Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 229: Beschaffungen und Anschaffungen rechtzeitig erledigen.

Es geht um das Beschaffungsmanagement im Projekt und für das Projekt und im, durch und für das Projektmanagement.

Ziele:

1. Sicherung der Wahrnehmung der Rechte bei verspäteten, falschen oder ausbleibenden Beschaffungen.
2. Beibehaltung von vereinbarten Rahmenbedingungen, Konditionen, Terminen und Orten.
3. Sicherstellung, dass keine Änderungen oder Abweichungen von vereinbarten Beschaffungen ohne ausdrückliche vorherige Zustimmung des Projektleiters erfolgen (dürfen, können).
4. Nutzung von verlässlichen und bewährten Beschaffungswegen und Geschäftsbeziehungen auch im und für das Projekt und das Projektmanagement.
5. Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften für Ausschreibungen, Angebotsbewertungen, Zuschlägen und die Auswahl von Lieferanten und Lieferquellen.
6. Sicherstellung der Durchsetzung der eigenen allgemeinen und speziellen Geschäftsbedingungen.
7. Frühzeitige Erkennung, Abwehr und Ersetzung von voraussichtlich ungeeigneten Beschaffungen.
8. Sicherstellung der rechtzeitigen Beschaffungen unter Berücksichtigung der Verfahrenswege, Entscheidungswege und Lieferfristen.
9. Sicherstellung der Beachtung der Besonderheiten des Projekts und des Projektmanagements bei allen Beschaffungen.
10. Anpassungen des Projekts und des Projektmanagements an das bestehende Beschaffungsmanagement überall dort, wo eine gesonderte Beschaffung weder notwendig noch tunlich ist.

Typische Festlegungen im Zusammenhang mit den Beschaffungen sind z.B.:

1. Bestelltermine (geeignete, späteste).
2. Liefertermine (erwünschte, späteste).
3. Lieferanten.
4. Lieferorte.
5. Größen, Gebinde, Stückelungen, Stückzahlen, Mengen. Stücklisten. Kommissionen.
6. Qualitäten.
7. Besteller, Zahlungspflichtiger, Rechnungsempfänger.
8. Konditionen, Preise, AGB.
9. Kostenträger, Kostenstellen. Zuordnungen zum Projekt und zum Projektmanagement.
10. Freigaben (Auslöser der Bestellungen, Beschaffungen einschließlich Nachbestellungen und Ersatzbeschaffungen).

Anleitungen:

1. Legen Sie fest und vereinbaren Sie, welche Dinge Sie im Projekt und im Projektmanagement selbst erzeugen, herstellen und bereitstellen, wozu keine Beschaffungen durch Dritte oder mittels Dritten erforderlich sind (werden).
2. Legen Sie fest und vereinbaren Sie die Art und Weise der Nachweisungen der rechtzeitigen Beschaffungen der Lieferungen und Leistungen.
3. Ermitteln Sie den notwendigen Aufwand und insbesondere die Vorlaufzeiten für die Ermittlungen und Festlegungen der verbindlichen Beschaffungen.
4. Ermitteln Sie den Aufwand, z.B. für die Prüfung der Eignung von neuen Lieferanten, Dienstleistenden.
5. Ermitteln Sie die einzuhaltenden Kriterien für den Ersatz von bewährten Materialien, Verfahren und Vorgehensweisen.
6. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, was Sie tun (unterlassen) werden, wenn die voraussichtlichen Beschaffungen in den geforderten Qualitäten und den gegebenen Rahmenbedingungen nicht erfolgen (dürfen, können), ausbleiben oder dennoch erfolgen in der Erwartung, das ungeeignete Beschaffte im Projekt und im Projektmanagement zu verwenden.
7. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie Ihre Vetorechte bei Beschaffungen, Entscheidungen und Weisungen, um die Interessen und Anforderungen des Projekts und des Projektmanagements zu beachten, durchzusetzen, zu wahren und durchzuhalten.
8. Ermitteln und vereinbaren Sie das Vorgehen und Ihre Rechte und Pflichten für Ersatzbeschaffungen bei nicht rechtzeitigen, fehlerhaften, falschen, mangelhaften, verzögerten oder ausbleibenden Lieferungen und Leistungen.
9. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, wer von den zuständigen Stellen (z.B. Einkauf) berechtigt und verpflichtet ist, bei den Beschaffungen die Anforderungen und Anliegen des Projekts und des Projektmanagement zu wahren.
10. Legen Sie ein eindeutiges, rigides und einfaches Verfahren für alle Beschaffungen fest, setzen Sie es ein und durch und halten Sie sich selbst strikt daran.

Die Anleitungen sind detailliert bei den einzelnen Schritten aufgeführt.

Die Reihenfolge kann sich von Projekt zu Projekt ändern.

In der Regel sind alle Schritte erforderlich.

Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.

Mahnungen, Tipps:

Beschaffungen für Projekte und in Projekten und für das Projektmanagement und im Projektmanagement werden häufig für Experimente, Tests oder Alternativen genutzt. Negative Überraschungen, Störungen oder Fehler werden in der Regel als stümperhaftes Projektmanagement ausgelegt, mitunter verbunden mit dem Vorwurf der Eigenmächtigkeit oder Bestechlichkeit. Geht die Sache gut, wird der Erfolg selten dem Projektmanagement zugerechnet.

Beschaffungen erweisen sich häufig als die Nagelprobe für die Art und Weise, wie ernst das Projekt und das Projektmanagement genommen wird. Absichtliche und unabsichtliche Fehlleistungen bei den Beschaffungen sind selten auf die tatsächlichen Verursacher zurückzuführen.

Teilnehmerkreis:

Alle Beschaffungen sollten unter der Federführung von einer einzigen Person festgelegt und erledigt werden, die "Projektleiter" ist.

Thema "Beschaffungswesen" vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_200_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Aktuelle Stände 17_000_000
   Meilensteine 02_200_100
   Infos, Nützliches 19_500_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Transparenz 99_180_000
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   
   Standards
   Verfahren
   Vorgehensweisen
   Methoden
   Methodik
   Hilfsmittel
   Prozessketten
   Arbeitsweise
   Durchführung
   Ausführung
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln