Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 146: Vereinbarungen mit den Mitarbeitenden im Projektteam abschließen.

Ziele:

1. Sicherstellung der Einführung und der Akzeptanz der Hierarchie im Projektteam.
2. Sicherstellung der Einführung und der Akzeptanz von Setzungen des Projektleiters bzw. des Projektmanagements, d.h. von nicht-diskutablen Regeln und Spielregeln.
3. Sicherstellung der Annahme und Akzeptanz der funktionellen Rollen im Projektteam.
4. Sicherstellung der Annahme und Übernahme der Verantwortungen im und für das Projektteam.
5. Sicherstellung der grundsätzliche Bereitschaft zur Zusammenarbeit innerhalb des Projektteams.
6. Sicherstellung der Verpflichtung zur Loyalität.
7. Sicherstellung der Klärung von grundsätzlichen Konflikten für die Mitarbeitenden durch ihre Zugehörigkeit und Mitwirkung im Projektteam.
8. Sicherstellung der Einführung und der Akzeptanz der Entscheidungsverfahren.
9. Sicherstellung der Einführung und der Akzeptanz von grundlegenden Rahmenbedingungen für die Zugehörigkeit zum Projektteam.
10. Sicherstellung der Einführung und der Akzeptanz von generellen Bedingungen und Voraussetzungen für die Mitarbeit im Projektteam.
11. Sicherstellung der Verfahren und der Art und Weise, wie persönliche Anliegen der Mitarbeitenden im Projekt und im Projektmanagement berücksichtigt werden (können, dürfen, sollen oder müssen).
12. Projektteams sind Arbeits- und Leistungsgemeinschaften auf Zeit.

Anleitungen für die Vereinbarungen mit den Mitarbeitenden im Projektteam:

1. Ermitteln Sie die notwendigen Setzungen, die Sie zur Bedingung der Zugehörigkeit zu einem Projektteam machen werden.
2. Ermitteln Sie die vermutlichen Widerstände gegen diese Setzungen.
3. Ermitteln Sie einen frühzeitigen Termin vor der ersten inhaltlichen Arbeit für den formellen Start des Projektteams.
4. Laden Sie alle künftigen Mitglieder des Projektteams zu diesem Termin ein und stellen Sie die Anwesenheit sicher.
5. Achten Sie sorgfältig auf die Ausflüchte, Entschuldigungen und Rechtfertigungen für die Bitten nach Terminverschiebungen oder die Nichtteilnahme: Die Muster werden sich im Projekt und Projektmanagement auf jeden Fall fortsetzen.
6. Ermitteln Sie die notwendigen Setzungen und erforderliche Vereinbarungen, dass diese Muster sich nicht nachteilig oder störend für die künftige Projektarbeit auswirken (können).
7. Ermitteln Sie die notwendigen Sanktionen bei Nichtbeachtung der Setzungen und (noch zu treffenden) Vereinbarungen.
    
8. Eröffnen Sie die erste Teamsitzung und stellen Sie sich als Projektleiter vor.
9. Stellen Sie unmissverständlich klar, dass alle Entscheidungen, die das Projekt oder das Projektmanagement betreffen, nur durch Sie getroffen werden bzw. durch jenes Projektteammitglied, das hierfür ausdrücklich damit beauftragt wird.
10. Stellen Sie die Erwartungen an die Teammitglieder in Form von zu übernehmenden Rollen und Verantwortungen vor.
11. Klären Sie offene Fragen und insbesondere Widersprüche, Konflikte und Unvereinbarkeiten mit den Erwartungen und anderweitigen Vereinbarungen der Teammitglieder, z.B. mit deren Vorgesetzten oder entsendenden Bereichen.
12. Ermitteln und vereinbaren Sie die Vorgehensweisen im Einzelfall für die Herbeiführung, Sicherstellung und Erhaltung der konstruktiven Zugehörigkeit, Mitarbeit, Zusammenarbeit und Mitwirkung im Projektteam.
13. Trennen Sie sich unverzüglich von Personen, die eine konstruktive Mitarbeit, Zusammenarbeit und Mitwirkung im Projektteam nicht erwarten lassen.

Mahnungen, Tipps:

Die Regeln und Spielregeln der Zusammenarbeit der Personen, die auch außerhalb des Projekts und des Projektmanagements in anderen Bezügen zusammenarbeiten, müssen auf das Projekt und das Projektmanagement angepasst werden. Nicht selten treten dabei auch verborgene Konflikte und Streitanlässe zu Tage, die durch unverzügliche Klärungen, Vereinbarungen oder durch klare Setzungen sich dann weniger störend im Projekt und im Projektmanagement auswirken (können).

Experimente mit Selbstorganisation oder Formen von zum Teil in der Literatur idealisierten "hierarchiefreien" Teams scheitern in Projekten regelmäßig. Mit etwas Glück frühzeitig und so rechtzeitig, dass das Projektteam noch zu einer angemessenen Teamorganisation, Leistungsfähigkeit und einem annehmbaren Leistungsklima zurück findet.

Teilnehmerkreis:

Die Vereinbarungen treffen der Projektleiter und die Personen, die für das Projektteam vorgesehen sind.

Aufgaben des Projektmanagements:

Das Projektmanagement hat für das Projektteam eine formale und informelle Organisation bereitzustellen, die eine Arbeitsfähigkeit und eine angemessene Leistungsfähigkeit eines jeden einzelnen Mitgliedes, des Teams insgesamt und des Projektmanagements in Gänze ermöglicht und sichert.

Zunächst erstmalige, dann wiederkehrende Aufgaben des Projektmanagements sind z.B.

1. Klären, wofür ein Projektteam tatsächlich (noch) benötigt wird.
2. Klären und festlegen, welche Funktionen niemals an ein Projektteammitglied delegiert werden (dürfen, können, sollen).
3. Klären und festlegen, welche Funktionen durch das Projektteam insgesamt für das Projektmanagement zu erfüllen sind.
4. Klären und festlegen, welches Mitglied des Projektteams welche Funktion zu übernehmen und zu erfüllen hat.
5. Klären und festlegen, welches Mitglied des Projektteams welche Rolle für das Projektteam und für das Projektmanagement übernehmen sollte.
6. Klären und festlegen, welche Verantwortung jedes Mitglied des Projektteams für seine Aufgaben, für seine Funktionen, für das Projektteam, für das Projektmanagement und für das Projekt zu übernehmen hat.
7. Klären und festlegen, welche Rahmenbedingungen, Regeln und Spielregeln alle Mitglieder des Projektteams generell zu beachten und einzuhalten haben.
8. Klären und festlegen, welche speziellen Rahmenbedingungen für jedes einzelne Mitglied des Projektteams erforderlich sind.
9. Klären und festlegen, zu welchen Zeitpunkten die Rahmenbedingungen überprüft und für den Projektfortschritt angepasst werden.
10. Klären und festlegen, wie die Zugehörigkeit zum Projektteam beginnt und wie sie beendet wird.

Mehr zum Thema "Vereinbarungen mit Mitarbeitenden:

1. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 41_000_000
   Koordination der Prozesse der Regelkommunikation: 70_340_000
   Rollen, Funktionen und Verantwortungen: 36_036_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
2. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Episteme: 99_020_000
   Projektorganisation: 99_040_000
   Führung im Projekt: 41_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Partner: 70_000_000
   Personalarbeit: 36_540_000
   Verantwortung für Dienste: 70_036_500
   Projektmatrix: 90_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Kontrolle: 11_000_000
   Dienstleistungen: 03_360_000
   Termine: 16_000_000
   Dokumentation: 14_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Berichtswesen: 13_000_000
   Dokumentation: 14_000_000
   Hilfsmittel: 06_610_000
   Aktuelle Stände: 17_000_000
   Notizen: 19_000_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Rahmenheft
   Lastenheft
   Pflichtenheft
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   AGB, Allgemeine Geschäftsbedingungen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln