Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 314: Abrechnung mit den Ehrenamtlichen im Projekt und im Projektmanagement.

Es geht um die Anerkennung des Ehrenamtes.

Es geht um den Schutz der Ehrenamtlichen vor Selbstausbeutung oder zur Einbringung von Beiträgen und (eigenen) Mitteln, die mit dem Ehrenamt untrennbar verbunden sind.

Es geht um die Ermittlung des Nutzens der von den Ehrenamtlichen eingebrachten Produkte, erbrachten Beiträge und Leistungen.

Es geht um die Offenheit, wer tatsächlich zum Projekt und zum Projektmanagement beigetragen hat und daran beteiligt war, auch wenn dies ehrenamtlich oder zumindest kostenlos erfolgte.

Es geht um den Nachweis des Verbleibs der Produkte, Beiträge und Leistungen, die von den Ehrenamtlichen in das Projekt und das Projektmanagement eingebracht wurden.

Ziele:

1. Nachweise der Berechtigung zur Erstellung, Erbringung und Einbringung der ehrenamtlich eingebrachten Produkte, Beiträge und Leistungen.
2. Nachweise der Beauftragungen der Ehrenamtlichen.
3. Nachweise des Einsatzes der Ehrenamtlichen.
4. Nachweise der Erstattungen von Auslagen für die Ehrenamtlichen.
5. Früherkennung von angemessenen Möglichkeiten für den Einsatz von Ehrenamtlichen.
6. Früherkennung des unzulässigen und unangemessenen Einsatzes von Ehrenamtlichen.
7. Sicherung des zweckmäßigen Einsatzes der Ehrenamtlichen entsprechend den Anforderungen des Projekts und des Projektmanagements.
8. Einhaltung der Grenzen von Ehrenamt und verdeckter Arbeit.
9. Früherkennung, Beendigung und Abwehr von Ausbeutung, Ausnutzung und Selbstausbeutung.
10. Früherkennung von Abhängigkeiten von Ehrenamtlichen oder Organisationen oder Gruppen, die "Ehrenamtliche" vermitteln oder bereitstellen.

Zu unterscheiden sind:

1. Gefälligkeitsleistungen und Freundschaftsdienste, Nachbarschaftshilfen,
2. Einsatz von "Ehrenamtlichen" als Ersatz und Einsparung von eigenem Personal, das zu bezahlen ist.
3. kostenlose Überlassungen von Einrichtungen, Fahrzeugen, Geräten, Maschinen, Gebäuden, Infrastruktur, Medien, Internetdienste, Clouds, Programmen, Tools, Services, Modulen, Applikationen, Modellen, Mustern,
4. kostenlose Überlassungen von Personal durch andere Organisationen oder Organisationseinheiten, Behörden oder Bildungseinrichtungen,
5. unbezahlte Arbeitnehmer z.B. Studenten, Praktikanten, Doktoranten, Volontäre, Aushilfen, Umschüler, "Springer",
6. geringfügig oder unterbezahlte Beschäftigte, die nur eine Auslagenerstattung erhalten oder gegen Billiglohn arbeiten (dürfen, müssen),
7. unbezahlte Auftragnehmer und Dienstleistende sowie Aushilfen und Stellvertreter, die Weisungen unterliegen.
8. freiwilligem, selbstlosen Einsatz ("Helfer"), altruistisches Verhalten, ("nur seine Pflicht tun"), kostenlose Leistungen von Mentoren, Sponsoren und Förderern, oft als Training, Beratung, Einweisungen, Unterstützungen, "Spenden",
9. Stellvertreter, Krankheitsvertreter die ohne organisatorische Veränderungen und Kostenverrechnungen einspringen,
10. beauftragte Funktionsträger von Funktionen, die immer nur "ehrenamtlich" vergeben werden, wie z.B. Schöffen, Ehrenvorsitzende, Alterspräsident.

Anleitung:

1. Überprüfen Sie, ob die Ehrenamtlichen berechtigt und verpflichtet sind (wurden), Zugang und Zugriff auf das Projekt oder das Projektmanagement zu erhalten.
2. Überprüfen Sie, wer die Ehrenamtlichen beauftragt, eingewiesen und angeleitet hat und für deren Einsatz und Leistungen die Verantwortung gegenüber dem Projekt und dem Projektmanagement übernimmt.
3. Überprüfen Sie, wer die Haftungen für die von den Ehrenamtlichen eingebrachten Produkte, Beiträge und Leistungen übernimmt.
4. Ermitteln und überprüfen Sie, welche Vereinbarungen mit den Ehrenamtlichen bestehen.
5. Ermitteln und überprüfen Sie, welche Rechte und Pflichten den Ehrenamtlichen übertragen wurden und mit wem.
6. Ermitteln Sie die Verursacher der Kosten für die Ehrenamtlichen.
7. Ermitteln und legen Sie die Kostenträger für die Kosten der Ehrenamtlichen fest (Zuordnung der Kosten zu den Projektteilen, Auftraggebern und Kostenstellen).
8. Ermitteln Sie die geldwerten Werte der von den Ehrenamtlichen eingebrachten oder erstellten Produkte, Beiträge und Leistungen und wer über sie verfügt (verfügen darf, kann, will, muss).
9. Ermitteln oder veranlassen Sie eine Bewertung der Produkte, Beiträge und Leistungen der Ehrenamtlichen für das Projekt und das Projektmanagement.
10. Ermitteln, korrigieren oder beenden Sie Pfründe, Schonreviere und Sonderrechte für Ehrenamtliche unverzüglich.

Es geht um Vereinbarungen über z.B.:

1. Ziele des Einsatzes,
2. Arbeitsweisen,
3. Einsatzorte,
4. Verhaltensvorschriften,
5. Regeln und Spielregeln,
6. Verfahren,
7. Methoden,
8. Weisungsrechte,
9. Grenzen und Begrenzungen,
10. Geheimhaltungen.

Präzisieren Sie gegebenenfalls die Aussagen durch Unterlagen, Belege, Nachweise.

Mahnungen, Tipps:

Nur natürliche Personen können ehrenamtlich tätig sein.

Werden Angehörige von anderen Organisationen oder Organisationseinheiten zu "ehrenamtlichen Engagements" (im privaten oder öffentlichen Bereich) "freigestellt", sind damit immer Organisationsinteressen verbunden. Manchmal sind sie tabuisiert.

Die Beziehungen zu den Ehrenamtlichen sind unbedingt zu pflegen. Fühlen sich Ehrenamtliche zurückgesetzt, schlecht behandelt oder missachtet, rächen sie sich oftmals durch unberechenbare und folgenreiche Verhaltensmuster, Eingriffe oder "plötzlichen" Verweigerungen. Für die mitunter gravierenden Folgen sind sie wegen ihres Status "Ehrenamtlich" oftmals nicht zur Rechenschaft, Verantwortung oder Haftung zu ziehen.

Es ist sicherzustellen, dass die Ehrenamtliche projektspezifische Weisungen erhalten, die auch durchgesetzt und deren Einhaltung überwacht wird.

...und die Moral von der Geschicht':

Projekte mit hohem "ehrenamtlichen Anteil" erscheinen "in den Büchern" billig. Bei Nachfolgeprojekten wird oftmals leichtfertig angenommen, dass die tatsächlichen Kosten wiederum nicht anfallen würden. Die leistenden Personen werden erpresst, im Preis gedrückt oder die Projektkalkulationen sind grob fahrlässig, weil fehlerhaft. Die Unterfinanzierung von neuen Projekten wird geradezu herausgefordert; Die Bereitschaft zu einer ordentlichen Finanzierung der tatsächlichen Kosten sinkt, weil die unrealistischen Zahlen "in den Köpfen der Leute herumspucken", die über das Geld verfügen, aber oft keine Ahnung davon haben, was ein Projekt ist und was es tatsächlich kostet. Eine saubere, korrekte und sachkundige Planung wird boykottiert (angebliche "optimiert"), bis die Unterfinanzierung "durchgeboxt" ist. Die Realität bleibt jedoch davon völlig unberührt: Das Projekt kostet dann doch, was es kostet. Eine Verantwortung für die angeblichen "Kostenüberschreitungen" wird in der Regel nie bei jenen Personen gesucht, welche am Anfang eine ordentliche Kalkulation mit allen Mittel verhindert haben: Sie gebärden sich als Besserwisser und beschuldigen und beleidigen mitunter die Menschen, die tatsächlich die Arbeit im Projekt und im Projektmanagement leisten.

Teilnehmerkreis:

1. Experten,
2. Verantwortliche für das Qualitätsmanagement,
3. Verantwortliche für den Vertrieb der Produkte,
4. Verantwortliche für die Folge-Dienstleistungen (Pflege und Wartung der Produkte),
5. Autoren,
6. Grafiker,
7. Konstrukteure,
8. Entwickler,
9. Programmierer,
10. Projektleiter.

Thema Produkte, Beiträge, Leistungen vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
   Koordination der Verantwortung 00_000_000
2. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   
   Produkt- und Dokumentation des Projektmanagements: 07_750_000
   Methoden: 60_000_000
   Dokumentation: 14_000_000
   Berichtswesen: 13_000_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_640_000
   Checklisten: 06_630_000
   Pflichtenheft: 07_730_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Risikomanagement: 03_370_000
   Konfliktmanagement: 03_370_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Pflege und Wartung: 02_200_295
   Kontrolle: 11_000_000
   Termine, Zeiten: 16_000_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Verhalten: 50_000_000
   Projekterfolg: 15_000_000
   Aktuelle Stände: 17_000_000
   Projektende: 02_200_270
   Abschlussbericht: 07_760_000
   Realisierung Projektnutzen: 02_200_290
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Produktdokumentation
   
   Standards
   Verfahren
   Vorgehensweisen
   Methoden
   Methodik
   Hilfsmittel
   Prozessketten
   Arbeitsweise
   Durchführung
   Ausführung
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln