Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 310: Abrechnung von Auslagen und Nebenkosten im Projekt und im Projektmanagement.

Es geht um die Offenlegung der Geschäfte am Rand des Projekts und des Projektmanagements.

Es geht um Einblicke in die Verhaltensstrategien der beteiligten Personen.

Es geht um die Nachweisung der Ehrenhaftigkeit, der Wahrung von Sitte und Anstand sowie der Loyalität der entscheidenden und handelnden Personen im Projekt und im Projektmanagement.

Typische Nebenkosten, die sich rasch zu stattlichen Beträgen summieren, sind z.B.:

1. Reisekosten, Wegekosten, Unterbringungskosten,
2. Auslagen, Porto, Kommunikation,
3. Fremdkosten,
4. Kleinkram, Verbrauchsmaterial, Anschauungsmaterialien,
5. Gebühren, Beglaubigungskosten,
6. Bewirtungskosten, Trinkgelder,
7. Beratungskosten, Rechtsberatungen, Fachberatungen,
8. Kosten für Puffer, Zwischenlagerungen,
9. Nachbereitungen, Vorbereitungen,
10. Lizenzen, Nutzungsgebühren.

Es gibt häufig Streit zwischen den Verursachern, den Erstattungspflichtigen, den Zahlungspflichtigen und den Verantwortlichen für die ordnungsgemäße Erfassung "in den Büchern". Meistens geht es um:

1. Geschäftsführungen ohne Auftrag,
2. Zusagen ohne entsprechende Rücksprachen, Erlaubnisse oder Genehmigungen, (Anscheinsvollmacht),
3. außerordentliche Kosten, deren Begründungen oder Summen das bisher geduldete Maß überschreiten, (Problem der Duldungsvollmacht),
4. Auslagen in Notfällen oder Engpässen.
5. Überlassungen an nicht beteiligte oder unbefugte Dritte aus besonderen Anlässen.
6. Geschenke, Mitbringsel, Gesten der Gastfreundschaft.
7. Auslösungen, Strafzettel, Verwarnungen, Bußgelder.

Ziele:

1. Sicherung der zügigen und großzügigen Abrechnung von plausiblen Auslagen, insbesondere von "Kleinbeträgen".
2. Ordnungsgemäße Nachweise und Belegungen der entstandenen Auslagen mit Begründungen, Anlässen und Empfänger.
3. Ordnungsgemäße Nachweise der bereits erfolgten Bezahlungen der Auslagen, deren Erstattungen beantragt (und genehmigt) werden (sollen).
4. Ordnungsgemäße Zuweisung der Auslagen zu den einzelnen Gliederungen des Projekts.
5. Ordnungsgemäße Zuweisung der Auslagen zu den Kostenstellen.
6. Früherkennung von unerwünschten Verhaltensmustern, Abhängigkeiten, Einflussnahmen oder Eingriffen Dritter.
7. Früherkennung von Nachlässigkeiten, Fehlern oder Fehlverhalten im Projekt und im Projektmanagement.
8. Früherkennung von Ungeregeltem und Anpassung der entsprechenden Regelungen, Verfahren und Vorgehensweisen.
9. Früherkennung von unterlassenen Absprachen, Abstimmungen, Entscheidungen, Festlegungen oder Weisungen.
10. Früherkennung von Lücken und Auswegen, um das Projekt und das Projektmanagement trotz oder wegen den vorhandenen Engpässen am Laufen halten.

Anleitung:

1. Legen Sie die Merkmale für Auslagen fest, die ohne nähere Angaben von Gründen im Projekt und im Projektmanagement erstattet werden (dürfen, können, müssen).
2. Legen Sie fest und vereinbaren Sie, welche Mindestangaben auch für verausgabte "Kleinbeträge" beim Antrag auf Erstattung zu machen sind.
3. Legen Sie fest und vereinbaren Sie, dass fehlende Mindestangaben immer zur unverzüglichen Ablehnung einer Erstattung führen.
4. Legen Sie fest, vereinbaren Sie und stellen Sie sicher, dass unvollständige Mindestangaben bei Erstattungsanträgen immer genau hinterfragt und die Begründungen sorgfältig überprüft werden (müssen).
5. Legen Sie fest und vereinbaren Sie, für welche Arten von Auslagen immer eine persönliche Rücksprache mit dem Auftraggeber, Zahlungspflichten, Kostenstellenverantwortlichen oder Vorgesetzten erforderlich ist.
6. Legen Sie fest, wer über die Freigabe von Erstattungen von Auslagen entscheidet (entscheiden darf, kann, muss).
7. Legen Sie das Verfahren für den Streit zwischen den Vorleistenden und den entscheidenden Personen fest.
8. Legen Sie fest, welche Auslagen immer nur direkt an die Empfänger bezahlt werden (dürfen), wie z.B. Flugkosten, Unterbringungskosten, Verpflegungskosten.
9. Legen Sie das Verfahren fest, wenn die Empfänger der zur Erstattung angemeldeten Empfänger nicht (mehr) bekannt ist, wie z.B. bei Trinkgeldern, Aufgeldern bei Taxifahrten, Zuwendungen an helfenden Personen.
10. Stellen Sie sicher, dass die vorhandenen Budgets und die Deckungszusagen immer auch die Erstattung der Auslagen vorsehen.

Präzisieren Sie gegebenenfalls die Aussagen durch Unterlagen, Belege, Nachweise.

Mahnungen, Tipps:

In Projekten können Auslagen anfallen, die "grenzwertig" erscheinen und es vielfach auch sind. Niemand ist davor gefeit. Dennoch besteht die Pflicht, die getätigten Auslagen offenzulegen, auch und gerade dann, wenn die Grenzen überschritten wurden und mit einer Erstattung nicht gerechnet werden kann (darf).

Nirgendwo wird deutlicher, wie die Personen es mit Moral, Sitte, Anstand, Ehre und Loyalität halten, als bei den Auslagen und der Art und Weise ihrer Begründungen, Rechtfertigungen und Nachweisungen.

Nirgendwo werden mehr Gerüchte in die Welt gesetzt, Vorurteile gepflegt und Unredlichkeiten unterstellt als bei den Auslagen, ihren Begründungen, Rechtfertigungen und Nachweisungen. Manchmal stimmen die Vermutungen allerdings.

Teilnehmerkreis:

1. Experten,
2. Verantwortliche für das Qualitätsmanagement,
3. Verantwortliche für den Vertrieb der Produkte,
4. Verantwortliche für die Folge-Dienstleistungen (Pflege und Wartung der Produkte),
5. Autoren,
6. Grafiker,
7. Konstrukteure,
8. Entwickler,
9. Programmierer,
10. Projektleiter.

Thema Produkte, Beiträge, Leistungen vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
   Koordination der Verantwortung 00_000_000
2. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   
   Produkt- und Dokumentation des Projektmanagements: 07_750_000
   Methoden: 60_000_000
   Dokumentation: 14_000_000
   Berichtswesen: 13_000_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_640_000
   Checklisten: 06_630_000
   Pflichtenheft: 07_730_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Risikomanagement: 03_370_000
   Konfliktmanagement: 03_370_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Pflege und Wartung: 02_200_295
   Kontrolle: 11_000_000
   Termine, Zeiten: 16_000_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Verhalten: 50_000_000
   Projekterfolg: 15_000_000
   Aktuelle Stände: 17_000_000
   Projektende: 02_200_270
   Abschlussbericht: 07_760_000
   Realisierung Projektnutzen: 02_200_290
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Produktdokumentation
   
   Standards
   Verfahren
   Vorgehensweisen
   Methoden
   Methodik
   Hilfsmittel
   Prozessketten
   Arbeitsweise
   Durchführung
   Ausführung
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln