Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 134: (Regel-) Kommunikation im Projektmanagement festlegen und verbindlich vereinbaren.

Kommunikation ist niemals dringend. Sie muss gesichert werden durch klare Festlegungen, an welchen Zeiten und Orten kommuniziert wird und nichts als kommuniziert werden kann (darf, soll, muss).

Ziele:

1. Die persönlichen Begegnungen der entscheidenden Personen erfolgen zu festen Terminen.
2. Persönliche Begegnungen der entscheidenden Personen erfolgen im Bedarfsfall unverzüglich.
3. Die Kommunikation erfolgt in angemessenem Rahmen.
4. Bei der Kommunikation haben die aktuellen Themen des Projektfortschritts und des Projektmanagements Vorrang.
   
5. Die Regelkommunikation innerhalb des Projektmanagements ist gesichert.
6. Die Teilnahme an der Regelkommunikation hat jeweils Vorrang vor allen anderen Terminen im Projekt und im Projektmanagement.

Komponenten der Regelkommunikation:

1. Regelkommunikation mit dem Projektteam (Arbeitssitzungen),
2. Regelkommunikation mit dem Auftraggeber / mit den Verantwortlichen für das Projekt (Berichterstattungen, Meilensteinsitzungen),
3. Regelkommunikation mit den Mitwirkenden, Mitarbeitenden, Partnern im Projekt (Abstimmungen, rollende Planung, Überwachung),
4. Regelkommunikation mit den Auftragnehmern im Projekt und im Projektmanagement,
5. Regelkommunikation mit Finanziers, Geldgeber, Kostenträgern,
6. Regelkommunikation mit dem Träger / den Trägern des unternehmerischen Risikos,
7. Regelkommunikation mit Projektsponsoren, Förderern,
8. Regelkommunikation mit Wettbewerbern und Konkurrenten,
9. Regelkommunikation mit künftigen Nutzern / Betroffenen von den Projektergebnissen,
10. Regelkommunikation mit den Betroffenen vom Projekt und des Projektmanagements,
11. Regelkommunikation mit der Öffentlichkeit und der Presse,
12. Regelkommunikation mit dem Personal und der Personalvertretung (Betriebsrat, Gewerkschaften).

Anleitung (für alle Komponenten getrennt):

1. Ermitteln und entscheiden Sie die notwendige und angemessene Kommunikationsstrategie.
2. Ermitteln und vereinbaren Sie mit den entsprechenden verantwortlichen Personen die
   1. Sicherstellung der Durchführung der Regelkommunikation.
   2. die Einhaltung der Termine.
   3. die Freistellung und Sicherung der Teilnahme der notwendigen Personen.
      1. für das Gesamtprojekt,
      2. für die Teilprojekte,
      3. für die Objekte,
      4. für die Arbeitspakete,
      5. für die Auftragnehmer,
      6. für die Subauftragnehmer,
      7. für das Projektteam,
      8. für die Dienstleistenden für das Projekt und das Projektmanagement,
      9. für die Projektmanagementunterstützung.
3. Ermitteln Sie und legen Sie die Inhalte der Regelkommunikation fest.
4. Ermitteln Sie und vereinbaren Sie mit den betroffenen und beteiligten Personen die Form der Regelkommunikation
   1. Anlässe und Inhalte der persönlichen Regelkommunikation,
   2. Anlässe und Inhalte der elektronisch gestützten Regelkommunikation,
   3. Anlässe, Inhalte und Form der ritualisierten Regelkommunikation,
   4. Anlässe, Inhalte und Form der Ereignisse der Regelkommunikation.
5. Ermitteln Sie, legen Sie fest und vereinbaren Sie die Instrumente der Regelkommunikation (Mittel der Kommunikation, Medien der Kommunikation).
6. Ermitteln Sie, legen Sie fest und vereinbaren Sie den Prozess der Regelkommunikation (Ereignisse, Orte, Dauer, Teilnehmende, Einladende, Möglichkeiten oder Ausschluss von Vertretungen).
7. Ermitteln Sie die erforderlichen und ausreichenden Regeln und Spielregeln für die Regelkommunikation (z.B. Geheimhaltung, Vorbereitungen, Gesprächsführung, Art und Weise von Beschlussfassungen, Verbindlichkeit von Beschlüssen).
8. Ermitteln Sie die notwendigen und ausreichenden Verteiler für die jeweiligen Ergebnisse der Regelkommunikation und legen Sie die Verteilerlisten verbindlich fest.
9. Ermitteln Sie die Kosten der Regelkommunikation
10. Ermitteln Sie den Kostenträger und vereinbaren Sie die Kostenübernahme bzw. Kostendeckung bzw. Kostenerstattung.
11. Ermitteln Sie die notwendige Dauer der jeweiligen Regelkommunikation.
12. Ermitteln Sie die notwendigen Termine und vereinbaren Sie die Termine verbindlich.
13. Ermitteln Sie die Art und Weise der Vorbereitungen der Regelkommunikation z.B. durch das Projektcontrolling, das Projektteam oder durch die Projektmanagementunterstützung (PMU).
14. Ermitteln Sie die Gründe, welche Sie voraussichtlich selbst verwenden werden, um die Regelkommunikation zu schwänzen, zu verschieben oder zu unterlassen und stellen Sie sicher, dass ihre Teilnahme an der Regelkommunikation gerade dann gesichert wird, wenn die Gründe eine Rolle spielen.

Anleitung für die Gesamt-Regelkommunikation:

1. Ermitteln Sie die Zeiten, in welche im Projekt und im Projektmanagement die Regelkommunikationen verdichtet notwendig sind.

2. Ermitteln Sie notwendige Pufferzeiten für Abstimmungen, Klärungen, Vorbereitungen und Nachbereitungen der Ergebnisse der Regelkommunikationen.

3. Planen Sie die Pufferzeiten in den Projektplan ein.

4. Korrigieren Sie unverzüglich den Projektablauf, der sich aus der Sicherstellung der Regelkommunikation ergibt.

Mahnungen, Tipps:

Wird die Regelkommunikation "nur im Bedarfsfalle" vorgesehen, ist erst eine Störung notwendig, bevor die Personen sich austauschen. In der Regel wird der Zeitgewinn durch die "ersparte" Regelkommunikation schnell zunichte gemacht und die "eingesparten" Kosten der Regelkommunikation durch andere mehr als übertroffen.

Die Regelkommunikation sollte unbedingt viel Zeit für informellen Austausch ermöglichen.

Werden Tagesordnungspunkte für die Regelkommunikation vorgesehen bzw. als Standard festgesetzt, sollte die Gesprächsleitung sicherstellen, dass die festen Tagesordnungspunkte zügig abgehandelt werden. Gegebenenfalls sollte dem informellen Austausch Vorrang, d.h. Zeit und Gelegenheit und ein entsprechender Rahmen gegeben werden, bevor die Pflicht-Tagesordnungspunkte die Zeit beanspruchen.

Teilnehmerkreis:

Die Qualifizierungen sind durch jene Personen zu bewirken, die über die erforderlichen Erfahrungen verfügen und in der Lage sind.

Aufgaben des Projektmanagements:

Die Regelkommunikation ist durch das Projektmanagement zu planen. Die Vereinbarungen über die Freistellung, Kostenübernahme und Sicherung der Teilnahme ist entweder mit den jeweiligen Teilnehmenden oder mit deren Vorgesetzten oder durch allgemeine Regelungen sicherzustellen.

Wiederkehrende Aufgaben des Projektmanagements sind z.B.

1. Festlegung der Einladungslisten für die Regelkommunikation (Pflicht-Teilnehmer, Kann-Teilnehmer).
2. Festlegung der Ausschlusslisten für Personen und Organisationen, die von der Regelkommunikation auf jeden Fall ausgeschlossen werden und auszuschließen sind.
3. Festlegung der Zugänge der Teilnehmenden der Regelkommunikation zu gemeinsamen Dokumenten.
4. Festlegung der einzuhaltenden Sicherheitsbestimmungen für die Kommunikation zwischen den Teilnehmenden der Regelkommunikation.
5. Ermittlung, Festlegung und Vereinbarung von jeweils "offiziellen Verlautbarungen" gegenüber Dritten, die an der Regelkommunikation nicht teilnehmen dürfen.
6. Ermittlung, Festlegung und Vereinbarung der Regeln und Spielregeln der wechselseitigen Information und Kommunikation zwischen den Terminen der Regelkommunikation.
7. Ermittlung, Festlegung und Vereinbarung der Themen, die immer zum Gegenstand der gemeinsamen Regelkommunikation mit Präsenzpflicht zu machen sind.

Mehr zum Thema "Regelkommunikation":

1. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 03_340_000
   Koordination der Prozesse der Regelkommunikation: 70_340_000
   Rollen, Funktionen und Verantwortungen: 36_036_000
   
   
2. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Projektmatrix: 90_000_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Termine: 16_000_000
   Berichtswesen: 13_000_000
   Dokumentation: 14_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Berichtswesen: 13_000_000
   Verhalten: 50_000_000
   Hilfsmittel: 06_610_000
   Aktuelle Stände: 17_000_000
   Notizen: 19_000_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Regelkommunikation
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   AGB, Allgemeine Geschäftsbedingungen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln