Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 149: Organisation des Projektteams formalisieren und institutionalisieren.

Es geht um das Team als eigenständige Organisationseinheit innerhalb den Organisationen, aus welchen die Teammitglieder kommen.

Ziele:

1. Festlegung der disziplinarischen Führungsverantwortung für jedes Mitglied des Projektteams.
2. Festlegung der Art und Weise, wie durch den Projektleiter die Wahrnehmung der Führungsverantwortung durchgesetzt wird, wenn er selbst nicht der disziplinarische Vorgesetzte des jeweiligen Projektteammitgliedes ist.
3. Festlegung der Weisungsbefugnisse eines jeden Mitglieds des Projektteams gegenüber den anderen Mitgliedern des Projektteams und der Projektleitung.
4. Festlegung der AKV Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen für jedes Mitglied des Projektteams.
5. Festlegung der Organisationsmittel, Arbeitsmittel, Methoden, Verfahren, Instrumente, Werkzeuge, Tools für die Arbeit im Projektteam.
6. Festlegung der Berichtspflichten eines jeden Mitglieds des Projektteams.
7. Festlegung der Art der Informationen, über die jedes Mitglied des Projektteams zu Verschwiegenheit gegenüber Dritten verpflichtet ist.
8. Festlegung der Art und Weise, Form und Inhalte der Stellvertretungen der Mitglieder des Projektteams untereinander.
   Klärung der Schnittstellen (Übergangsstellen, Übernahmestellen, Übergabestellen) z.B. von Materialien, Informationen, Daten, Dokumenten.
9. Festlegung der Entscheidungskriterien für allfällige Entscheidungen in den einzelnen Gliederungen der Organisation des Projektteams.
10. Festlegung der Entscheidungskriterien für allfällige Entscheidungen im Rahmen von erteilten Vollmachten für Mitglieder des Projektteams.
11. Festlegung des Verfahrens von Entscheidungen und Genehmigungen von Entscheidungen für allfällige Entscheidungen des Projektleiters oder anderer Gliederungen der Projektorganisation (Projektauftraggeber, Projektausschuss, Vorgesetzte).
12. Festlegung der Sanktionen.

Anleitungen für die formale Organisation des Projektteams:

1. Ermitteln Sie die Art und Weise, wie die disziplinarische Führung eines jeden Mitgliedes des Projektteams während ihres Projekteinsatzes herstellt, gewahrt, gesichert, eingefordert und durchgesetzt werden kann und werden wird.
2. Ermitteln Sie die Themen, an welchen die Projektteammitglieder unterschiedlichen Anforderungen an ihre Bewertungen und Prioritäten zu Konflikten führen (können, werden oder müssen).
3. Ermitteln und legen Sie fest, nach welchen Kriterien im Konfliktfall jedes Mitglied des Projektteams seine Entscheidungen und damit sein Verhalten auszurichten hat.
4. Ermitteln Sie, an welchen Dritte unbefugt oder zufällig Kenntnis von Interna des Projektteams erhalten können.
5. Ermitteln und legen Sie fest, wie jedes Mitglied des Projektteams sicherzustellen hat, dass Dritte keine Kenntnis von Interna des Projektteams erhalten (können).
6. Ermitteln und legen Sie fest, in welcher Art und Weise ein Mitglied des Projektteams sich zu verhalten hat, wenn es in Entscheidungskonflikten oder Loyalitätskonflikten steht.
7. Ermitteln und legen Sie die Themen und die Art und Weise fest, wie einzelne Mitglieder des Projektteams Ihnen und / oder anderen Mitgliedern des Projektteams Weisungen erteilen darf.
8. Ermitteln und legen Sie fest, in welcher Art und Weise ein jedes Mitglied des Projektteams das Projekt, das Projektmanagement, Sie selbst oder ein anderes Mitglied des Projektteams vertreten darf.
9. Ermitteln und legen Sie fest, in welcher Art und Weise ein jedes Mitglied des Projektteams sich nach außen als solches zu erkennen, zu legitimieren und abzugrenzen hat.
10. Ermitteln und legen Sie die Art und Weise fest, wie Sie von jedem einzelnen Mitglied des Projektteams fortlaufend unterrichtet werden.
11. Ermitteln und legen Sie die Art und Weise fest, wie Entscheidungen, die ein einzelnes Mitglied des Projektteams nicht in eigener Verantwortung treffen darf (kann oder soll) vorzubereiten sind.

Setzungen sind insbesondere erforderlich z.B. für

1. Art und Weise der Wahrnehmung der Mitarbeitervertretung (Betriebsrat, Personalvertretung)
2. Umgang mit Mitbestimmungsrechten.
3. Verhalten im Krankheitsfall.
4. Genehmigungen von Reisen.
5. Genehmigungen von Urlaub.
6. Auskunftspflichten, Auskunftsrechte.
7. Aufzeichnungspflichten, Nachweispflichten, Dokumentationspflichten.
8. Art und Weise von Kostenerstattungen.
9. Art und Weise der Leistungen und Vergütungen für die Mitarbeit im Projekt und Leistungen für das Projekt.
10. Aufwandserfassung, Kostenerfassung, Leistungsnachweise.
11. Verhalten bei Engpässen.

Mahnungen, Tipps:

Nur wenn das Projektteam auch formale Strukturen und standardisierte Prozesse errichtet und einhält, wird es von den Mitgliedern des Projektteams und von Dritten als Organisationseinheit wahrgenommen und akzeptiert.

Die formalen Grenzen des Projektteams müssen ausdrücklich markiert werden, damit sie von den Mitgliedern des Projektteams selbst und von Dritten wahrgenommen und damit beachtet werden können.

Klare formale Grenzen des Projektteams ermöglichen auch eine rasche Klärung von Zuständigkeiten und Verantwortungen, z.B. welche Entscheidungen klar durch das Projektteam zu treffen sind und welche nicht oder nicht mehr. Insbesondere werden die offenen Fragen und Inhalte der Konflikte sichtbar, die jeweils aktuell zu klären sind.

Die erwünschten und unerwünschten Einflussnahmen und Einsichten in das Projekt und das Projektmanagement werden durch klare formale Grenzen des Projektteams besser steuerbar.

Teilnehmerkreis:

Die Institutionalisierung des Projektteams erfolgt

1. in den Außenbeziehungen durch den Projektleiter und den Vorgesetzten der jeweiligen Mitglieder des Projektteams,
2. durch räumliche und zeitliche sowie technische und organisatorische Absonderungen des Projektteams von anderen Organisationseinheiten,
3. in den Binnenbeziehungen durch Setzungen des Projektleiters,
4. in den laufenden Prozessen durch die Art und Weise, wie die Grenzen des Projektteams von jedem einzelnen Mitglied des Projektteams jeweils deutlich gemacht, eingeführt, verteidigt, bestätigt, eingehalten und gesichert werden.

Aufgaben des Projektmanagements:

Erstmalige und dann wiederkehrende Aufgaben des Projektleiters sind z.B.

1. Ermitteln und legen Sie den Auftrag für das gesamte Projektteam fest.
2. Ermitteln und legen Sie den Auftrag für jedes einzelne Projektteam fest.
3. Ermitteln und legen Sie die Organisationsmittel, die Arbeitsmittel, die Standards, die Methoden, Verfahren, Werkzeuge, Tools und Hilfsmittel fest, die für das Projektteam erlaubt, vorgeschrieben, verpflichtend und verboten sind.
4. Ermitteln und legen Sie die Art und Weise fest, wie einzelne Mitglieder des Projektteams anderen und Ihnen selbst Weisungen erteilen dürfen.
5. Ermitteln und legen Sie fest, welche Vollmachten ein jedes Mitglied des Projektteams erhält.
6. Ermitteln und legen Sie fest, zu welchen Entscheidungen kein Mitglied des Projektteam befugt ist.
7. Ermitteln und legen Sie fest, von welchen Entscheidungen ein jedes Projektteammitglied speziell ausgeschlossen ist.
8. Ermitteln und legen Sie fest, wie Entscheidungen vorzubereiten sind.
9. Ermitteln und legen Sie fest, wie getroffene Entscheidungen umgesetzt werden, auch und gerade dann, wenn sie das einzelne Projektteammitglied oder das Projektteam insgesamt vor Schwierigkeiten stellt.
10. Ermitteln und legen Sie fest, wie Sie die disziplinarische Führung eines jeden Mitglied des Projektteams wahrnehmen und durchsetzen werden.

Mehr zum Thema "formale Organisation des Projektteams":

1. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 31_000_000
   Koordination der Prozesse der Regelkommunikation: 70_340_000
   Rollen, Funktionen und Verantwortungen: 36_036_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
2. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Projektorganisation: 31_000_000
   Führung im Projekt: 41_000_000
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   Regelkommunikation: 03_340_000
   Kontrolle: 11_000_000
   Dienstleistungen: 03_360_000
   Termine: 16_000_000
   Dokumentation: 14_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Berichtswesen: 13_000_000
   Dokumentation: 14_000_000
   Notizen: 19_000_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
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3. Empfohlene Suchbegriffe:
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