Das Controlling sichern.

E. Schritt 233: Das Controlling sichern.

Es geht um die in Zahlen aufbereitete Transparenz des Projekts und des Projektmanagements.

Ziele:

Strikte Trennung von "Projektmanagement-Unterstützung", Projektcontrolling und Controlling.
Das Controlling passgenau zum Projekt machen (nicht umgekehrt!).
Vereinbarung und Begrenzung des Controllings auf das für das Projekt und das Projektmanagement Notwendige, Ausreichende und Leistbare.
Vereinbarungen der Rechte und Pflichten der Personen, die mit dem Projektcontrolling beauftragt werden (dürfen, können, müssen).
Vereinbarungen der konkreten Leistungen des Projektcontrollings für das Projekt und das Projektmanagement.
Sicherung eines Frühwarnsystems für das Projekt und das Projektmanagement.
Entlastung des Projektmanagements von administrativen Aufgaben, Datenaufbereitungen, Datenerfassungen und Auskunftsersuchen von Vorgesetzten, Auftraggebern, Beteiligten, Betroffenen und Verantwortlichen.
Vereinfachung und Standardisierung der Berichterstattung.
Frühzeitige, sachkundige und fachkundige Vertretung der Interessen, Anforderungen und Anliegen des Projekts und des Projektmanagements in Planungsprozessen, Entscheidungsprozessen und im Wettbewerb um Ressourcen, insbesondere Geld und Personal.
Sicherung der notwendigen Konflikte und ihren Lösungen zwischen dem Wünschenswerten, Unvermeidlichen und Machbaren.

Anleitungen:

Ermitteln und vereinbaren Sie, wie das Projektcontrolling dem Projektmanagement unterstellt werden (kann, darf, muss).
Ermitteln und vereinbaren Sie die Regeln und Spielregeln des Projektcontrollings mit dem übergeordneten Controlling.
Vereinbaren Sie, dass über die Arbeit und die Ergebnisse des Projektcontrollings ausschließlich der Projektleiter berichtet.
Ermitteln und legen Sie fest, welche Daten dem Projektcontrolling zugänglich gemacht werden (dürfen, können, müssen).
Ermitteln und legen Sie fest, welche Daten und Informationen nicht an das Projektcontrolling weitergegeben werden (können, dürfen, müssen).
Ermitteln Sie, welche Zugänge zu Informationen sich durch die Feldkompetenz der im Projektcontrolling eingesetzten Personen ergeben (können) und wie sie für das Projekt und das Projektmanagement nutzbar gemacht werden (können, dürfen, müssen).
Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie mit den für das Projektcontrolling verantwortlichen Personen die Regeln und Spielregeln sowie Vorgehensweisen, wenn die Einschätzungen des Projektcontrollings sich von den Einschätzungen und Folgerungen des Projektleiters unterscheiden.
Ermitteln und legen Sie die Art und Weise fest, wie Ihnen das Projektcontrolling zu berichten hat.
Ermitteln und legen Sie fest, wie die zu erwartenden, erhofften (und mitunter befürchteten) Vorschläge des Projektcontrollings aufbereitet, geprüft, behandelt und schließlich entschieden werden (dürfen, können, müssen).
Ermitteln und legen Sie fest, was Sie tun, wenn das Projektcontrolling keine, falsche, verspätete oder wenig aussagefähige Daten liefert.

Die Anleitungen sind detailliert bei den einzelnen Schritten aufgeführt.

Die Reihenfolge kann sich von Projekt zu Projekt ändern.

In der Regel sind alle Schritte erforderlich.

Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.

Mahnungen, Tipps:

Controller verwenden in der Regel (nur) ihre eigenen Controllinginstrumente, die sie bereits gut kennen. Sie leisten gegen höhere oder geringere Anforderungen an das Controlling vorhersehbaren erheblichen Widerstand, anstatt das Controlling im notwendigen und ausreichenden Maße anzubieten und zu erbringen.

Die im Controlling tätigen Personen fühlen sich in der Regel dem "Höheren" mehr verpflichtet als dem Projekt und dem Projektmanagement.

Es überrascht immer wieder, mit welchem Aufwand "Kosten gespart werden, gleichgültig, was das kostet" und dabei regelmäßig unberechenbare Folgekosten, Folgelasten und ungünstige Auswirkungen in Kauf genommen werden, die weit mehr kosten (können) als jemals "eingespart" werden könnte. Die Grenzen der Dummheit und der vorsätzlichen Schädigung werden meistens unmerklich überschritten.

Es ist sehr selten, dass sich ein gutes persönliches Verhältnis und ein wirksames Controlling ergeben.

Teilnehmerkreis:

Die Controllingangelegenheiten sollten unter der Federführung von einer einzigen Person festgelegt und erledigt werden, die "Projektleiter" ist.

Thema "Controlling" vertiefen:

Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
Projektmatrix: 99_010_000
Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_200_000
Standards, Hilfsmittel 06_610_000
Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
Aktuelle Stände 17_000_000
Meilensteine 02_200_100
Infos, Nützliches 19_500_000
Termine: 16_000_000
Warnsignale: 06_660_000
Notizen: 19_000_000
Standards, Hilfsmittel 06_610_000
Transparenz 99_180_000
Partner 08_000_000
Orte 08:100_000
Ressourcen 08:200_000
Projektorganisation 41_000_000
Führung Projektorganisation: 41_000_000
Termine, Fristen: 16_000_000
Qualitätsmanagement: 12_000_000
Verhalten im Projekt: 50_000_000
Regelkommunikation: 03_340_000
Methoden: 60_000_000
Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
Projektsteuerung: 32_000_000
Schnittstellen: 99_100_000
Empfohlene Suchbegriffe:

Standards
Verfahren
Vorgehensweisen
Methoden
Methodik
Hilfsmittel
Prozessketten
Arbeitsweise
Durchführung
Ausführung
Leistungsbeschreibungen
Kontrollen im Projekt
Kontrollpflichten des Projektmanagements
Regelkommunikation
Leistungsvereinbarungen
Weisungsbefugnisse
Geheimhaltung
Verteilerlisten
Verträge und Vereinbarungen
Vertretungsmacht
Formale Rollen in Organisationen
Spielregeln in Organisationen
Usancen, Gewohnheitsrechte
Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln