.
8. Dokumentation von möglichen, geprüften, ungeprüften, bewerteten und nicht beachteten, ausgewählten und abgelehnten Alternativen.
9. Sicherung der Nachvollziehbarkeit von wesentlichen Entscheidungsgründen, der Auswahl und von Ablehnungen.
10. Ermöglichung von Rückversicherung auf Daten, Fakten und Unterlagen, auf die man sich verlassen hat (verlassen konnte, durfte, musste).

Es geht z.B. um die Dokumentationen von:

1. Genehmigungen,
2. Erlaubnissen,
3. Auflagen,
4. Freigaben,
5. Abmachungen,
6. Befreiungen,
7. Bescheiden,
8. Urteilen,
9. Gutachten, Stellungnahmen, Bewertungen,
10. Beschlüssen.

Sammeln und verwahren Sie sorgfältig, sicher und geschützt vor Dritten z.B.:

1. Stellungnahmen,
2. Visitenkarten,
3. Fundstellen in der Literatur, in Gesetzen und Vorschriften,
4. Empfehlungen, Mahnungen, Warnungen,
5. Analysen,
6. Befragungen,
7. Besichtigungsprotokolle,
8. Beratungsprotokolle,
9. Weisungen, formelle Aufforderungen,
10. Quittungen, Empfangsbescheidungen, Aufenthaltsnachweise, Anwesenheitsnachweise.

Bewahren Sie sorgfältig, geschützt und für Sie leicht auffindbar auf:

1. AGB`s Allgemeine Geschäftsbedingungen,
2. Garantiebescheinigungen,
3. Produktbeschreibungen,
4. Bedienungsanleitung,
5. Pflegeanleitungen,
6. Wartungsanleitungen,
7. Aufbauanleitungen,
8. Veröffentlichungen,
9. Berichte, Kommentare,
10. Fundstellen, Literatur.

Bewahren Sie sorgfältig, geschützt und für Sie leicht auffindbar auf:

1. Erfahrungsberichte Dritter,
2. Pressemitteilungen,
3. Prospekte,
4. Ausschreibungen,
5. Bewerbungen,
6. Produktbeschreibungen,
7. Leistungsbeschreibungen,
8. Auslobungen, Kataloge, Preislisten,
9. Berichte, Geschäftsberichte, Bilanzen,
10. Auskünfte.

Anleitung:

1. Fertigen Sie schriftliche Gedächtnisprotokolle als Gedächtnisstützen für alle folgenden Besprechungen, Treffen und Verhandlungen.
2. Bestätigen Sie den Gesprächspartnern die wesentliche Inhalte, die Sie für die weiteren Planungen, Entscheidungen, Weisungen, Handlungen und Verhaltensweisen zu Grunde legen (werden, müssen).
3. Dokumentieren Sie Rückmeldungen, Meldungen, Anzeigen, Zurufe, Warnungen, Mahnungen, gleichgültig, auf welche Art und Weise und in welcher Form Sie Ihnen so zugehen, dass eine Beachtung von Ihnen erwartet wird.
4. Dokumentieren Sie auf eine geeignete Art und Weise die Herkunft und den Zeitpunkt des Dokumentierten.
5. Legen Sie Orte für die Dokumentationen fest, die auch allen anderen im Projekt und im Projektmanagement zugänglich sind.
6. Legen Sie die Orte für die Dokumentationen fest, die ausschließlich für Sie selbst bestimmt sind und stellen Sie sicher, dass Dritte weder absichtlich noch unabsichtlich die verwahrten Dokumentationen einsehen, erhalten, in Besitz nehmen, verändern oder nutzen (können, dürfen, müssen).
7. Ermitteln und legen Sie fest, welche Dokumentationen Sie in formelle und offizielle Dokumentationen, Berichterstattungen und Veröffentlichungen übernehmen (wollen, können, dürfen, müssen).
8. Ermitteln und legen Sie fest, welche Dokumentationen der absoluten Geheimhaltung unterliegen. Stellen Sie sicher, dass nur Personen davon erfahren (können, dürfen, müssen), die die Quellen für ihre Arbeit und Beiträge zum Projekt und zum Projektmanagement benötigen.
9. Ermitteln und legen Sie fest, wie Sie Fehlinformationen und Falschinformationen sowie fehlerhafte Quellen und Materialien erkennen und als solche bewerten und behandeln (dürfen, können, müssen).
10. Ermitteln und legen Sie den Zeitpunkt fest, an welchem Sie ihre Archive sichten, entrümpeln, neu ordnen oder auflösen (können, dürfen, müssen).

Präzisieren Sie gegebenenfalls die Aussagen durch Unterlagen, Belege, Nachweise.

Mahnungen, Tipps:

Das Wesentliche ist üblicherweise bereits gelaufen, bevor es in einer Papierform oder anderen Art von Dokument auftaucht.

Ob etwas wichtig ist oder wahr, zeigt sich oft erst im Verlaufe des Zeit. Dann hilft die Erinnerung: "Da war doch was!" oder "Das war doch ganz anders!" mit der Suche nach Belegen, die "es" bestätigen.

Entsorgen Sie die Dokumentationen erst, wenn Sie absolut sicher sind, dass Sie niemals mehr benötigt werden, weder von Ihnen noch von anderen.

Teilnehmerkreis:

1. Experten,
2. Verantwortliche für das Qualitätsmanagement,
3. Verantwortliche für den Vertrieb der Produkte,
4. Verantwortliche für die Folge-Dienstleistungen (Pflege und Wartung der Produkte),
5. Autoren,
6. Grafiker,
7. Konstrukteure,
8. Entwickler,
9. Programmierer,
10. Projektleiter.

Thema Dokumentation der Nachweise und Belege vertiefen:

Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
   Koordination der Verantwortung 00_000_000
2. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   
   Produkt- und Projektdokumentation: 07_750_000
   Methoden: 60_000_000
   Dokumentation: 14_000_000
   Berichtswesen: 13_000_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_640_000
   Checklisten: 06_630_000
   Pflichtenheft: 07_730_000
   Endgültige Leistungsbeschreibung: 07_740_000
   Projektantrag / Projektauftrag: 07_710_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Implementation: 02_200_260
   Pflege und Wartung: 02_200_295
   Kontrolle: 11_000_000
   Termine, Zeiten: 16_000_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Verhalten: 50_000_000
   Projekterfolg: 15_000_000
   Aktuelle Stände: 17_000_000
   Projektende: 02_200_270
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Ergebnisdokumentation
4. 
   Standards
   Verfahren
   Vorgehensweisen
   Methoden
   Methodik
   Hilfsmittel
   Prozessketten
   Arbeitsweise
   Durchführung
   Ausführung
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln