Entscheidungsverfahren festlegen.

E. Schritt 127: Entscheidungsverfahren festlegen, vereinbaren und sichern.

Es geht um die Vorgehensweisen, die sichern, dass die notwendigen Entscheidungen getroffen werden (dürfen, können, müssen), wenn mehrere Personen an der Entscheidung beteiligt werden (wollen, müssen, sollen, dürfen, können).

Es geht um die frühzeitige Bearbeitung von Widerständen, Konflikten, Forderungen und Anforderungen an das Projekt und das Projektmanagement durch Entscheidungen, wie im Projekt und im Projektmanagement damit umgegangen werden (darf, kann, soll, muss).

Entscheidungsverfahren werden häufig standardisiert, wie z.B. bei:

Ausschreibungen,
Gremienarbeit, Beschlüsse von Gremien,
Routineentscheidungen,
Sachbearbeitungen,
Gutachten,
Streit, Konflikten, Auseinandersetzungen,
Schiedsverfahren, Gerichtsverfahren,
Anhörungsverfahren,
Einspruchsverfahren,
Widerspruchsverfahren,
Genehmigungsverfahren.

Ziele:

Sicherung, Einhaltung und Nutzung der Mitbestimmung.
Sicherung der erforderlichen Freigaben für den Projektfortschritt und die entsprechenden Erlaubnisse für das Projektmanagement.
Standardisierung oder Automatisierung der Routineentscheidungen durch formale Abläufe oder technische Hilfsmittel.
Bestimmung, Begrenzung und Einforderung von Entscheidungen der beteiligten Personen oder Personen, welche beteiligte Organisationen vertreten (dürfen, können, müssen).
Bestimmung, Vereinbarung und Sicherstellung, dass im Projekt und im Projektmanagement die Entscheidungsverfahren eingehalten werden (dürfen, können, müssen).
Sicherstellung der Einzelentscheidung, wenn Entscheidungsverfahren nicht (rechtzeitig) durchgeführt werden (können, dürfen, sollen, müssen).
Sicherstellung der Rechenschaft über die Einzelentscheidungen, bei welchen die vorgesehenen oder vorgeschriebenen Entscheidungsverfahren ausgesetzt, "vergessen", umgangen oder unwirksam werden (sollen, dürfen, können, müssen).
Sicherstellung der Akzeptanz, Beachtung und Durchsetzung der Ergebnisse der Entscheidungen am Ende des jeweiligen Entscheidungsverfahrens.
Sicherung der Beendigung von unnötigen oder zur Farce gewordenen Entscheidungsverfahren und Ersetzung durch angemessene Entscheidungsverfahren.
Sicherung, dass an Entscheidungsverfahren nur Personen teilnehmen (können, dürfen, müssen), die auch für das Projekt oder das Projektmanagement eine Verantwortung übernehmen (können, dürfen, wollen, müssen).

Anleitung:

Ermitteln Sie und legen Sie fest, was Sie selbst als Ergebnis der Entscheidung durchsetzen wollen (können, dürfen, müssen).
Ermitteln und legen Sie fest, wie Sie die erforderlichen Mehrheiten erhalten (werden, können, dürfen, müssen).
Ermitteln und legen Sie fest, wie Sie andere als Ihre beabsichtigten Ergebnisse der Entscheidung verhindern (können, dürfen, wollen, müssen).
Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, welche Personen an Entscheidungen beteiligt werden (können, dürfen, müssen).
Ermitteln, legen Sie fest, vereinbaren Sie oder stellen Sie sicher, dass unerwünschte Personen oder Vertreter von unerwünschten Organisationen auf jeden Fall nicht an der Entscheidung beteiligt werden (können, dürfen, müssen).
Ermitteln, legen Sie fest, vereinbaren Sie oder stellen Sie sicher, wie die Wünsche, Forderungen oder Anliegen nach Mitbeteiligungen an Entscheidungen in Gremien erfolgen kann, die jedoch keine Entscheidungsbefugnisse, sondern nur Vorschlagsrechte erhalten (können, dürfen, müssen).
Ermitteln, legen Sie fest, vereinbaren Sie und stellen Sie sicher, dass die an der Entscheidung zu beteiligenden Personen rechtzeitig die erforderliche Entscheidung treffen (können, dürfen, müssen).
Ermitteln, legen Sie fest, vereinbaren Sie und stellen Sie sicher, dass die entscheidenden Personen rechtzeitig durch aufbereitete Entscheidungsvorlagen befähigt, verpflichtet oder gezwungen werden (können, dürfen, müssen), die allfällige Entscheidung zu treffen.
Ermitteln, legen Sie fest, vereinbaren Sie und stellen Sie sicher, dass die Fristen für die Erstellung, Bearbeitung und Bewertung der Entscheidungsvorlagen eingehalten werden.
Ermitteln, legen Sie fest, vereinbaren Sie und stellen Sie sicher, dass der Ablauf des Projekt und das Projektmanagement in jedem Fall handlungsfähig bleibt.

Bei Entscheidungsverfahren sind immer auch Vereinbarungen über den Umgang des Projektmanagement erforderlich für:

Widersprüche,
Einwendungen,
Vorwände,
Vorbehalte,
Auflagen, einzuhaltende oder zu schaffende Bedingungen,
auflösende Bedingungen,
Stoppbedingungen,
Fristen,
Einsprüche,
Anliegen der unterlegenen Minderheiten.

Mahnungen, Tipps:

Bei Entscheidungen, an welchen mehrere Personen beteiligt werden, insbesondere bei Mehrheitsentscheidungen ist in der Regel sofort unklar, wer die Entscheidung tatsächlich mitträgt. Die Personen, welche die Mehrheitsentscheidung zu vertreten und durchzusetzen haben, handeln "nur entsprechend dem Beschluss".

Gehören die entscheidenden Personen unterschiedlichen Hierarchieebenen an, muss der (vereinbarte) Entscheidungsweg in der Regel immer "von unten nach oben" gehen bis zu jener Person gehen, die letztlich die Entscheidung trifft oder für die "offizielle" Entscheidung den Ausschlag gibt.

Sind mehrere Personen der gleichen Hierarchie an den Entscheidungen beteiligt, empfiehlt es sich, die Person, welche im Moment für das Fachgebiet steht, von welchem der Erfolg für das Projekt und das Projektmanagement am meisten abhängt, zur ersten (richtungsweisenden und vorletzten Entscheidungsinstanz einzuplanen.

Entscheidungsverfahren benötigen Zeit. Besteht ein Notstand, ein Notfall oder Engpass, wird in der Regel stillschweigend erwartet, geduldet und gefordert, dass der Projektleiter nach eigenem Gusto selbst ("nach bestem Wissen und Gewissen") entscheidet oder entscheiden darf (kann, muss). Bei entsprechender Begründung werden in den nachgeholten Entscheidungsverfahren dann in der Regel auf die "Eigenmächtigkeiten" sanktioniert. Sicher ist es nicht: Durch Revisionen, Untersuchungsausschüsse, Personalmaßnahmen oder Klagen können die Folgen der Spontanentscheidungen oder Eigenmächtigkeiten für die entscheidenden Personen unangenehm werden.

Bei den Entscheidungsverfahren kommt es in der Regel fast immer darauf an, die Form zu wahren. Werden die formellen Regelungen verletzt, wird dies häufig als ausreichender Grund angesehen, pauschal auch die Entscheidungen selbst abzulehnen.

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die "Projektleiter" ist.

Aufgaben des Projektmanagements:

Das Projektmanagement hat zu ermitteln und zu entscheiden, ob es nach den bestehenden Regeln und Spielregeln ausreichend handlungs- und entscheidungsfähig ist, wird oder bleibt, um ein wirksames und verantwortliches Projektmanagement betreiben zu können.

Das Projektmanagement hat sicherzustellen, dass Regeln und Spielregeln, nach denen es handelt und entscheidet, offen und transparent für alle Beteiligten werden, sind und bleiben.

Wo Regeln oder Spielregeln fehlen oder diffus sind, hat das Projektmanagement für eigene klare Regeln und Spielregeln zu sorgen und sie allen Beteiligten bekannt zu machen und bei ihnen durchzusetzen.