Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 263: Die Geschehnisse, das Verhalten und den Projektfortschritt kontrollieren.

Kontrollen gehören zu den Pflichtaufgaben des Projektleiters und von anderen entscheidenden und verantwortlichen Personen.

Es geht um die persönliche Verlässigung, ob und wie das geschieht, was geschehen soll (darf, muss).

Es geht um die Stärke der Führung.

Ziele:

1. Die Leute dabei erwischen, wenn sie etwas gut und richtig machen.
2. Formale Ausübung der Pflicht zur Kontrolle.
3. Verlässigung über die Entsprechungen von Planungen, Abmachungen, Vereinbarungen und dem tatsächlichen Geschehen.
4. Verlässigung über die tatsächlichen eingetretenen Ergebnisse.
5. Verlässigung über die Wahrscheinlichkeit, dass das bisherige und das aktuelle Geschehen (noch) zum angestrebten Erfolg und zu den erwünschten Ergebnissen führt.
6. Verlässigung über die Einhaltung von delegierten Rechten und Pflichten.
7. Verlässigung über den Umgang mit Ressourcen und deren Verwendungen.
8. Verlässigung über die Arbeitsformen, Arbeitsweisen und die Zusammenarbeit.
9. Verlässigung über die Zweckmäßigkeit der eingesetzten Mittel, der Vorgehensweisen und Methoden.
10. Verlässigung über die Sach- und Fachkompetenz sowie das Führungsverhalten der eingesetzten und beauftragten Personen vor Ort.

Kontrollieren bedeutet z.B.

1. genau hinsehen,
2. sich selbst ein Bild machen,
3. sich selbst überzeugen, verlässigen,
4. "hinter die Kulissen schauen",
5. "am Lack kratzen",
6. wahrnehmen, was im Vordergrund ist und was zur Seite geschoben, verdeckt oder im Hintergrund gehalten wird,
7. feststellen von bestimmten Merkmalen,
8. feststellen und bewerten des Zustandes,
9. wahrnehmen und beobachten von Umgang und Verhalten,
10. hinterfragen, erklären lassen, belegen lassen, nachweisen lassen,
11. prüfen, überprüfen.

Anleitungen:

1. Ermitteln und legen Sie fest, was Sie durch Dritte überprüfen (lassen) (dürfen, müssen).
2. Ermitteln, legen Sie fest und beauftragen Sie die ausgewählten Prüfer mit den zu prüfenden und zu überprüfenden Merkmalen und Kriterien.
3. Ermitteln Sie, welche Punkte Sie (immer wieder) überprüfen (wollen, dürfen, müssen). Legen Sie Checklisten (Prüflisten, Arbeitslisten, Anweisungen) für die Prüfungen fest.
4. Ermitteln und legen Sie fest, welche Kontrollen Sie mit Repräsentationsaufgaben vor Ort verbinden (können, wollen, dürfen, müssen), z.B. mit Schlüsselpersonen, Sponsoren, Presse und Öffentlichkeit.
5. Dokumentieren Sie die Feststellungen.
6. Ermitteln und legen Sie fest, was Sie wann und wo kontrollieren.
7. Ermitteln und legen Sie fest, welche Kontrollen Sie anmelden, ankündigen und vorbereiten (lassen) (wollen, dürfen, müssen).
8. Ermitteln und legen Sie fest, welche Kontrollen Sie unangemeldet (in jedem Fall!) durchführen (werden, dürfen, können, müssen).
9. Ermitteln und legen Sie die Personen fest, welche Ihnen jeweils als Auskunftsperson die erbetenen, geforderten oder erwünschten Erklärungen geben kann (darf, muss).
10. Ermitteln und legen Sie fest, was Sie tun werden, wenn die Kontrollen verhindert oder erschwert werden oder Anlass besteht, dass eine Kontrolle "unschöne" Dinge zutage fördern wird. Die Vermutung dazu genügt, um unverzüglich zu kontrollieren.

Kontrollen gliedern sich häufig in:

1. technische Kontrollen,
2. Plausibilitätskontrollen,
3. Demonstrationen,
4. Funktionskontrollen,
5. Vollständigkeitskontrollen,
6. Ausloten von Grenzen und Grenzwerten wie Belastungskontrollen, Kapazitätskontrollen, Bruchtests, Verbrauchskontrollen,
7. Verwendbarkeitskontrollen,
8. formale Kontrollen,
9. Verhaltenskontrollen,
10. Qualitätskontrollen.

Mahnungen:

Kontrollen werden in der Regel an unangenehm empfunden, mitunter sogar als Ausdruck von Misstrauen, zumal dann, wenn Kontrollen nur erfolgen, wenn etwas schief gelaufen ist oder schief zu laufen droht.

Sanktionieren Sie Fehlverhalten sofort. Lassen Sie nichts durchgehen. Achten Sie darauf, dass Sie nicht erneut die üblichen "Sündenböcke" bestrafen, sondern jene Personen, die ihre Pflichten vernachlässigt oder Sie enttäuscht oder getäuscht haben.

Nutzen Sie die Kontrollen, um Lob und Anerkennung auszudrücken, wenn Sie zufrieden sind. Achten Sie bei Ihrem Lob und Ihrer Anerkennung darauf, es möglichst direkt jenen Personen gegenüber auszudrücken, die tatsächlich die entsprechenden Leistungen erbracht, ermöglicht, verantwortet und eingefordert haben.

Unterlassene oder lasche oder pro-Forma-Kontrollen werden als Beleg und Nachweis von Inkompetenz, Vetterleswirtschaft oder gar Korruption ausgelegt. Es geschieht zwar selten offen und direkt, sondern erst bei folgenden Personalentscheidungen.

Hinweise:

Die Schritte und die damit verbundenen Prozesse wiederholen sich im Projektverlauf immer wieder, sowohl für das gesamte Projekt als auch für alle seine Gliederungen.

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die "Projektleiter" ist.

Thema "Kontrollen" vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_200_000
   Koordination der Verantwortung 00_000_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Aktuelle Stände 17_000_000
   Meilensteine 02_200_100
   Infos, Nützliches 19_500_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Transparenz 99_180_000
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   
   Standards
   Verfahren
   Vorgehensweisen
   Methoden
   Methodik
   Hilfsmittel
   Prozessketten
   Arbeitsweise
   Durchführung
   Ausführung
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln