Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 309: Den zügigen Rechnungsdurchlauf sichern.

Es geht um die Zusammenarbeit von:

1. Verantwortlichen für das Projekt,
2. Projektmanagement,
3. Projektbüro,
4. Projektmanagement-Unterstützung (PMU),
5. Einkauf, Beschaffung,
6. Finanzwesen, Buchhaltung,
7. Steuern,
8. Rechnungsprüfung,
9. Controlling,
10. Kostenstellenverantwortlichen,
11. Rechnungsfreigabe,
12. Kontoführung (Banken),
13. Rechtsabteilung,
14. Bilanzierung.

Ziele:

1. Korrekte Erfassung aller Geschäftsvorfälle.
2. Korrekte Verrechnungen von Leistungen und Gegenleistungen.
3. Korrekte Verrechnungen der Anzahlungen, Abschlagszahlungen und Vorauszahlungen.
4. Korrekte Skontierungen, Rabattierungen und Einhaltung von Sonderkonditionen.
5. Korrekte Berücksichtigung von Mehrleistungen oder Minderleistungen, Sonderleistungen oder Zusatzleistungen.
6. Korrekte Abschläge für Mängel.
7. Korrekte Verrechnungen der Kautionen.
8. Korrekte Zurückhaltung  von Restbeträgen für Nacharbeiten, Nachbesserungen, Ersatzlieferungen.
9. Korrekte Zurückhaltung von noch nicht freigegebenen Rechnungsbeträgen.
10. Korrekte Zurückhaltung oder Einzug von Kautionen für Garantien, Haftungen, z.B. für Störungen, Pannen, Ausfälle, Unfälle, Verzögerungen.
11. Korrekte Zurückhaltung oder Abzüge von Beträgen für die Ersatzbeschaffungen nicht oder fehlerhaft erbrachten Lieferungen, Beiträge und Leistungen.
12. Formal und juristisch korrekte Verweigerung von Zahlungen aller Art.
13. Korrekte steuerliche Behandlung aller Geschäftsvorfälle.
14. Korrekter Ausweis in der Gewinn- und Verlustrechnung.
15. Korrekte Erfassung und Bilanzierung der selbst erstellten Vermögenswerte.
16. Korrekte Bilanzierung der Anschaffungen und Investitionen.
17. Korrekte Berechnungen von Rückstellungen.
18. Korrekte Berechnungen von Wertberichtigungen.
19. Korrekte Festlegungen der Abschreibungen.
20. Korrekte Erfassung und Verbuchung der Erfolgsbeteiligungen.
21. Korrekte Darstellung der Folgelasten und Aussichten für Gewinne und Verluste.
22. Korrekte Berichterstattung in den Geschäftsberichten.

Regelungen sind insbesondere erforderlich für :

1. die Art und Weise der Belastungen der (Kostenstellen, Budgets, Konten) der Zahlungspflichtigen.
2. Verhalten und Maßnahmen bei unzureichenden Budgets.
3. Verhalten und Maßnahmen bei Kostenüberschreitungen.
4. Verhalten und Maßnahmen bei Kosten für Unvorhergesehenes sowie für Notfallleistungen, Beseitigungen von Störungen und Pannen.
5. die Art und Weise der Verrechnungen von Überschüssen und Fehlbeträgen bezüglich der einzelnen Komponenten.
6. die Art und Weise von Gutschriften und Belastungen für interne Leistungen,
7. die Art und Weise von Gutschriften und Belastungen aufgrund von Leistungen gemäß den Leistungsvereinbarungen,
8. die Art und Weise von Belastungen von Allgemeinkosten (Umlagen),
9. Abrechnungen von so genannten "nützlichen Aufwendungen",
10. Ausschluss von doppelten Rechnungsstellungen oder Unterlassungen von notwendigen Berechnungen von Leistungen.

Anleitung:

1. Festlegung und Vereinbarung, wer die Zahlungspflicht (die Freigabe der Rechnungen zur Bezahlung) feststellt und verantwortet.
2. Festlegung und Vereinbarung, wer die richtigen Kontierungen und damit die Erfassungen und Ausweisungen "in den Büchern" festlegt und verantwortet.
3. Feststellung und Vereinbarung, wer die steuerlichen Prüfungen vornimmt und die Einhaltung der steuerlichen Vorschriften feststellt und damit die Rechnung entsprechend freigibt.
4. Feststellung und Vereinbarung, wer feststellt, dass bezüglich der Rechnungen keine juristischen Maßnahmen (mehr) erforderlich sind und die Rechnungen in voller Höhe zur Bezahlung freigibt.
5. Feststellung und Vereinbarung, wer die erforderlichen Kürzungen von Rechnungen oder Einbehalte festlegt, feststellt und sichert.
6. Feststellung und Vereinbarung, wer die Rechnungen als steuerliche Nachweise anerkennt, archiviert ("speichert") und sichert.
7. Feststellung und Vereinbarung, wer die Rechnungen und Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß in der Buchhaltung erfasst, dokumentiert und revisionssicher verwahrt, verwaltet und schützt.
8. Feststellung und Vereinbarung, wer entscheidet, welche juristischen Maßnahmen von wem getroffen werden (dürfen, können, müssen).
9. Feststellung und Vereinbarung, wer zur Einhaltung der Fristen zur Geltendmachung von Rechten berechtigt und verpflichtet ist und entsprechende Weisungen an alle anderen Beteiligten erteilen und durchsetzen kann (darf, muss).
10. Feststellung und Vereinbarung, wer im Zweifelsfall über das weitere Vorgehen unter Abwägung der Verhältnismäßigkeit der Mittel entscheidet (entscheiden muss, darf, kann) mit Bindung aller anderen Beteiligten und Betroffenen.

Präzisieren Sie gegebenenfalls die Aussagen durch Unterlagen, Belege, Nachweise.

Mahnungen, Tipps:

Auch die beste Leistung im Projekt und im Projektmanagement wird zunichte gemacht, wenn sich am Schluss alles im Dschungel einer Bürokratie von Strukturen, Prozessen und Zuständigkeiten verliert, die von Personen inszeniert wird, die zum Projekt und zum Projektmanagement in der Regel nichts beigetragen haben und auch nicht konnten.

In der Regel entwickeln die Partner im Projekt und im Projektmanagement eine feine Spürnase für die Ereignisse, die sie spätestens erwarten, wenn sie die Rechnung stellen (wollen, dürfen, müssen). Erfahrene Partner sehen für diese eigentlich vermeidbaren Kosten klugerweise kräftige Aufschläge bei ihren Kalkulationen vor und setzen sie auch durch, wenn die davon Begünstigten erkennen (können, werden, müssen), dass sie ihrer Spielwiesen beraubt werden, falls sie sich für ein zügigeres Verfahren entscheiden (sollten, dürften, müssten).

Für die Bürokratie ist immer Geld da. Sie nährt sich selbst und "gewinnt" immer gegen alle anderen Argumente.

Die Rechnungen im Projekt und im Projektmanagement weichen häufig von den üblichen Erscheinungsbildern der Rechnungen in den alltäglichen Prozessen ab. Es ist deshalb unbedingt zu sichern, dass die mit den projektspezifischen Rechnungen betrauten Personen auch sehr gut in das Projekt und in das Projektmanagement eingewiesen werden und sich den entsprechenden Sachverstand und die speziellen Fachkenntnisse aneignen (dürfen, können, müssen).

Teilnehmerkreis:

1. Experten,
2. Verantwortliche für das Qualitätsmanagement,
3. Verantwortliche für den Vertrieb der Produkte,
4. Verantwortliche für die Folge-Dienstleistungen (Pflege und Wartung der Produkte),
5. Autoren,
6. Grafiker,
7. Konstrukteure,
8. Entwickler,
9. Programmierer,
10. Projektleiter.

Thema Produkte, Beiträge, Leistungen vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
   Koordination der Verantwortung 00_000_000
2. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   
   Produkt- und Dokumentation des Projektmanagements: 07_750_000
   Methoden: 60_000_000
   Dokumentation: 14_000_000
   Berichtswesen: 13_000_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_640_000
   Checklisten: 06_630_000
   Pflichtenheft: 07_730_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Risikomanagement: 03_370_000
   Konfliktmanagement: 03_370_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Pflege und Wartung: 02_200_295
   Kontrolle: 11_000_000
   Termine, Zeiten: 16_000_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Verhalten: 50_000_000
   Projekterfolg: 15_000_000
   Aktuelle Stände: 17_000_000
   Projektende: 02_200_270
   Abschlussbericht: 07_760_000
   Realisierung Projektnutzen: 02_200_290
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Produktdokumentation
   
   Standards
   Verfahren
   Vorgehensweisen
   Methoden
   Methodik
   Hilfsmittel
   Prozessketten
   Arbeitsweise
   Durchführung
   Ausführung
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln