Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 315: Abrechnung der Eigenleistungen und Eigenfertigungen im Projekt und im Projektmanagement.

Es geht um die Erkenntnis, ob das Projekt um die Eigenleistungen und Eigenfertigungen herum organisiert oder ob die Eigenleistungen und Eigenfertigungen an die Notwendigkeiten des Projekts angepasst wurden (werden konnten, durften, mussten).

Es geht um die Anerkennung der selbst erbrachten Leistungen, selbst erstellen Produkte und Beiträge im Projekt und im Projektmanagement.

Es geht um die Einhaltung des Kostenbewusstseins und des angemessenen Umgangs mit den eigenen und den bereitgestellten Ressourcen für die Eigenleistungen und Eigenfertigungen im Projekt und im Projektmanagement. 

Ziele:

1. Nachweise der Berechtigung zur Erstellung, Erbringung und Einbringung der selbst erstellten Produkte, eigenen Beiträge und Leistungen.
2. Nachweise der Beauftragungen der Eigenfertigungen und Eigenleistungen.
3. Nachweise des Einsatzes der Personen für die Eigenfertigungen und Eigenleistungen.
4. Nachweise der Erstattungen von Auslagen für die eigenen Produkte, Beiträge und Leistungen.
5. Belastbare Zuweisungen der Kosten für die Eigenleistungen und eigenen Produkte zu den richtigen Projekten.
6. Nachvollziehbare Zuweisungen der Kosten für die Eigenleistungen und eigenen Produkte zu den richtigen Gliederungen des Projekts und des Projektmanagements.
7. Offenlage der Zeitaufwendungen und sonstigen Aufwendungen für die Eigenleistungen und Eigenfertigungen.
8. Offenlage der Anteile der Kosten für das Projekt und das Projektmanagement für die so genannten "eh-da-Kosten", also Kosten, die auch ohne das Projekt oder das Projektmanagement anfallen (werden).
9. Früherkennung von zweckfremden Kosten, die nichts mit dem Projekt oder dem Projektmanagement zu tun haben.
10. Ordnungsgemäße Erfassung und Darstellung der Eigenleistungen und Eigenfertigungen "in den Büchern", insbesondere bezüglich den Steuern und der Sozialversicherungspflicht.

Typische Kosten für Eigenleistungen und Eigenfertigungen sind z.B.:

1. Materialkosten,
2. Verbrauchsmaterial,
3. Energiekosten,
4. Reiskosten,
5. Unterbringungskosten,
6. Mehraufwand für Überstunden,
7. Aufwand für Stellvertretungen,
8. Kosten für Aushilfen, Mithilfen,
9. Kosten für Dienstleistungen,
10. Kosten für höheren Verschleiß.

Anleitung:

1. Ermitteln Sie, welche Überstunden anfallen, angefallen sind und wie die Kosten hierfür bezahlt (wurden, werden, dürfen, müssen).
2. Ermitteln Sie, welche Kosten für die Eigenleistungen und Eigenfertigungen nicht von den Leistenden (Personen, Organisationen oder Organisationseinheiten) berechnet werden (dürfen, können, müssen). (Heimliches Sponsoring.)
3. Legen Sie fest, vereinbaren Sie und setzen Sie durch, dass die Aufwendungen für die Eigenfertigungen und Eigenleistungen erfasst und dokumentiert werden (dürfen, können, müssen).
4. Legen Sie die Kostenarten fest, die auf den Nachweisen für die Eigenleistungen und Eigenfertigungen angegeben werden (dürfen, können, müssen).
5. Legen Sie die Art und Weise der Nachweise für die Anrechnung oder Nichtanrechnung der Kosten zum Projekt oder Projektmanagement fest.
6. Legen Sie das Verfahren fest, wie die Kosten für die Eigenleistungen und Eigenfertigungen als Projektkosten und Kosten des Projektmanagements angerechnet, vergütet und erstattet werden (dürfen, können, müssen).
7. Legen Sie fest, wer über die Zuordnung der Kosten für Eigenleistungen und Eigenfertigungen im Projekt und im Projektmanagement entscheidet.
8. Ermitteln Sie, legen Sie fest und vereinbaren Sie, wer die Kosten für die Eigenleistungen und Eigenfertigungen trägt, d.h. wer sie finanziert oder wem sie belastet werden.
9. Legen Sie fest, wem der Wert der für das Projekt und das Projektmanagement erstellten Produkte und eingebrachten Beiträge und Leistungen gutgeschrieben werden (dürfen, können, müssen).
10. Legen Sie das Verfahren fest, wenn die Kosten für die Eigenleistungen oder Eigenfertigungen Unregelmäßigkeiten vermuten lassen oder bereits offenlegen.

Präzisieren Sie gegebenenfalls die Aussagen durch Unterlagen, Belege, Nachweise.

Mahnungen, Tipps:

Sollen Projekte "billig" kalkuliert werden, also wenig Fremdmittel erfordern, werden bevorzugt die Eigenleistungen und Eigenfertigungen zu hoch, manchmal sogar mehrfach angesetzt:

1. Die Eigenleistungen werden als "Eigenkapital" oder "Eigenfinanzierung" angesetzt.
2. Das durch Eigenleistungen zu Erstellende, zu Bewirkende oder zu Erreichende wird bei der Kostenkalkulation gleich weggelassen.
3. Die Kosten für die "kostenlosen" freundschaftlichen Hilfen werden nicht kalkuliert.
4. Es wird angenommen, dass die eigenen Hilfen auch noch zur Kostenersparnis bei den kalkulierten Projektposten angerechnet.
5. Das Projektmanagement wird "umsonst" geleistet: Der erforderliche direkte oder indirekte Aufwand wird nicht kalkuliert oder sogar noch bei der Kostenermittlung als "Eigenleistungen" abgezogen.

Eigenleistungen und Eigenfertigungen werden häufig auch zur Schönung der eigenen Bilanzen verwendet. Die Kontrollen sollten verhindern, erkennen und gegebenenfalls beenden:

1. Gewinnverschiebungen zwischen Organisationen oder Organisationseinheiten,
2. Verlustübernahmen oder Verlustverschiebungen zwischen Organisationen oder Organisationseinheiten,
3. überhöhte Preise,
4. Nachlässigkeiten bezüglich Qualitäten,
5. nicht sachlich begründete Bevorzugungen oder Benachteiligungen,
6. Zweckentfremdung der Mittel für die Eigenfertigungen und Eigenleistungen, z.B. für Zusatzanschaffungen, private Geschäfte, andere Projekte oder Alltagsgeschäfte,
7. stillschweigende Aufrechnungen und Verrechnungen von wechselseitigen Eigenleistungen und "kostenlosen" Überlassungen.
8. Mehraufwendungen für Dritte, die durch überhöhte oder ungenügende Eigenleistungen oder Eigenfertigungen verursacht werden.

Personen, die Eigenleistungen und Eigenfertigungen versprechen, aber nicht erfüllen können, werden rasch als Hochstapler angesehen und behandelt. Sie verlieren ihre Autorität im Projekt und im Projektmanagement häufig schleichend und über lange Zeit unbemerkt. Die Betroffenen und Beteiligten schützen sich in der Regel jedoch rechtzeitig. Ebenfalls schleichend und wirksam.

Teilnehmerkreis:

1. Experten,
2. Verantwortliche für das Qualitätsmanagement,
3. Verantwortliche für den Vertrieb der Produkte,
4. Verantwortliche für die Folge-Dienstleistungen (Pflege und Wartung der Produkte),
5. Autoren,
6. Grafiker,
7. Konstrukteure,
8. Entwickler,
9. Programmierer,
10. Projektleiter.

Thema Produkte, Beiträge, Leistungen vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
   Koordination der Verantwortung 00_000_000
2. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   
   Produkt- und Dokumentation des Projektmanagements: 07_750_000
   Methoden: 60_000_000
   Dokumentation: 14_000_000
   Berichtswesen: 13_000_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_640_000
   Checklisten: 06_630_000
   Pflichtenheft: 07_730_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Risikomanagement: 03_370_000
   Konfliktmanagement: 03_370_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Pflege und Wartung: 02_200_295
   Kontrolle: 11_000_000
   Termine, Zeiten: 16_000_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Verhalten: 50_000_000
   Projekterfolg: 15_000_000
   Aktuelle Stände: 17_000_000
   Projektende: 02_200_270
   Abschlussbericht: 07_760_000
   Realisierung Projektnutzen: 02_200_290
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Produktdokumentation
   
   Standards
   Verfahren
   Vorgehensweisen
   Methoden
   Methodik
   Hilfsmittel
   Prozessketten
   Arbeitsweise
   Durchführung
   Ausführung
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln