Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 306: Die Verfahren der Leistungsnachweise festlegen.

Es geht um den Nachweis, wann, wo und von wem was getan wurde (Beschäftigungsnachweise, Tätigkeitsnachweise, Aufenthaltsnachweise, Einsatzzeiten, Einsatzorte, Anwesenheitsnachweise).

Es geht um den Nachweis, dass in der eingesetzten Zeit am richtigen Ort von den richtigen Personen auch etwas Zweckmäßiges für das Projekt und im Projektmanagement getan wurde.

Es geht z.B. um die Nachweise von:

1. Arbeitszeiten,
2. Maschinenlaufzeiten,
3. Nachweise von Beginn, Dauer und Ende,
4. Mengen,
5. Qualitäten, Produktmerkmalen,
6. Energien, Energiekosten,
7. Leistungen,
8. Wartezeiten, Ruhezeiten,
9. Fremdleistungen,
10. Eigenleistungen.

Es geht um Nachweise z.B. für:

1. Auftraggeber,
2. Vertragspartner,
3. Vorgesetzte,
4. Behörden, Genehmigungsbehörden, Zuschussgeber,
5. Banken, Geldgeber,
6. Investoren, Förderer, Sponsoren,
7. Partner,
8. Abrechnungen
9. Patente, Erfindungen, Urheberschaft,
10. Steuern, Finanzbehörden.

Ziele:

1. Nachweisungen von berechtigten Vergütungsansprüchen.
2. Abwehr von unberechtigten Forderungen nach Haftungen, Gewährleistungen, Garantieleistungen.
3. Nachweis der ordnungsgemäßen Leistungen.
4. Nachweis der Korrektheit, Ehrlichkeit.
5. Nachweis der Notwendigkeit und Angemessenheit der Einsätze.
6. Nachweis von Auslastungen, Überlastungen, Leerzeiten, Totzeiten.
7. Nachweise der Zweckbestimmung der Einsätze für das Projekt und im Projektmanagement.
8. Abwehr von Betrug, Fälschungen, Manipulationen.
9. Abwehr von Unterstellungen von Nichtleistungen, Fehlern, Fehlleistungen.
10. Erkenntnisse für Verbesserungen, Vereinfachungen, Schwachstellen und Lösungen für künftige Projekte.

Anleitungen:

1. Legen Sie fest, geben Sie vor und vereinbaren Sie, welche Nachweise zu führen sind.
2. Legen Sie jeweils fest, wer für die Nachweisungen verantwortlich ist.
3. Legen Sie jeweils die Art und Weise fest, wann und wie die Nachweisungen zu erstellen sind.
4. Legen Sie die Art und Weise der Dokumentation der Nachweisungen fest.
5. Ermitteln und legen Sie fest, wie die Nachweisungen beweissicher (justiziabel) werden (können, bleiben, dürfen, müssen).
6. Legen Sie das Verfahren fest, wenn die kalkulierten Einsätze sich als falsch dimensioniert erweisen (können, werden).
7. Legen Sie das Verfahren fest, wenn mit Überlastungen, längeren oder kürzeren Einsatzzeiten zu rechnen ist.
8. Legen Sie das Verfahren fest, wenn eingeplante Einsatzzeiten falsch eingeplant sind (wurden), z.B. früherer oder späterer Beginn, andere Dauer, Pausen, andere Verwendungen).
9. Legen Sie das Verfahren fest, wenn verfügbare Ressourcen nicht, nicht vollständig oder nicht in der vorgesehenen, geplanten und erwarteten Art und Weise eingesetzt werden (können, dürfen, müssen).
10. Legen Sie das Verfahren fest, wie verhindert wird, dass Zeiten, Kapazitäten und Ressourcen, die (im Moment) nicht oder noch nicht oder nicht mehr benötigt werden, zu beliebigen Beschäftigungen oder für andere Zwecke als im Projekt notwendig verwendet werden (Umwidmungen, Verschiebungen, Missbrauch, Verschwendung).

Die Anleitungen sind detailliert bei den einzelnen Schritten aufgeführt.

Die Reihenfolge kann sich von Projekt zu Projekt ändern.

In der Regel sind alle Schritte erforderlich.

Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.

Mahnungen, Tipps:

Bezahlt wird üblicherweise auch in Projekten eher die Beschäftigung als die Leistung (Bezahlung nach Stunden, nicht nach Ergebnissen).

So lange alles in Ordnung ist und in geordneten Bahnen verläuft, wird der Aufwand für Nachweisungen häufig als überflüssig, überzogen, kleinkariert und bürokratisch eingeschätzt und vernachlässigt.

Spätestens wenn Störungen auftreten oder berechtigte oder unberechtigte Kritik oder Mängelrügen oder Verweigerungen von Zahlungen erfolgen oder Forderungen aus Garantien, Gewährleistungen und Haftungen erhoben werden, erweisen sich die Nachweisungen als Entlastungen oder Quellen für die Feststellungen von Schuld, Unschuld, Verantwortung und Kompetenz.

Auch in Projekten können Unterlassungen eine "Leistung" darstellen, wenn es nichts zu tun gibt und deshalb auch nichts getan wird, was nichts zum Projekt oder zum Projektmanagement beitragen kann. Nur: Professionelles Nichtstun (Vertrauen) führt zu keinen Belegen, dass es professionell, also notwendig und richtig war.

Teilnehmerkreis:

Die Verfahren der Leistungsnachweise sollten unter der Federführung von einer einzigen Person festgelegt und erledigt werden, die "Projektleiter" ist.

Thema "Leistungsnachweise" vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_200_000
   Koordination der Verantwortung 00_000_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Aktuelle Stände 17_000_000
   Meilensteine 02_200_100
   Infos, Nützliches 19_500_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Transparenz 99_180_000
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   
   Standards
   Verfahren
   Vorgehensweisen
   Methoden
   Methodik
   Hilfsmittel
   Prozessketten
   Arbeitsweise
   Durchführung
   Ausführung
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln