Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 226: Arbeitsweisen festlegen, vereinbaren, durchsetzen, beibehalten.

Es geht um die Arbeitsformen wie:

1. Einzelarbeiten,
2. Tandemarbeiten,
3. Gruppenarbeiten,
4. Teamarbeiten,
5. Arbeiten in Arbeitsgruppen,
6. Arbeiten in Kreativgruppen,
7. Arbeiten in Entwicklungsgruppen,
8. Arbeiten in Problemlösegruppen,
9. Arbeiten in Reflexionsgruppen,
10. Arbeiten in Steuergruppen.

Es geht z.B. um:

1. Arbeiten nach eigenem Gusto und in eigener Verantwortung,
2. weisungsgebundene Arbeiten, auftragsgebundene Arbeiten,
3. Erledigungen,
4. Zuarbeiten, Hilfsarbeiten, Dienste,
5. delegierte Arbeiten,
6. Sekretariatsarbeiten, administrative Arbeiten,
7. Pflege- und Wartungsarbeiten,
8. Aufbereitungen, Erfassungen,
9. Dokumentationen, Zusammenstellungen,
10. Routinen.

Es geht um Arbeitszeiten wie:

1. Präsenzzeiten, Anwesenheitspflichten,
2. Teilnahmerechte, Teilnahmepflichten,
3. Arbeiten auf Zuruf,
4. Arbeiten auf Abruf,
5. Stoßzeiten,
6. Auszeiten, Freizeiten,
7. Pausen.

Es geht um die Bereitstellung, Einrichtung, Ausstattung und Verfügung über die Arbeitsplätze der Personen, die im Projektmanagement mitarbeiten (dürfen, können, müssen).

Ziele:

1. Sicherung der Arbeitsfähigkeit des Personals.
2. Sicherung der Einsatzfähigkeit des Personals.
3. Reservation der Arbeitsplätze für das Projekt und das Projektmanagement zu den geforderten Zeiten.
4. Klare Weisungen an das Personal bezüglich Arbeitszeiten, Arbeitsorten und Arbeitsweisen für die zu erbringenden Beiträge.
5. Sicherung der Zusammenarbeit, dort, wo sie notwendig ist.
6. Sicherung der ungestörten (Einzel-)Arbeit, dort, wo sie notwendig ist.
7. Ermöglichung, Sicherung und Erhaltung von unmittelbaren Abstimmungen zwischen mehreren beteiligten Personen.
8. Festlegung und Vereinbarung der Erwartungen an Eigenverantwortung, Einbringung, Eigenständigkeit und Gestaltungsrechten und Gestaltungspflichten.
9. Festlegung und Vereinbarung von Grenzen der Arbeiten, Mitarbeiten, Zuarbeiten und Nacharbeiten.
10. Festlegung und Vereinbarung, wer für die Art und Weise der Ausführung von Arbeiten die Verantwortung im Projekt, im Projektmanagement und für das Projekt und das Projektmanagement trägt.

Anleitungen:

1. Ermitteln, benennen und legen Sie die Routinearbeiten fest.
2. Ermitteln und beauftragen Sie die Person bzw. die Personen, die für die Erfüllung und Erledigung der Routinearbeiten zuständig und verantwortlich sind.
3. Ermitteln Sie die Art und Weise, wie die Routinearbeiten "üblicherweise" erledigt werden.
4. Ermitteln Sie die Besonderheiten des Projekts und des Projektmanagement und legen Sie die Art und Weise fest, wie die "üblichen" Routinen daran angepasst werden (dürfen, können, müssen).
5. Ermitteln und legen Sie fest, welche Arbeiten in Einzelarbeiten zu erledigen sind.
6. Ermitteln und legen Sie die Arbeiten fest und die jeweiligen Personen fest, die dazu zusammenarbeiten (dürfen, müssen).
7. Ermitteln und legen Sie die Orte, Zeiten und Dauer der geforderten Zusammenarbeit fest.
8. Ermitteln Sie die notwendigen Reservierungen von Räumen, Ausstattungen und Diensten für die Orte, Zeiten und Dauer der jeweiligen Arbeiten.
9. Ermitteln Sie und stellen Sie sicher, dass die jeweiligen Personen mit den notwendigen, geforderten und erlaubten Arbeitsweisen vertraut sind und sie anwenden.
10. Legen Sie fest, wie Streit und Konflikte wegen unterschiedlichen Auffassungen und Vorstellungen über die Arbeitsweisen frühzeitig erkannt, bearbeitet, geschlichtet, entschieden und rechtzeitig beendet werden (dürfen, können, müssen).

Die Anleitungen sind detailliert bei den einzelnen Schritten aufgeführt.

Die Reihenfolge kann sich von Projekt zu Projekt ändern.

In der Regel sind alle Schritte erforderlich.

Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.

Mahnungen, Tipps:

Solange niemand etwas anderes will (sagt), macht üblicherweise jeder alles so, wie er es für richtig hält und dann, wenn er Zeit dazu hat oder sich nimmt.

Wird mit neuen Arbeitsweisen, Arbeitsformen und Abläufen experimentiert, neigen die Personen rasch zu Doppelarbeiten: Einmal nach der bekannten und bewährten Methode und das zweite Mal "offiziell" für das Projekt und das Projektmanagement. "Vorgezeigt" wird in der Regel nur die "offizielle" Arbeitsweise; ausschlaggebend ist jedoch die tatsächliche.

Wo Streit über die Arbeitsweise droht, empfehlen sich Arbeitsteilungen, durch welche die Beteiligten jeweils nach ihrer eigenen Fasson die von ihnen zu leistenden Arbeiten erledigen (können, dürfen, müssen).

Im Zweifelsfall ist sicherzustellen, dass die Arbeiten erledigt werden und weniger, ob sie auf die erwünschte Art und Weise geschehen: Das Ergebnis ist wichtiger als die Form.

Teilnehmerkreis:

Alle Arbeitsweisen sollten unter der Federführung von einer einzigen Person festgelegt werden, die "Projektleiter" ist.

Thema "Arbeitsweisen" vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_200_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Aktuelle Stände 17_000_000
   Meilensteine 02_200_100
   Infos, Nützliches 19_500_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Transparenz 99_180_000
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   
   Standards
   Verfahren
   Vorgehensweisen
   Methoden
   Methodik
   Hilfsmittel
   Prozessketten
   Arbeitsweise
   Durchführung
   Ausführung
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln