Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 131: Maßnahmen organisieren.

Maßnahmen ermöglichen und legen fest, was tatsächlich geschehen oder sich ereignen kann (wird, darf, muss).

Es geht z.B. um die Antworten auf die Fragen:

1. Was geschieht im Projekt?
2. Was geschieht im Projektmanagement?

Ziele:

1. Alle Ereignisse im Projekt und im Projektmanagement als Maßnahmen festlegen, die geplant, beauftragt, durchgeführt, geregelt, gesteuert und schließlich beendet werden (können, dürfen, müssen).
2. Alle Maßnahmen in inhaltlicher Reihenfolge organisieren.
3. Alle Maßnahmen in zeitlicher Reihenfolge organisieren.
4. Alle Maßnahmen zu einem stetigen Prozess verbinden.

Anleitung (für jede Maßnahme):

1. Ermitteln, klären oder entscheiden Sie die Verortung der Maßnahme im Gesamtprozess.
2. Ermitteln, klären oder entscheiden Sie die Platzierung (Positionierung) der Maßnahme in der Projektstruktur.
3. Ermitteln, klären oder entscheiden Sie die frühesten Beginn und das späteste Ende der Maßnahme.
4. Ermitteln, klären oder entscheiden Sie, was konkret zu tun ist.
5. Ermitteln, klären oder entscheiden Sie:
   1. an welchem konkreten Ort die Maßnahme durchzuführen ist.
   2. wer die Maßnahme veranlasst, beauftragt, bestellt, anweist oder freigibt.
   3. wer den Inhalt der Maßnahme und ihr voraussichtliches Ergebnis verantwortet.
   4. wer die Maßnahme konkret durchführt.
   5. welche Hilfsmittel für die Durchführung erforderlich sind.
   6. wie und von wem die Hilfsmittel für die Durchführung bereitgestellt werden.
   7. wie die Maßnahme konkret durchgeführt wird.
   8. wie der notwendige und ausreichende Rahmen für die Maßnahme sichergestellt wird.
   9. wie die notwendigen Bedingungen zur Durchführung der Maßnahme hergestellt werden.
   10. unter welchen Bedingungen die Maßnahme nicht durchgeführt wird oder werden darf.
   11. unter welchen Bedingungen die Maßnahme unterbrochen oder abgebrochen werden darf.
   12. wer die Durchführung der Maßnahme feststellt.
   13. wer das Ergebnis der Durchführung der Maßnahme abnimmt.
   14. wer die Maßnahme bezahlt.
6. Ermitteln, klären oder entscheiden Sie, wer von der Durchführung der Maßnahme zu informieren ist.
7. Ermitteln, klären oder entscheiden Sie, wer an der Durchführung der Maßnahme zu beteiligten ist.
8. Ermitteln, klären oder entscheiden Sie, wie die Durchführung der Maßnahme auf jeden Fall gesichert wird, z.B. auch bei Widerstand.
9. Ermitteln, klären oder entscheiden Sie, wer für die ordnungsgemäße und sachkundige Durchführung der Maßnahme zuständig und wer verantwortlich ist.
10. Ermitteln, klären oder entscheiden Sie, welche Maßnahmen des Projektmanagement erforderlich und ausreichend sind, um die Durchführung der organisierten Maßnahme zu sichern, zu erzwingen, zu ermöglichen, zu steuern und ordnungsgemäß zu vollenden und zu beenden.

Mahnungen, Tipps:

Planen und organisieren ist mehr als "sich etwas vornehmen". Geplant ist etwas erst, wenn es verbindlich im Terminkalender steht und die Betroffenen und Beteiligten verbindlich wissen, was sie an einem Termin bzw. bis zu einem bestimmten Termin zu erledigen haben.

Bei der Organisation sollten durch entsprechende Hilfsmittel sichergestellt werden, dass jederzeit der Organisationsgrad jeder Maßnahme unmissverständlich klar ist. Empfohlen werden folgende Stufen der Organisation:

1. Maßnahmen, die lediglich vorgesehen sind und sich vermutlich als zweckmäßig erweisen können.
2. Maßnahmen, die zu ihrer Durchführung noch weitere Klärungen und Entscheidungen erfordern.
3. Maßnahmen, die mit dem Gesamtprozess verbunden sind.
4. Maßnahmen, deren Schnittstellen geklärt und organisiert sind.
5. Maßnahmen, die klar kalkuliert und finanziert sind, z.B. für die ein Budget bereitsteht oder die Kostenträgerschaft feststeht.
6. Maßnahmen, die mit den zur Verfügung stehenden Mitteln termin- und sachgerecht durchgeführt werden können.
7. Maßnahmen, die bezüglich der Art und Weise ihrer Durchführung zweifelsfrei geklärt und organisiert sind.
8. Maßnahmen, die von den Beteiligten und Verantwortlichen angenommen und deren Durchführung zugesagt ist.
9. Maßnahmen, die freigegeben sind, also erlaubt sind.
10. Maßnahmen, die zum rechten Zeitpunkt am richtigen Ort von den richtigen Personen in der richtigen Art und Weise durchgeführt werden, ohne dass dazu noch irgendein Zutun erforderlich oder zweckmäßig ist.

Für die Dokumentation des jeweiligen Planungs- und Organisationsstandes empfiehlt es sich, unterschiedliche Terminkalender zu verwenden: Jede Änderung des Planungsstandes hat Einfluss auf den Organisationsgrad von meisten vielen, verbundenen Maßnahmen. Die Übersicht kann rasch verloren werden.

Die Markierungen des Organisationsgrades einer Maßnahme in einem Planungstool reichen in der Regel nicht. Das Risiko von Fehlmarkierungen und dadurch unterlassenen Organisationsmaßnahmen ist riesig und wird meistens unterschätzt.

Jede Änderung ist erst dann bewirkt, wenn alle davon Betroffenen und Beteiligten davon wissen und ihrer individuellen Planungen auf die Änderungen verbindlich abgestimmt und aktualisiert haben.

Unbedingt beachten: Während der Organisation der Maßnahmen können oftmals Verbesserungsmöglichkeiten entdeckt werden. Dennoch sollte grundsätzlich immer folgendes Verfahren eingehalten werden:

1. Organisation der Durchführung der Maßnahme - und zwar bis zur Sicherstellung der Durchführung und Durchführbarkeit.
2. "Optimierung" der Maßnahme, z.B. bezüglich Kosten, Nebenkosten, Nebenwirkungen, Folgen.
3. Immer wieder die Leitfragen der Projektmatrix als Kontrollfragen verwenden, um zu prüfen, ob alle notwendigen und ausreichenden Maßnahmen organisiert sind.
4. Die Schrittfolge gegebenenfalls mehrfach wiederholen.
5. Zu einem bestimmten Termin unbedingt mit jeglicher "Optimierung" aufhören, sondern den gegebenen Stand verbindlich organisieren und durchführen.

Teilnehmerkreis:

Die Organisation der Maßnahmen sollten jene Personen durchführen, die über ausreichenden Sachverstand und Erfahrungen mit bisherigen Maßnahmen der gleichen oder ähnlichen Art verfügen. Die Federführung für die Organisation sollte immer nur eine einzige Person innehaben, die auch beauftragt werden kann, die Organisation der Maßnahme sicherzustellen.

Aufgaben des Projektmanagements:

Das Projektmanagement hat sicherzustellen, dass alle Maßnahmen rechtzeitig und vollständig für alle Gliederungen des Projekts

1. organisiert werden,
2. koordiniert werden, d.h. aufeinander abgestimmt werden,
3. verbunden werden,
4. stetig aktualisiert werden,
5. geregelt und gesteuert werden,
6. bezahlt werden,
7. abgerechnet werden.

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1. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 04_400_110
   
   
2. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Projektmatrix: 90_000_000
   Architektur des Projektmanagements: 99_010_000
   Planungshilfen: 06_650_000
   Partner: 70_000_000
   Orte: 08_100_000
   Ressourcen: 08_200_000
   Dokumentation: 14_000_000
   Termine: 16_000_000
   Verantwortung für die Termine: 31_000_000
   Aktuelle Stände: 17_000_000
   Verträge und Vereinbarungen:  06_670_000
   
   Übersicht: Gliederungen des Projekts
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Maßnahmen organisieren