Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 235: Die Verträge abschließen, überwachen und einhalten.

Es geht um das Vertragsmanagement.

Es geht um die jederzeitige Klarheit, was vereinbart ist, wozu Berechtigungen bestehen und welche Pflichten und Verpflichtungen zu erfüllen sind.

Es geht um die Verträge und Vereinbarungen mit Externen.

Es geht um die Verträge und Vereinbarungen mit Internen (z.B. Leistungsvereinbarungen).

Ziele:

1. Rechtzeitiger Abschluss von verbindlichen Verträgen und Vereinbarungen.
2. Erzwingung von aufgeschobenen Klärungen.
3. Auflösung von Vorbehalten bezüglich Leistungspflichten.
4. Begrenzung der Berechtigungen.
5. Eindeutige Auslöser von Leistungspflichten und Leistungsverpflichtungen.
6. Sicherung der erforderlichen Leistungen zu den richtigen Zeiten und an den richtigen Orten.
7. Ermöglichung und gegebenenfalls Erzwingung von Entscheidungen über die Inhalte von Verträgen und Vereinbarungen.
8. Verhinderung von Veränderungen der "harten" Vertragsbedingungen (Leistungen, Kosten, Preise, Termine, Orte, Qualitäten) beim endgültigen Abschluss.
9. Verhinderung von Zugeständnissen, die Auswirkungen auf das Projekt oder das Projektmanagement haben (werden, können, müssen).
10. Sicherung der rechtzeitigen Abforderung und Anforderung der vereinbarten Leistungen.

Es geht z.B. um:

1. Verfahren bei voraussichtlichen Kostenüberschreitungen.
2. Verfahren bei Nachbestellungen, Zusatzbestellungen, Ersatzbestellungen.
3. Verfahren für Verträge und Vereinbarungen über nicht budgetierte Leistungen.
4. Verfahren bei Wechsel oder Austausch von Lieferanten und anderen Leistungsverpflichteten.
5. Verfahren bei Wechsel oder Ausfall von verantwortlichen, entscheidenden und zuständigen Personen.
6. Verfahren bei Eingriffen in das Budget für das Projekt und das Projektmanagement (Kürzungen, Aufteilungen, Streckungen, Erhöhungen, anderweitige Verwendungen).
7. Verfahren bei Nachbudgetierungen.
8. Verfahren bei voraussichtlichen Störungen der Leistungsfähigkeit, Leistungsbereitschaft oder Leistungsverpflichtungen.
9. Verfahren bei bereits eingetretenen Vertragsstörungen (Nichterfüllung, Schlechterfüllung, Leistungsverweigerung, Fehlleistungen, Falschleistungen, Minderleistungen).
10. Verfahren der Feststellung, Dokumentation und Geltendmachung von Mängeln.
11. Verfahren bei notwendigen Veränderungen von bestehenden Verträgen und Vereinbarungen, wenn das Projekt oder das Projektmanagement geändert werden.
12. Verfahren bei Veränderungen des Projekts und des Projektmanagements bei zu erwartenden oder bereits eingetretenen Verzögerungen, Verschiebungen, nur teilweisen Leistungen.
13. Verfahren bei Ausfall des Leistungsverpflichteten (Auswahl von Ersatzlieferanten, Kostenträger der Zusatzkosten, Mehrkosten, Ersatzbeschaffungen).

Anleitungen:

1. Ermitteln Sie die Vorlaufzeiten für Entscheidungsvorlagen für Verträge und Vereinbarungen.
2. Ermitteln Sie die üblichen Bearbeitungszeiten und die Bearbeitungsrituale.
3. Ermitteln Sie die üblichen Manöver zur Verzögerung, Nachbesserung oder Konditionenschinderei bei Verträgen und Vereinbarungen.
4. Ermitteln Sie den frühesten, den geeignetsten und den spätesten Termin für jeden Vertrag und jede Vereinbarung.
5. Konfrontieren Sie Zögernde, Verzögernde, Unverbindliche, institutionalisierte und professionelle Bedenkenträger mit den Folgen der Verzögerungen von nicht rechtzeitig abgeschlossenen verbindlichen und verlässlichen Verträgen und Vereinbarungen.
6. Ermitteln. legen Sie fest und vereinbaren Sie die Termine und die Art und Weise von Bedarfsanforderungen (Abrufen von Leistungen, Lieferungen, Bestellungen, Nachbestellungen).
7. Legen Sie fest und vereinbaren Sie, welche Verträge und Vereinbarungen der Projektleiter in eigener Verantwortung abschließt (abschließen darf, kann, muss).
8. Stellen Sie sicher und verlässigen Sie sich, dass die Leistungsverpflichteten ihre Verpflichtungen zur Kenntnis genommen und akzeptiert haben und bereit und in der Lage sind, die Verpflichtungen auch zu erfüllen.
9. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie die Art und Weise, wie die Leistungsverpflichteten eventuelle Störungen frühzeitig als Veränderungswünsche anmelden (können, dürfen, müssen).
10. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, wer die Übersicht über den Stand der vorbereiteten, abgeschlossenen und noch offenen Verträge und Vereinbarungen im Projekt und im Projektmanagement sichert und erhält.
11. Ermitteln und legen Sie die Rechte und Pflichten des Projektleiters fest, wenn die zuständigen, verantwortlichen und entscheidenden Personen die erforderlichen Verträge und Vereinbarungen nicht (mehr) abschließen (wollen, können, dürfen oder müssen).

Die Anleitungen sind detailliert bei den einzelnen Schritten aufgeführt.

Die Reihenfolge kann sich von Projekt zu Projekt ändern.

In der Regel sind alle Schritte erforderlich.

Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.

Mahnungen, Tipps:

Bei Unklarheiten ist in der Regel (noch) nichts vereinbart. Häufig warten die (möglichen) Vertragspartner wechselseitig aufeinander.

Nichts ist fertig und "in trockenen Tüchern" bevor nicht "der Papierkram erledigt ist".

Teilnehmerkreis:

Die Verträge und Vereinbarungen sollten unter der Federführung von einer einzigen Person festgelegt und erledigt werden, die "Projektleiter" ist.

Thema "Verträge und Vereinbarungen" vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_200_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Aktuelle Stände 17_000_000
   Meilensteine 02_200_100
   Infos, Nützliches 19_500_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Transparenz 99_180_000
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   
   Standards
   Verfahren
   Vorgehensweisen
   Methoden
   Methodik
   Hilfsmittel
   Prozessketten
   Arbeitsweise
   Durchführung
   Ausführung
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln