Vollmachten festlegen.

E. Schritt 130: Vollmachten festlegen, vereinbaren, aktualisieren.

Eine Vollmacht berechtigt und verpflichtet zu Entscheidungen im Rahmen der Vollmacht.

Neben den offiziellen und formalen Vollmachten bestehen in der Regel eine Reihe von Vollmachten mit meist unklaren Inhalten, Begrenzungen und Gültigkeiten, wie z.B.:

Anscheinsvollmachten,
Duldungsvollmachten,
Gewohnheitsrechte,
Privilegien,
Mitspracherechte,
Mitwirkungsrechte,
Vetorechte,
Vorrechte,

Die Vollmachten gelten, je nach Ausstattung (nur) für

Bagatellfälle,
Alltagsfälle,
Routinefälle,
fachliche, sachliche Fälle,
Sonderfälle,
Ausnahmefälle,
Notfälle,
Einmalige Fälle,
Vertretungsfälle,
Fälle mit besonderen Merkmalen.

Ziele:

Entlastung der verantwortlichen Personen von Routinen und Alltagsentscheidungen.
Formale Delegation von Verantwortung durch die Übertragung von Entscheidungsbefugnissen (Vollmachten).
Sicherstellung aller Entscheidungen durch (formale) Strukturen, Prozesse und die formale Organisation.
Klärung, Festlegung und Vereinbarung der einzuhaltenden und auszufüllenden Grenzen und Begrenzungen der Vollmachten.
Sicherstellung der Eignungsdiagnostik für Personen, die im Projekt oder im Projektmanagement durch ihre Bevollmächtigungen Entscheidungen treffen, Vereinbarungen schließen, Weisungen erteilen und Einfluss nehmen (dürfen, können, wollen, müssen).
Sicherstellung, dass Dritte sich ein klares Bild machen (können, dürfen, müssen) über die tatsächlichen Vollmachten, Vertretungsrechte und Befugnisse der Personen, die für das Projekt und das Projektmanagement planen, entscheiden, handeln, verhandeln und eingesetzt werden.
Sicherstellung, dass das Projekt, das Projektmanagement und die Organisation nicht durch unbefugte Personen verpflichtet werden (dann, darf, wird).
Sicherstellung, dass Kompetenzüberschreitungen unverzüglich erkannt und verfolgt werden (dürfen, können, müssen).
Sicherstellung, dass Personen, die nicht (mehr) bereit oder in der Lage sind, die erteilten Vollmachten zu nutzen, zu erfüllen oder auszufüllen, ersetzt werden oder ihre Vollmachten verlieren.
Sicherstellung, dass Änderungen von Vollmachten und anderen Befugnissen unverzüglich, verbindlich, eindeutig und unmissverständlich den Personen zur Kenntnis gebracht werden, die sich möglicherweise darauf verlassen (können, dürfen, müssen), dass die ihnen bekannten Vollmachten (noch) bestehen (dürfen, können, müssen).

Anleitung:

Ermitteln Sie die Häufigkeit von ähnlichen oder gleichen Entscheidungen im Projekt und im Projektmanagement.
Ermitteln Sie die Art und Weise, wie die häufigen Entscheidungen vorgesteuert, geregelt, automatisiert oder gleichgerichtet werden (können, dürfen, müssen).
Ermitteln und legen Sie fest, wie gleichlautende Vollmachten auch zu gleichen Befugnissen, Grenzen und Begrenzungen sowie Verantwortungen, Rechten und Pflichten führen (dürfen, können, müssen).
Ermitteln und legen Sie die Titel fest, mit welchen Personen und Funktionen bezeichnet werden (können dürfen, müssen), die mit gleichen ohne zumindest ähnlichen Vollmachten ausgestattet werden (dürfen, können, müssen).
Ermitteln und legen Sie fest, wie formale Vollmachten auch formal übertragen werden (können, dürfen, müssen), z.B. durch Ernennungen, Beförderungen, Beurkundungen, formale Akte.
Ermitteln und legen Sie fest, wie die Inhaber von formalen Vollmachten berechtigt werden, die Vollmachten auch anzuwenden, auszufüllen und zu erfüllen.
Ermitteln und legen Sie fest, wie alle Versuche erkannt und sofort zurückgewiesen werden, mit welchen Entscheidungen zurückdelegiert werden (könnten, dürfen).
Ermitteln und legen Sie fest, dass Entscheidungen, die im Rahmen von formalen Vollmachten getroffen wurden, von den Vollmachtgebern auch als gültig und verbindlich behandelt werden (dürfen, können, müssen).
Ermitteln und legen Sie fest, wie erteilte oder geduldete Vollmachten, die nicht (mehr) erforderlich sind, zurückgenommen oder korrigiert werden (dürfen, können, müssen).
Ermitteln und legen Sie fest, dass Titel von Personen ohne Vollmacht niemals mit Bezeichnungen von Personen, die eine (formale) Vollmacht besitzen, verwechselt werden (können).

Mahnungen, Tipps:

"Schönwettervollmachten" sollten eher nicht erteilt oder korrigiert werden: Wo keine besonderen Entscheidungen notwendig werden, braucht es auch keine besonderen "Vollmachten".

Werden Vollmachten "automatisch" mit formalen Stellen, Funktionen oder Status verbunden, ist eine besondere Prüfung erforderlich, ob die Personen für die Ausübung der Vollmachten auch geeignet sind. Notfalls sind die Vollmachten zu korrigieren oder die entsprechenden Stellen mit anderen Personen zu besetzen.

Missbrauch von Vollmachten sollte immer unverzüglich geahndet werden: Der sofortige Entzug der Vollmacht sollte die Mindeststrafe sein. Das sollte bereits für einen Versuch des Missbrauchs gelten.

Personen, die ihre formalen Vollmachten nicht ausüben, sind für die jeweiligen Stellen in der Regel ungeeignet und sollten unverzüglich ersetzt werden.

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die "Projektleiter" ist.

Aufgaben des Projektmanagements:

Das Projektmanagement hat zu ermitteln und zu entscheiden, ob es nach den bestehenden Regeln und Spielregeln ausreichend handlungs- und entscheidungsfähig ist, wird oder bleibt, um ein wirksames und verantwortliches Projektmanagement betreiben zu können.

Das Projektmanagement hat sicherzustellen, dass Regeln und Spielregeln, nach denen es handelt und entscheidet, offen und transparent für alle Beteiligten werden, sind und bleiben.

Wo Regeln oder Spielregeln fehlen oder diffus sind, hat das Projektmanagement für eigene klare Regeln und Spielregeln zu sorgen und sie allen Beteiligten bekannt zu machen und bei ihnen durchzusetzen.