Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 232: Die Kontrollen durchführen.

Es geht um die Erfüllung einer Kernaufgabe des Projektmanagements.

Ziele:

1. Feststellungen des IST.
2. Feststellungen der Unterschiede zwischen SOLL und IST.
3. Früherkennung von möglichen, erforderlichen und ausreichenden Eingriffen und Korrekturen.
4. Früherkennung von bereits eingetretenen oder zu erwartenden Änderungen und Veränderungen, die sich auf das Projekt und das Projektmanagement auswirken (können, dürfen, müssen).
5. Früherkennung und Veranlassung von (zusätzlichen) Maßnahmen, um das Projekt und das Projektmanagement in der Spur zu halten.
6. Früherkennung von geplanten, aber nicht mehr in der geplanten Art und Weise notwendigen Maßnahmen, Schritte, Beiträge und Leistungen.
7. Früherkennung von bereits eingetretenen oder zu erwartenden Störungen im weiteren Verlauf des Projekts und des Projektmanagements.
8. Früherkennung und Beseitigung von Fehlern.
9. Früherkennung von möglichem, notwendigen oder zweckdienlichen Ersatz.
10. Früherkennung von Risiken für das gesamte Projekt oder Teilen davon.

Zu kontrollieren sind z.B. (immer wieder):

1. ob mit den Arbeiten begonnen wurde,
2. ob die begonnenen Arbeiten fortgesetzt wurden,
3. ob die Art und Weise, wie gearbeitet wird, zu den vereinbarten, erwarteten oder erwünschten Ergebnissen führen (können, dürfen, müssen),
4. ob das eingesetzte Personal sach- und fachkundig scheint,
5. ob die Ressourcen ausreichen,
6. wie mit den Ressourcen umgegangen wird,
7. ob die Ressourcen für die Arbeiten zum Projekt und zum Projektmanagement eingesetzt werden,
8. ob die eingesetzten Arbeitsmittel sich als zweckmäßig erweisen,
9. ob mit Engpässen, Schwierigkeiten oder Problemen zur rechnen ist oder bereits eingetreten sind,
10. ob und wie die erteilten Weisungen beachtet wurden.

Anleitungen:

1. Legen Sie das Verfahren fest, wenn Kontrollen unterlassen werden (wurden).
2. Legen Sie das Verfahren fest, wenn Kontrollen verspätet, nicht oder auf eine falsche oder unzweckmäßige Art und Weise erfolgen (sollen, dürfen, müssen).
3. Legen Sie das Verfahren fest, wenn erforderliche Kontrollen erschwert, behindert oder verhindert werden (dürfen, sollen, müssen).
4. Legen Sie das Verfahren fest, wenn Kontrollen Anlass zu Vermutung geben, dass manipuliert, getäuscht oder gelogen wurde.
5. Legen Sie fest, wie die Ergebnisse von Kontrollen festzuhalten (zu dokumentieren) sind.
6. Legen Sie das Verfahren fest, wie Ergebnisse der Kontrollen bewertet werden.
7. Legen Sie das Verfahren fest, wie aus den Ergebnissen von Kontrollen Maßnahmen, Eingriffe und (neue) Weisungen, Mahnungen, Ermahnungen oder Sanktionen entstehen (können, dürfen, müssen).
8. Legen Sie fest, wer über die Eingriffe, Maßnahmen und Sanktionen im Rahmen von Kontrollen entscheidet.
9. Ermitteln und legen Sie fest, wer anstelle des Projektleiters die erforderlichen Kontrollen durchzuführen hat.
10. Ermitteln und legen Sie die Zeitpunkte und Orte für die Kontrollen fest und was jeweils zu kontrollieren (festzustellen) ist.

Die Anleitungen sind detailliert bei den einzelnen Schritten aufgeführt.

Die Reihenfolge kann sich von Projekt zu Projekt ändern.

In der Regel sind alle Schritte erforderlich.

Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.

Mahnungen, Tipps:

Kontrollen sind immer vergangenheitsbezogen.

Kontrollen sind in der Regel nie dringend: Sie werden gerne zeitlich geschoben, insbesondere dann, wenn angenommen wird, dass ohnehin alles in Ordnung zu sein scheint.

Kontrollen sind auch die (einzigen) Gelegenheiten, die Personen dabei zu erwischen, wenn sie etwas richtig und gut machen: Kontrollen sind die ideale Gelegenheiten zu Lob und Anerkennung!

Werden Kontrollen durch Technologien, Programme und Systeme unterstützt, sind die erzeugten Signale immer nur der Hinweis auf die Programmierungen, die zu den entsprechenden Signalen führen. Persönliche Kontrollen und Verlässigungen, ob die Signale mit dem Signalisierten übereinstimmen, werden dadurch weder überflüssig noch einfacher.

Teilnehmerkreis:

Die Kontrollen sollten unter der Federführung von einer einzigen Person festgelegt und erledigt werden, die "Projektleiter" ist.

Thema "Kontrollen" vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_200_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Aktuelle Stände 17_000_000
   Meilensteine 02_200_100
   Infos, Nützliches 19_500_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Transparenz 99_180_000
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   
   Standards
   Verfahren
   Vorgehensweisen
   Methoden
   Methodik
   Hilfsmittel
   Prozessketten
   Arbeitsweise
   Durchführung
   Ausführung
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln