Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 147: Projektteam bilden. Arbeitsfähigkeit herstellen.

Es geht um das Projektteam als soziale Gemeinschaft.

Ziele:

1. Ausstattung des Projektteams insgesamt und all seiner Mitglieder mit den notwendigen Arbeitsmitteln.
2. Klärung, Festlegung, Vereinbarung oder Setzung der Zeiten und Termine der Anwesenheit (Präsenzpflichten).
3. Klärung, Festlegung, Vereinbarung oder Setzung der zu erbringenden Beiträge der einzelnen Teammitglieder.
   Klärung, Festlegung und Vereinbarung der Vertretungsrechte eines jeden Teammitgliedes.
4. Klärung, Festlegung und Vereinbarung oder Setzung der Möglichkeiten und Art und Weise der Stellvertretung von Teammitgliedern.
5. Klärung, Festlegung und Vereinbarung der alle Teammitglieder verpflichtenden Arbeitsmethoden.
6. Klärung, Festlegung, Vereinbarung oder Setzung der erlaubten, unerwünschten, verbotenen oder pflichtgemäßen Berichterstattung an die Heimatvorgesetzten eines jeden einzelnen Teammitgliedes.
7. Klärung, Festlegung und Vereinbarung des Verfahrens mit dem Umgang mit Meinungsverschiedenheiten, unterschiedlichen Interessen und Prioritäten der Teammitglieder untereinander.
8. Klärung, Festlegung und Vereinbarung der Art und Weise der Entscheidungsfindung im Team und für das Team.
   Klärung, Festlegung und Vereinbarung der Art und Weise der Einweisung und Einarbeitung eines jeden einzelnen Teammitgliedes in seine Aufgaben, Rollen, Funktionen und Verantwortungen.
9. Klärung, Festlegung und Vereinbarung der Grenzen des Teams, die nur mit Erlaubnis, Passwort oder anderen besonderen Zugangsberechtigungen überschritten werden dürfen.
10. Klärung, Festlegung und Vereinbarung der Grenzen des Teams, insbesondere der Ausgrenzungen von Personen, die nicht (mehr) zum Team gehören (dürfen, sollen, wollen, dürfen oder müssen).

Anleitungen für die Teambildung und Herstellung der Arbeitsfähigkeit:

1. Klären und bestimmen Sie, zu welchen Aufgaben (des Projektmanagements) das Projektteam benötigt wird.
2. Klären und bestimmen Sie, wer zum Projektteam dauerhaft und wer zeitlich begrenzt und wer nur gelegentlich dem Projektteam zugehören soll (darf, kann, oder muss).
3. Klären und bestimmen Sie einen zentralen Ort als Arbeitsort des Projektteams.
4. Ermitteln, klären und bestimmen Sie, welche Ausstattungen das Projektteam als Ganzes und jedes einzelne Teammitglied erhält.
5. Klären, vereinbaren oder bestimmen Sie, ob die allgemeinen Arbeitsmittel für das Projekt und das Projektmanagement genutzt werden dürfen (können, sollen, oder müssen).
6. Klären, vereinbaren und bestimmen Sie, wie die technische Kommunikation zwischen den Teammitgliedern von der technischen Kommunikation mit Dritten abgesondert wird.
7. Klären, vereinbaren und bestimmen Sie, welche Dritten niemals Zugang zu internen Daten und Informationen des Projektteams erhalten dürfen, auch nicht durch Zufall, Leichtsinn oder eine günstige Gelegenheit.
8. Klären, vereinbaren und bestimmen Sie, wie das Team gegenüber Dritten vertreten wird.
9. Klären, vereinbaren und bestimmen Sie die offizielle Sprachregelung für alle Teammitglieder bezüglich ihrer Zugehörigkeit zum Team und ihrer darin besonderen Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen.
10. Klären, vereinbaren und bestimmen Wie, welche Methoden, Verfahren, Vorgehensweisen und Arbeitsweisen verbindlich für alle Teammitglieder sind.
11. Klären, vereinbaren und bestimmen Sie, wie Entscheidungen im Team vorbereitet und getroffen werden.
12. Klären, vereinbaren und bestimmen Sie die Vollmachten eines jeden Teammitgliedes für die Entscheidungen innerhalb seines ihm übertragenen Verantwortungsbereiches und für das Team insgesamt.
13. Klären, vereinbaren und bestimmen Sie, wie mit getroffenen Entscheidungen umzugehen ist.
14. Klären, vereinbaren und bestimmen Sie die Zeiten und Orte, an welchen Anwesenheitspflicht für alle Teammitglieder besteht.
15. Klären, vereinbaren und bestimmen Sie die zugelassenen Methoden, Instrumente, Werkzeuge und Formen der wechselseitigen Information und der technisch unterstützten Kommunikation.
16. Klären, vereinbaren und bestimmen Sie die Art und Weise der Dokumentation der Arbeiten der Teammitglieder für das Projektteam.
17. Klären, vereinbaren und bestimmen Sie die Auskunftspflichten und die Auskunftsrechte der Teammitglieder untereinander.

Mahnungen, Tipps:

Ein Projektteam ist eine formale oder informelle Organisationseinheit, die ein Eigenleben aufbaut und führt. Es ist dem Projektmanagement und den Projektzielen verpflichtet, die mit den eigenen Interessen und anderweitigen Aufgaben und Verpflichtungen verbunden werden müssen.

Das Projektteam sollte so klein wie möglich gehalten werden. Es sollte sich nur mit den Aufgaben des Projektmanagements beschäftigen. Alle anderen Beiträge, z.B. inhaltliche Beiträge zum Projekt, sollten in klaren Auftragsverhältnissen und entsprechenden Vereinbarungen abgewickelt werden.

Teilnehmerkreis:

An der Bildung des Projektteams können nur Personen teilnehmen, die auch zum Projektteam gehören sollen oder dürfen. Alle anderen sind außen vor zu lassen.

Ist bereits bekannt, dass künftige Teammitglieder in Konflikte verstrickt sind, kann sich die Moderation des Teambildungsprozesses durch einen unbeteiligten Externen empfehlen.

Aufgaben des Projektmanagements:

Das Projektteam ist eine wesentliche Ressource für das Projektmanagement. Der Projektleiter ist verantwortlich, dass das Team entstehen kann, formal institutionalisiert wird und arbeitsfähig wird.

Erstmalige und dann wiederkehrende Aufgaben des Projektleiters sind z.B.

1. Prüfen Sie, ob Sie die Aufgaben, die durch das Projektteam erledigt werden sollen oder müssen, nicht auch als eigenständige Aufgaben formen können, die sie entsprechend beauftragen können.
2. Prüfen Sie, ob Sie mit genügend formaler Autorität und Vollmachten ausgestaltet sind, um dem Projektteam die notwendigen Weisungen erteilen zu können.
3. Ermitteln Sie, welche sozialen Rollen Ihnen von den derzeitigen und künftigen Mitgliedern des Projektteam erwartet werden.
4. Ermitteln Sie, wer die Weisungen an das Projektteam insgesamt und an jedes Mitglied des Projektteams erteilen kann bzw. könnte, wenn Sie dazu selbst nicht befugt sind oder es nicht können oder wollen.
5. Ermitteln Sie, welche sachlichen Ausstattungen das Projektteam benötigt, damit es als "Projektteam" arbeiten kann.
6. Ermitteln Sie und legen Sie den zentralen Ort fest, der ausschließlich für die Treffen und Besprechungen des Projektteams reserviert ist.
7. Ermitteln Sie und legen Sie fest, in welcher Art und Weise und mit welcher Qualität Sie Entscheidungen durch das Projektteam insgesamt und durch jedes einzelne Projektteammitglied vorbereitet haben wollen.
8. Ermitteln Sie, wie Sie Ihre Rollen und Funktionen als Projektleiter, Ihre Verantwortungen, Ihre Ziele und Ihre Anforderungen an die Zugehörigkeit zum Projektteam unmissverständlich und gleich gültig für alle Projektteammitglieder formulieren und festlegen.
9. Ermitteln Sie, wie Sie die Akzeptanz Ihrer Rollen und Funktionen als Projektleiter von jedem (derzeitigen oder künftigen) Mitglied des Projektteams erhalten und behalten.
10. Ermitteln Sie und legen Sie fest, wie sie bei Anzeichen von Illoyalität gegenüber Ihnen, dem Projekt, dem Projektteam oder einzelnen Mitgliedern des Projektteams reagieren werden.
11. Gehen Sie unverzüglich jedem Anzeichen auf mögliche Illoyalität nach und klären Sie mit der betreffenden Person die Ursachen, Motive und offenen Fragen.
12. Trennen Sie sich konsequent unverzüglich von jedem Projektteammitglied, das nicht (mehr) bereit oder in der Lage ist, sich in das Projektteam angemessen einzubringen.

Mehr zum Thema "Teambildung:

1. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 41_000_000
   Koordination der Prozesse der Regelkommunikation: 70_340_000
   Rollen, Funktionen und Verantwortungen: 36_036_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
2. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Projektorganisation: 31_000_000
   Führung im Projekt: 41_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Partner: 70_000_000
   Personalarbeit: 36_540_000
   Verantwortung für Dienste: 70_036_500
   Projektmatrix: 90_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Kontrolle: 11_000_000
   Dienstleistungen: 03_360_000
   Termine: 16_000_000
   Dokumentation: 14_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Berichtswesen: 13_000_000
   Dokumentation: 14_000_000
   Hilfsmittel: 06_610_000
   Aktuelle Stände: 17_000_000
   Notizen: 19_000_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Projektteam
   Teambildung
   Teamformung
   Teamorganisation
   Leistungsklima
   
   Rahmenheft
   Lastenheft
   Pflichtenheft
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   AGB, Allgemeine Geschäftsbedingungen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln